Phần mềm ERP ngày càng trở nên phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và dần trở thành giải pháp tối ưu cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp gặp phải khó khăn khi triển khai và khai thác tối đa những lợi ích của phần mềm ERP. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho các doanh nghiệp cách sử dụng phần mềm ERP.
Cách sử dụng phần mềm ERP tại Việt Nam
Để có thể sử dụng tối đa và hiệu quả phần mềm ERP, các doanh nghiệp nên đi theo các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu và xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính của doanh nghiệp
Vì phần mềm ERP có rất nhiều sự lựa chọn cho doanh nghiệp trên thị trường nên rất khó cho doanh nghiệp tìm ra được sản phẩm phù hợp nhất nếu không tiến hành công đoạn tìm hiểu kĩ tình hình của doanh nghiệp bao gồm: nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng chi trả. Khi biết được bản thân mình cần gì, doanh nghiệp sẽ tìm được sản phẩm phù hợp và tốt nhất, từ đó cũng sẽ có những yêu cầu cần thiết đối với nhà cung cấp phần mềm ERP.
Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc sử dụng phần mềm ERP, chứ không phụ thuộc vào đơn vị triển khai phần mềm ERP.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi đã tìm hiểu kĩ từ bước đầu tiên, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ đơn giản hơn, có cơ sở hơn vì doanh nghiệp đã biết ai là người phù hợp với tình hình của mình.
Khi đã lựa chọn được một nhà cung, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, xác nhận lại những dự án họ đã thực hiện trong quá khứ, kể cả thành công và thất bại. Cách này sẽ góp phần khẳng định lại đây có phải là nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp không.
Bước 3: Chuẩn bị dự án ERP
– Về chuyên môn:
Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp đưa ra nhiều hơn một phương án giải pháp để lựa chọn.
– Về tinh thần:
Doanh nghiệp cần tạo được mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để công việc diễn ra thuận lợi bằng cách tạo sự tin tưởng, cởi mở và gần gũi trong cách làm việc.
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP
Doanh nghiệp cần xác định những yếu tố sau trong bản kế hoạch:
– Các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp
– Nguồn tài chính
– Phạm vi sử dụng
– Tiêu chí thành công
– Khả năng rủi ro
– Các nhiệm vụ trọng tâm của dự án
– Trách nhiệm của hai bên
Khi đã có bản kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp và nhà cung cấp nên ngồi lại với nhau để thống nhất chi tiết và có cam kết với nhau.
Bước 5: Phân tích phần mềm ERP
Đây là giai đoạn doanh nghiệp giới thiệu và hướng dẫn nhân viên về quy trình triển khai hệ thống ERP.
Bước 6: Thực hiện dự án phần mềm ERP
Nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp theo như những phân tích ở bước 1.
Tiến hành triển khai hệ thống ERP vào doanh nghiệp.
Bước 7: Kiểm tra lại dự án phần mềm ERP
Sau khi đã triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp nên lập một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng hay không.
Tuy nhiên quá trình triển khai phần mềm ERP không dừng lại ở đó, sau khi triển khai xong, nhà cung cấp vẫn nên tiếp tục hỗ trợ, tư vấn cho doanh nghiệp và có những điều chỉnh cần thiết. Việc tư vấn tốt từ nhà cung cấp sẽ quyết định tất cả đến sự thành công và hiệu quả của việc triển khai phần mềm ERP trong doanh nghiệp.
