Hàng năm, Cơ quan thuế sẽ đến trực tiếp doanh nghiệp để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện quyết toán thuế tại doanh nghiệp. Vậy, kế toán cần phải lưu ý những gì, nắm vững những nguyên tắc nào khi làm việc trực tiếp với cơ quan thuế. Ketoan.vn xin chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm thực tế, được đúc kết từ kinh nghiệm quyết toán thuế trước đây, để bạn có thể tham khảo chuẩn bị thật tốt cho quyết toán thuế.
1. Kiểm tra, rà soát lại toàn bộ hồ sơ liên quan đến năm quyết toán thuế
Vào thời điểm cuối năm, cơ quan thuế sẽ lên danh sách những doanh nghiệp sẽ thuộc đối tượng phải thanh tra, quyết toán thuế trong năm tới. Những doanh nghiệp có nguy cơ lọt vào danh sách này là những doanh nghiệp có những dấu hiệu trốn thuế, có rủi ro cao về thuế, sau đó đến các doanh nghiệp lớn, nhỏ.
Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc diện thanh tra quyết toán thuế, cơ quan thuế sẽ thông báo cho kế toán về kế hoạch cũng như nội dung quyết toán.
Để chuẩn bị cho kỳ thanh tra, bạn cần kiểm tra, rà soát lại toàn bộ hồ sơ quyết toán thuế theo những nội dung được cơ quan thuế yêu cầu.
- Nếu hồ sơ của bạn còn lộn xộn, chứng từ còn nhiều sai sót và bạn cần nhiều thời gian để sửa chữa, bổ sung, bạn nên kéo dài thời gian quyết toán thuế. Lúc này, bạn cần trao đổi với team thanh tra thuế để họ lùi lịch quyết toán thuế TNDN xuống. Thời gian đó, bạn nên dành để bổ sung các chứng từ còn thiếu, sửa chữa các chứng từ còn sai sót.
- Nếu hồ sơ của bạn đã hoàn thiện, sạch sẽ, bạn nên kiểm tra lại một lượt, hoàn thiện các chứng từ còn thiếu. Nếu còn thời gian thì có thể sắp xếp lại cho sạch đẹp để thuận tiện cho cơ quan thuế vào làm việc.
2. Luôn giữ thái độ hợp tác với cơ quan thuế
Trước khi vào quyết toán thuế tại một doanh nghiệp, cán bộ thuế sẽ gửi cho bạn một danh sách những bảng biểu và yêu cầu bạn thực hiện. Kinh nghiệm rút ra là: Dù công việc có nhiều hay không, bạn thực hiện được hết hay không thì vẫn phải luôn vui vẻ và nhận lời.
Trước tiên, bạn xem xét những phần nào dễ, hoàn thiện nhanh được và doanh nghiệp ít sai phạm nhất thì nên làm sớm và gửi trước. Những vấn đề nhạy cảm bạn nên giữ lại gửi sau hoặc từ chối gửi cho cán bộ thuế một cách khôn khéo.
Lưu ý, bạn phải luôn nghe điện thoại mỗi khi cán bộ thuế gọi. Nên gây những ấn tượng tốt ban đầu về tinh thần hợp tác. Tránh những ác cảm của cán bộ thuế có thể gây những khó khăn khi quyết toán về sau.
Nếu không có nhiều kinh nghiệm soát lại hồ sơ, bạn nên gửi các biểu mẫu muộn một chút. Càng gửi sớm, họ sẽ có nhiều dữ liệ và thời gian đối chiếu, so sánh và tìm thấy nhiều lỗi sai.
3. Cung cấp hồ sơ giấy tờ khi quyết toán thuế
Khi cơ quan thuế xuống làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp, bạn cần sắp xếp cho họ làm việc ở một phòng riêng biệt. Và tuyệt đối không để toàn bộ hồ sơ, sổ sách kế toán tại phòng này.
Khi cán bộ thuế yêu cầu hồ sơ, họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm để copy vào USB. Bạn nên tìm lý do thích hợp để hạn chế việc gửi bản mềm. Lý do là khi cán bộ thuế có bản mềm, họ sẽ rất dễ kiểm tra, phát hiện những sai sót.
4. Kinh nghiệm quyết toán thuế khi trả lời cơ quan thuế
Như đã nói ở trên, bạn cần tránh ngồi cùng phòng với cơ quan thuế. Lý do là nếu bạn ngồi gần, họ càng có cơ hội để hỏi.
Khi nhận được câu hỏi từ cơ quan thuế, bạn nên biết phân loại những câu hỏi. Nếu câu hỏi chắc chắn bạn biết hoặc những câu hỏi không liên quan đến quyết toán thuế, bạn có thể trả lời ngay. Nếu câu hỏi mà bạn chưa chắc chắn, bạn nên trả lời “để em xem lại hồ sơ, sau đó giải trình cho anh/chị ngay…”. Khi đó, bạn hãy xem lại sổ sách, chuẩn bị câu trả lời một cách kín kẽ, an toàn và đúng luật.
5. Kinh nghiệm giải trình khi quyết toán thuế
Trước khi giải trình, bạn cần sắp xếp câu hỏi, nội dung cần trả lời, giải trình bằng công văn theo mức độ ưu tiên.
Khi giải trình, bạn cần lưu ý trả lời đúng ý câu hỏi và dẫn theo văn bản kèm theo đối với từng khoản mục chi phí. Ngoài ra, bạn cần tận dụng tối đa các mối quan hệ để có thể giải trình hiệu quả cao nhất.
6. Nộp tiền phạt sau khi có biên bản, quyết định phạt cuối cùng
Nếu như bạn bị phạt, bạn cần sắp xếp kế hoạch tài chính để đi nộp ngay, tránh để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế. Điều này có thể ảnh hưởng đến mức phạt sau này của doanh nghiệp.
Xem thêm các bài viết tại
10+ kinh nghiệm đắt giá sau khi quyết toán thuế
Những “kinh nghiệm vàng” khi làm quyết toán thuế công ty thương mại
Bật mí kinh nghiệm quyết toán thuế cho công ty sản xuất
