Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán là cơ sở, là tiền đề đầu tiên của một doanh nghiệp để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Vậy Kế toán vốn bằng tiền là gì? Hạch toán kế toán vốn bằng tiền thế nào?
1. Định nghĩa: Kế toán vốn bằng tiền là gì?
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu. Tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành. Được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành. Nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt nam. Ví dụ như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP)…
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc, vàng… hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc… mà doanh nghiệp đang gửi tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
2. Đặc điểm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp. Hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ.
Vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng. Nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc của Nhà nước.
3. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phải theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán với sổ của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng. Thì kế toán phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
- Kiểm soát chứng từ đầu vào sao cho hợp lệ, hợp pháp để được tính chi phí hợp lý.
- Hướng dẫn cho các phòng ban về quy định hoá đơn, chứng từ, cũng như cách lập các biểu mẫu.
- Lập báo cáo thu chi hàng ngày theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
- Liên hệ với ngân hàng để làm việc (về rút tiền, trả tiền, lấy sổ phụ ngân hàng và các chứng từ liên quan).
- Thực hiện đúng theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm thủ quỹ.
- Phải tổ chức theo dõi tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng.
4. Khi hạch toán kế toán vốn bằng tiền, cần tôn trọng các vấn đề sau
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.
- Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam. Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để ghi sổ kế toán.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi. Và phải có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế. Đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
5. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
Theo Điều 11 Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định Nguyên tắc kế toán tiền cụ thể như sau:
- Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi. Và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
- Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo ngoại tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
– Bên Nợ các khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.
– Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền - Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
6. Luân chuyển chứng từ
Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo. Chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán. Cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ theo đúng mẫu. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó. Về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ…
Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác. Chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn vận động. Sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi các khâu sau:
- Tạo lập chứng từ. Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng. Nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế. Theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng… mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký.
- Kiểm tra chứng từ. Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản. Và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Lưu trữ chứng từ: Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán.
Như vậy, bài viết trên đã giới thiệu đến các bạn định nghĩa, đặm điểm, nhiệm vụ cũng như những lưu ý của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm
Chứng từ kế toán và các cách phân loại chứng từ kế toán mà bạn nên biết
