Hóa đơn thương mại là gì? Vì sao hóa đơn thương mại trong các doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng? Cùng giải đáp thắc mắc qua bài viết sau đây nhé!
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại, trong tiếng Anh là Commercial Invoice, là một loại chứng từ vô cùng cơ bản. Nó đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình thanh toán. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành và gửi cho người mua. Theo đó người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi rõ ràng trên hóa đơn.
Commercial Invoice phải thể hiện được đầy đủ những thông tin và ghi rõ đặc điểm hàng hóa. Ngoài ra, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng là gì? Phương thức thanh toán ra sao? Vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện gì?
Hóa đơn thương mại không đơn giản chỉ là xác lập mối quan hệ giữa người bán và người mua. Mà ngoài ra nó còn dùng làm bằng chứng để xuất trình lên ngân hàng để đòi tiền. Nếu tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa thì xuất trình cho công ty bảo hiểm. Đặc biệt, đây còn là chứng từ để xuất trình lên hải quan, làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Những thông tin bắt buộc của hóa đơn thương mại
HĐ thương mại với nhiều mục đích khác nhau, trở thành một minh chứng cực kỳ quan trọng. Quan trọng đối với cả người bán và người mua. Do đó, kế toán của công ty cần phải nắm bắt đầy đủ những nội dung quan trọng của một tờ như vậy để làm cho đúng. Cụ thể:
- Ngày/tháng/năm thành lập hóa đơn thương mại
- Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế
- Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin hàng hóa: tên, chủng loại, đơn giá, số lượng, giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã.
- Ngày gửi hàng
- Tên của phương tiện vận chuyển,
- Địa chỉ cảng đi, cảng đến
- Điều kiện giao hàng
- Điều khoản thanh toán.
Hóa đơn thương mại dùng để làm gì?
Một trong những mục đích chính yếu nhất, ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, đó là chứng từ thanh toán. Tại đây, nó được lập như một cơ sở xác định số tiền mà người bán có thể đòi người mua. Cũng tức là, nếu người bán bán một lô hàng cho người mua thì người mua phải trả tiền theo như đã ghi trên hóa đơn.
Do đó mà nếu như muốn trở thành chứng từ thanh toán, những nội dung trên hóa đơn là vô cùng quan trọng. Đó là lý do mà hóa đơn phải thể hiện rõ số tiền, hàng hóa, điều kiện thanh toán…
Ngoài ra, hóa đơn cũng có thể có nhiều bản. Nhiều bản để phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau, giao cho người bán, giao cho công ty bảo hiểm hoặc hải quan…
Hóa đơn thương mại phải đáp ứng yêu cầu gì?
Theo phương thức thanh toán L/C
- Người bán phải là đối tượng lập hóa đơn ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền).
- Hóa đơn được lập cho người mua hoặc người mở L/C
- Tên người bán và người mua ghi trong hợp đồng phải khớp theo L/C
- Việc mô tả hàng hóa trong hóa đơn phải trùng khớp với mô tả hàng hóa đã ghi trong L/C hoặc trong hợp đồng. Về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách đóng gói…
Trường hợp không áp dụng L/C
Không áp dụng phương thức thanh toán L/C thì mọi thủ tục, giấy tờ trở nên đơn giản hơn nhiều. Người bán và người mua sẽ thỏa thuận cho mình sao cho thuận tiện nhất mà không bị ràng buộc bởi ngân hàng.
Tuy nhiên, nói như vậy không đồng nghĩa với việc làm hóa đơn sao cũng được. Hóa đơn thương mại chuẩn sẽ giúp cho bạn làm thủ tục thông quan dễ dàng, nhanh chóng hơn. Tuy thủ tục theo L/C khá phức tạp nhưng bạn sẽ yên tâm hơn vì sẽ có ngân hàng đảm bảo cho mình.
Trên đây là một số vấn đề liên quan đến hóa đơn. Bộ phận kế toán của công ty không thể nào không hiểu rõ về loại chứng từ này được. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì thông tin này lại càng trở nên hữu ích hơn nữa.
Xem thêm
Doanh nghiệp làm thế nào để huy động vốn về công ty?
Bảo hiểm thất nghiệp 2020: Làm thế nào để được hưởng nhanh nhất?
Bảo hiểm y tế số 4: Mức hưởng và đối tượng được hưởng
