Nơi lưu trữ tài liệu kế toán cũng là một nội dung được Pháp luật quy định rất rõ ràng. Vậy đó là những tài liệu gì và lưu trữ ở đâu, cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Tài liệu kế toán cần lưu trữ bao gồm những giấy tờ nào?
Theo quy định về các loại tài liệu phải lưu trữ được trong Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
- Chứng từ kế toán
- Sổ kế toán: chi tiết và tổng hợp
- Các loại báo cáo tài chính của doanh nghiệp
- Các loại hợp đồng
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án đã hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia
- Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản
- Các tài liệu liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Như giải thể, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu…
Tài liệu kế toán lưu trữ trong bao lâu?
Luật Kế toán 2015 đã quy định rõ ràng về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
- Đối với tài liệu dùng cho việc quản lý, điều hành của đơn vị kế toán: tối thiểu 5 năm. Trong đó gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ.
- Đối với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập BCTC: tối thiểu 10 năm.
- Với tài liệu mang tính sử liệu cao, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế, an ninh: vĩnh viễn.
Quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán
Thông thường, tài liệu của đơn vị nào thì sẽ được lưu trữ tại đơn vị đó. Với điều kiện đơn vị đó phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, an toàn trong quá trình lưu trữ. Đối với các doanh nghiệp không có kho lưu trữ thì có thể thuê một tổ chức, cơ quan lưu trữ khác.
Một số trường hợp đặc thù được quy định cụ thể theo Pháp luật như sau:
Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ở đây cũng có thể là những công ty có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam. Trong thời gian hoạt động tại Việt Nam thì tài liệu cần được lưu trữ tại đơn vị nằm ở Việt Nam. Hoặc cũng có thể thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam để thực hiện chức năng lưu trữ.
Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, nơi lưu trữ sẽ do người đại diện theo Pháp luật của công ty quyết định. Trường hợp ngoại lệ sẽ có những quy định riêng.
Với đơn giản giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động kinh doanh
Tài liệu kế toán của những đơn vị này bao gồm:
- Tài liệu kế toán các kỳ trong năm vẫn trong thời hạn lưu trữ
- Tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể hay phá sản, chấm dứt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Những tài liệu này được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo quy định của Pháp luật quyết định. Hoặc theo quyết định của các cơ quan có thẩm quyền.
Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Với công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
Tài liệu kế toán của những công ty này sẽ được lưu trữ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Với công ty được chia, tách
- Nếu tài liệu phân chia được cho đơn vị mới thì lưu trữ tại đơn vị mới
- Nếu tài liệu không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị bị chia, bị tách.
- Tài liệu liên quan đến việc chia đơn vị thì lưu trữ tại đơn vị mới
- Tài liệu liên quan đến việc tách đơn vị thì lưu trữ tại đơn vị bị tách.
Với công ty được sáp nhập
Tài liệu của các đơn vị này sẽ được lưu trữ tại công ty nhận sáp nhập hoặc đơn vị mới nhất.
Trên đây là một số những thông tin bổ ích về việc lưu trữ tài liệu kế toán cho công ty. Đặc biệt là những công ty đặc thù như công ty nước ngoài, công ty sáp nhập, chia tách…
Xem thêm
Mẹo quyết toán thuế TNDN mà kế toán cần nắm chắc trong lòng bàn tay
Hộ kinh doanh cần phải nộp những loại thuế nào trong năm 2020?
Làm thế nào để chỉ phải nộp thuế thu nhập cá nhân ít nhất?
