Giấy đi đường là chứng từ quan trọng để cán bộ, công nhân viên thanh toán công tác phí với phòng kế toán. Mời bạn đọc tham khảo và tải về mẫu Giấy đi đường tại bài viết dưới đây.
Giấy đi đường là gì?
Giấy đi đường là căn cứ để cán bộ, công nhân viên làm thủ tục thanh toán công tác phí sau khi được cử đi công tác.
Trong một số trường hợp, giấy đi đường là căn cứ để dự trù công tác phí thay thế cho giấy đề nghị tạm ứng.
Ý nghĩa của Giấy đi đường
Khi làm việc, doanh nghiệp có thể cử nhân viên đi công tác. Trong quá trình công tác, mọi chi phí hợp lý phát sinh như tiền tàu, vé xe, chỗ ở,… sẽ do công ty chi trả. Người được cử đi công tác không phải chi tiền cá nhân cho những khoản này.
Nếu người đi công tác có như cầu ứng tiền, họ cần liên hệ với bộ phận kế toán để lấy Giấy đi đường. Như vậy, kế toán sẽ là người lập giấy và chuyển số tiền ứng trước cho cán bộ, công nhân viên trước khi họ đi công tác. Mỗi công, nhân viên được cấp 1 giấy đi đường cho 1 chuyến đi công tác.
Sau khi trở về, căn cứ vào Giấy đi đường, kế toán sẽ thanh toán các chi phí trong thời gian công tác cho người đi công tác. Ngoài giấy đi đường, người đi công tác cần chuẩn bị các chứng từ liên quan nộp cho kế toán. Ví dụ vé tàu, vé xe, hóa đơn tiền phòng, hóa đơn tiền ăn,…
Trường hợp không có nhu cầu ứng tiền, người đi công tác sử dụng giấy này để thanh toán sau khi về.
Giấy đi đường và các chứng từ liên quan (vé tàu, xe, hóa đơn,…) được lưu trữ tại bộ phận kế toán.
Tải về mẫu Giấy đi đường
Mời bạn đọc tải về mẫu Giấy đi đường TẠI ĐÂY.
Hướng dẫn điền Giấy đi đường
Thông tin đơn vị, cá nhân
– Đơn vị, địa chỉ: điền tên đơn vị và địa chỉ của đơn vị nơi người đi công tác làm việc.
– Số: điền số hiệu của Giấy đi đường.
– Cấp cho: điền họ và tên của người được cử đi công tác.
– Chức vụ: điền chức vụ của người được cử đi công tác.
– Được cử đi công tác tại: điền địa chỉ hoặc đơn vị mà cán bộ, nhân viên đến công tác.
– Theo công lệnh: điền số công lệnh, thời điểm phát hành công lệnh hoặc giấy giới thiệu.
– Từ ngày … tháng … năm … tới ngày … tháng … năm …: điền thời gian đi công tác.
– Người duyệt ghi, ký rõ họ tên.
Tiền ứng trước
– Lương: điền tiền lương.
– Công tác phí: ghi rõ tiền công tác phí.
– Cộng: tổng cộng lương và công tác phí.
Đối với phần bảng:
– Cột 1: điền nơi đi, nơi đến công tác.
– Cột 2: điền ngày đi và ngày đến công tác. Khi đến nơi công tác, cơ quan nơi cán bộ công tác phải xác nhận ngày, giờ đến và đi.
– Cột 3: điền các phương tiện cán bộ sử dụng (ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu, máy bay…)
– Cột 4: điền độ dài chặng đường từ nơi đi đến nơi công tác.
– Cột 5: điền khoảng thời gian công tác.
– Cột 6: điền lý do lưu trú.
– Cột 7: người có thẩm quyền tại nơi cán bộ, nhân viên đến công tác ký và đóng dấu tại đây.
– Phần “vé người”, “vé cước”, “phụ phí lấy vé bằng điện thoại”, “phòng nghỉ”: điền số lượng, đơn giá và thành tiền của mỗi loại.
– Phần “phụ cấp đi đường”, “phụ cấp lưu trú”: đây là khoản tiền do cơ quan, đơn vị chi cho người đi công tác để hỗ trợ thêm cùng với tiền lương.
Một số lưu ý khi sử dụng giấy đi đường đối với cán bộ, người lao động
Cán bộ, người lao động cần xuất trình Quyết định cử công tác cho bộ phận hành chính để xin Giấy đi đường. Sau đó cầm giấy này đến bộ phận kế toán để làm thủ tục ứng tiền nếu có nhu cầu ứng tiền trước.
Khi viết giấy, cần ghi rõ những thông tin sau:
– Ghi rõ thời điểm đi công tác và thời điểm kết thúc công tác (ngày, tháng, năm). Đây là căn cứ để tính thời gian lưu trú.
– Ghi rõ những khoản chi tiêu trong toàn bộ thời gian công tác.
Trong thời gian công tác, người đi cần giữ lại tất cả chứng từ của những chi tiêu hợp lý như vé xe, vé phà, hóa đơn…. Đây sẽ là tài liệu đính kèm Giấy đi đường gửi cho kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào những tài liệu này để thanh toán phí và tiền tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp kế toán thao tác, quản lý chứng từ dễ dàng như:
- Cho phép sửa mẫu chứng từ có sẵn trên phần mềm theo nhu cầu để sử dụng
- In Phiếu thu, Phiếu chi theo nhiều khổ giấy (A4, A5), theo nhiều loại giấy (giấy thường, Giấy cuộn,…). Đặc biệt, phần mềm cho phép kế toán tự thiết kế các biểu mẫu Phiếu thu, Phiếu chi theo đặc thù của doanh nghiệp và đưa vào phần mềm để in ấn trực tiếp từ phần mềm.
- Cho phép in Ủy nhiệm chi theo đúng mẫu của ngân hàng để sử dụng
Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET mới nhất, kế toán vui lòng tìm hiểu thêm TẠI ĐÂY
Xem thêm:
Hợp nhất kinh doanh là gì? Các phương pháp kế toán hợp nhất kinh doanh
Phương pháp kế toán tài khoản 611 – Mua hàng theo Thông tư 200
Đã có quy định xử phạt hành chính đối với các vi phạm về đóng BHXH bắt buộc, BHTN
