Sự thay đổi về việc áp dụng chính thức hóa đơn điện tử khiến cho nhiều nhân viên kế toán doanh nghiệp cảm thấy bối rối khi phân biệt sự thật hay giả của hóa đơn điện tử. Hay làm thế nào để tra cứu được tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các bước chi tiết để tra cứu hóa đơn điện tử, cụ thể là hóa đơn điện tử GTGT trên trang của Tổng cục Thuế.
1. Hóa đơn điện tử GTGT là gì?
Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã chỉ rõ khái niệm của các loại hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn GTGT. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.
2. Quy định về tính hợp pháp của hóa đơn điện tử
Dựa theo Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, tính hợp pháp của hóa đơn điện tử được xác định như sau:
– Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6,7,8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.
3. Trường hợp tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang của Tổng cục Thuế
Việc tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang của Tổng cục Thuế được dùng trong một trọng hai trường hợp sau:
– Kiểm tra tính sử dụng của hóa đơn điện tử GTGT, tra cứu xem đã chính thức được sử dụng hay chưa.
Chú ý, thời gian thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn điện tử.
– Trước khi hạch toán, kê khai hóa đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.
4. Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập Website Tra cứu hóa đơn
– Truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
– Chọn: Thông tin hóa đơn -> Tra cứu một hóa đơn
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”
– Người thực hiện chọn mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.
Chú ý: Nếu chọn mục “Tra cứu nhiều hóa đơn”, cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu.
– Điền đầy đủ thông tin, đặc biệt thông tin có dấu (*) vì đây là thông tin bắt buộc phải điền.
– Bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Chú ý: Trong các thông tin cần điền, có mục “Số hóa đơn”: Đây là số hóa đơn phát hành, chứ không phải hóa đơn hiện tại.
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử
Kết quả sẽ hiện ra với 2 nội dung chính:
– Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
– Thông tin hóa đơn
Nếu thiếu một trong hai thông tin trên, hóa đơn điện tử bạn đang tra cứu là không hợp pháp.
5. Cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp pháp
– Cách 1: Kiểm tra lại với bên bán hàng để xác nhận hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa. Nếu bên bán hàng đã phát hành, cần chụp ảnh thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng để cơ quan Thuế chấp nhận.
– Cách 2: Mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.
Bài viết hy vọng đã giúp các bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang của Tổng cục Thuế một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
