Quản lý chi phí hiệu quả sẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, tăng lợi nhuận và tạo ra sự cạnh tranh cần thiết trên thị trường. Tuy nhiên, trong thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn trong vấn đề quản lý chi phí. 5 nguyên tắc cơ bản dưới đây có lẽ sẽ giúp quá trình quản lý chi phí trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và có kết quả hơn.
1. Sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững
Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải sai lầm khi coi thường mối liên hệ giữa quản lý chi phí và chiến lược kinh doanh, không nghĩ rằng đó là nền tảng cho sự tăng trưởng. Thực tế có những doanh nghiệp có lợi nhuận khá ổn định, nhưng tốc độ tăng trưởng doanh số bán hàng luôn khiêm tốn dù ở trong điều kiện tốt nhất. Vấn đề chính là do cách quản lý chi phí chưa hiệu quả.
Để quản lý chi phí tốt, doanh nghiệp cần chú trọng đến cụm từ “cắt giảm chi phí”. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí thế nào mới là tốt nhất?
Câu trả lời chính là cắt giảm chi phí ở những mục thích hợp nhất. Nếu như cắt giảm chi phí quá nhiều mà không quan tâm đến sự đầu tư cho tăng trưởng dài hạn, sẽ rất dễ xuất hiện sự đình trệ trong hoạt động kinh doanh, dẫn đến tăng trưởng chậm và gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp. Ngược lại, chi phí quá cao sẽ làm giảm các khoản đầu tư cho tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp, từ đó cũng làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, doanh nghiệp cần hiểu rằng quản lý chi phí và tăng trưởng kinh doanh có quan hệ vô cùng mật thiết. Chỉ bằng cách quản lý chi phí hiệu quả, doanh nghiệp mới có thể tăng trưởng bền vững và dài hạn.
>> Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp
2. Điều chỉnh các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi phí hiện tại và chiến lược kinh doanh cụ thể
Các nhà quản lý doanh nghiệp cần xác định rõ sẽ có bao nhiêu phần trăm lợi nhuận thu được từ hành động cắt giảm chi phí, bao nhiêu phần trăm thu được từ hoạt động kinh doanh khác.
Khi có ý định cắt giảm chi phí, có 3 yếu tố mà doanh nghiệp cần nghiên cứu và cân nhắc:
– Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các hoạt động kinh doanh khác trong công ty?
– Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với mức chi phí tương tự của đối thủ cạnh tranh?
– Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường?
3. Làm rõ sự khác nhau giữa chi phí tốt và chi phí xấu
Để cắt giảm chi phí hợp lý mà không làm giảm đi sự cạnh tranh của doanh nghiệp, các nhà quản lý cần phải phân biệt được các loại chi phí, chi phí nào đóng góp vào sự tăng trưởng, chi phí nào không.
Ví dụ, các nhà quản lý sẽ đặt một số câu hỏi như sau:
– Yếu tố nào trong các chi phí là cần thiết, yếu tố nào không để giữ được lợi thế cạnh tranh hiện tại?
– Những chi phí giúp đội ngũ nhân viên bán hàng có cần cắt giảm? Chi phi tài chính, nhân sự có cần cắt giảm không?
– Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gì?
Từ việc đi tìm câu trả lời cho những câu hỏi đó sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt được chi phí tốt và chi phí xấu, từ đó có chiến lược quản lý chi phí hiệu quả, cắt giảm được chi phí không cần thiết và tăng lợi nhuận kinh doanh.
4. Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại
Yếu tố kiên quyết để tạo nên sự hiệu quả cho hoạt động quản lý chi phí đó chính là việc thay đổi quy trình trong quản lý, tổ chức. Doanh nghiệp có thể thực hiện theo 3 cách sau:
– Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính cần phải rõ ràng, cụ thể, chính xác và có trọng điểm. Vì vậy, nhà quản lý có thể nắm rõ chi tiết về các chi phí trong doanh nghiệp cũng như toàn bộ kinh doanh.
– Có phương pháp giám sát mới
Cần liên tục cập nhật những biện pháp mới để có thể giám sát hoạt động của các chi phí. Từ đó, có những giải pháp nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không hợp lí.
– Lên danh sách nhóm “các chi phí trung tâm”
Danh sách này sẽ do ban quản trị quản lý trực tiếp. Cần thiết phải làm như vậy để các chi phí quan trọng được quản lý tốt và tiết kiệm được ngân sách tối đa. Mặc dù vậy, hoạt động kinh doanh vẫn được đảm bảo, đặc biệt những mục tiêu cơ bản vẫn sẽ được thực hiện.
5. Cân bằng trên dưới
Việc quản lý chi phí cần được tất cả nhân viên hiểu rõ về tầm quan trọng và chiến lược của doanh nghiệp.
Cần có sự đồng nhất và thông suốt giữa chỉ đạo “từ trên xuống dưới” và các đề xuất “từ dưới lên trên”. Chỉ khi đã có sự hiểu chính xác thông điệp của nhau, quản lý chi phí mới thực sự được triển khai đúng theo kế hoạch.
Có thể nói, thị trường hàng ngày biến động liên tục, có rất nhiều chi phí có thể phát sinh, nhưng nếu có kế hoạch quản lý chi phí thì những vấn đề phát sinh đó đều sẽ được giải quyết và kiểm soát hiệu quả. Chỉ khi quản lý chi phí tốt, doanh nghiệp mới có thể kinh doanh và tăng trưởng bền vững.
>> 5 quy tắc “vàng” cho vấn đề quản lý tiền của doanh nghiệp nhỏ
