Bảng chấm công là một loại tài liệu không thể thiếu đối với nhân viên kế toán tiền lương. Đó sẽ là một trong những cơ sở để kế toán tiền lương thực hiện công việc chia lương, thưởng cho người lao động. Việc cập nhật những thay đổi mới về bảng chấm công là vô cùng cần thiết để kế toán tiền lương hoàn thành công việc đúng theo quy định. Thông tư 133/2016/TT-BTC mới đây đã thông báo về mẫu bảng chấm công mới nhất.
1. Mục đích của bảng chấm công
– Bảng chấm công là một loại tài liệu dùng để theo dõi tình hình đi làm của công nhân viên thông qua các ngày công thực tế làm việc, thống kê ngày nghỉ làm, hưởng BHXH.
– Là cơ sở để tính lương, thưởng cho từng công nhân viên.
– Là tài liệu quan trọng phục vụ cho công việc của nhân viên kế toán tiền lương, cũng là căn cứ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
2. Các phương pháp chấm công
Nhân viên kế toán có thể lựa chọn một trong ba cách chấm công sau:
Phương pháp 1: Chấm công ngày
Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội nghị, họp…thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
Chú ý:
- Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
- Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc diễn ra trước.
Phương pháp 2: Chấm công theo giờ
Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Phương pháp 3: Chấm công nghỉ bù
Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm, vì vậy khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.
3. Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133
4. Cách lập bảng chấm công
Hàng ngày:
– Tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm…) hoặc người được ủy quyền chấm công cho từng người theo ngày theo quy định sau:
- Cột A,B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.
- Cột C: Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.
- Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng).
- Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm của từng người trong tháng.
- Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
- Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng người trong tháng.
- Cột 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng người trong tháng.
- Cột 36: Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.
Cuối tháng:
– Người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công, rồi chuyển các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ việc…về bộ phận kế toán.
– Kế toán tiền lương sử dụng những chứng từ đó để hoàn thành nốt bảng chấm công.
Chú ý:
- Một ngày công được quy định gồm 8 tiếng.
- Nếu có giờ lẻ thì ghi bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa. Ví dụ: 24 công 5 giờ thì sẽ ghi là 24,5.
Bài viết hy vọng đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất để giúp bạn lập Bảng chấm công một cách chính xác, đúng theo quy định của Nhà nước, từ đó phục vụ cho công tác quản lý người lao động của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
