Chứng từ kế toán đối với các doanh nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng. Và nó có liên quan trực tiếp đến chất lượng công việc. Nên trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Kế toán viên cần phải đảm bảo luân chuyển đúng cách và chính xác.
Tiếp nhận chứng từ hoặc lập chứng từ
Khi tiếp nhận hoặc lập chứng từ kế toán, kế toán viên cần phải lưu ý như sau. Nếu như chứng từ đó được nhận từ nơi khác về. Người nhận được các chứng từ như hóa đơn, phiếu xuất kho là kế toán viên. Nơi nhận từ các nhà cung cấp khác ở trong doanh nghiệp. Từ những chứng từ đã nhận được, kế toán viên sẽ tiến hành lập chứng từ xuất ra phù hợp nhất hoặc lập thành chứng từ nội bộ.
Kiểm tra tính chính xác của chứng từ
Có một nguyên tắc mà kế toán viên cần phải nắm rõ. Chứng từ kế toán cần phải đảm bảo được tính chính xác, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, rõ ràng và minh bạch. Trước khi tiến hành ghi chứng từ vào trong sổ kế toán, kế toán viên cần phải kiểm tra chính xác.
Trong quá trình kiểm tra, nếu kế toán viên phát hiện ra một số những hành vi như:
- Xuất hiện hành vi từ chối thực hiện nội dung chứng từ. Kế toán viên cần phải báo cáo ngay cho lãnh đạo biết để có phương án xử lý kịp thời.
- Phát hiện ra chứng từ bị lập sai, có thể sai về nội dung, sai về con dấu.. Kế toán viên cần phải trả lại cho nơi đã lập chứng từ để lập lại và điều chỉnh về chứng từ.
Hoàn thiện chứng từ để luân chuyển chứng từ
Sau khi đã kiểm tra xong chứng từ, kế toán viên chưa thể ghi các chứng từ này vào ngay sổ kế toán. Các chứng từ sau khi đã được kiểm tra xong, phải được hoàn thiện. Kế toán viên cần phải bổ sung thêm một số nội dung thông tin quan trọng, cần thiết để kế toán viên có thể ghi được vào trong sổ kế toán nhanh nhất. Cụ thể như sau:
- Các giá trị được ghi ở trên chứng từ cần phải đảm bảo được ghi đúng với nguyên tắc tính ghi theo quy định hiện hành
- Kế toán viên cần phải dựa vào các loại nghiệp vụ kinh tế để phân loại chứng từ kế toán. Dựa vào từng thời điểm phát sinh để ghi vào trong sổ kế toán sao cho phù hợp nhất. Đảm bảo thực hiện đúng với yêu cầu về ghi sổ kế toán và tổng hợp các chứng từ cùng loại với nhau.
- Kế toán viên tiến hành lập địng khoản kế toán
Tiến hành luân chuyển chứng từ kế toán và ghi sổ kế toán
Trong quá trình làm việc, chứng từ sẽ được lập, sẽ được phát sinh từ rất nhiều nơi, nhiều địa điểm khác nhau. Nhưng đến cuối cùng, chứng từ phải được chuyển về tập trung tại bộ phận kế toán để có thể phản ánh và được ghi vào trong sổ. Nếu như việc tổ chức luân chuyển kế toán có thể được tổ chức khoa học, việc ghi sổ kế toán sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều.
Việc luân chuyển kế toán được hiểu như sau. Chứng từ sẽ được giao lần lượt đến những bộ phận có liên quan đến chứng từ đó. Những bộ phận này có trách nhiệm phải kiểm tra, xử lý. Bên cạnh đó cần phải nắm được chắc về tình hình thời gian để hoàn thành thời gian và ghi vào trong sổ kế toán.
Tùy vào tính chất của từng loại chứng từ mà có thể quyết định vào trình tự luân chuyển. Nhưng phải đảm bảo thời gian luân chuyển nhanh chóng, chính xác và không ảnh hưởng đến công tác kế toán. Để có thể luân chuyển nhanh nhất, kế toán viên nên lên kế hoạch cho từng loại chứng từ dưới dạng sơ đồ.
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Khi đã hoàn thành nhiệm vụ luân chuyển chứng từ, kế toán viên cần phải lưu trữ chứng từ.
- Chứng từ được xem như tài liệu pháp lý. Nếu có vấn đề sẽ sử dụng chứng từ để đối chiếu lại với dữ liệu đã được ghi ở trong sổ.
- Hàng tháng, kế toán viên cần phải thực hiện lưu trữ chứng từ theo thời gian. Và cần được đóng gói cẩn thận.
- Đối với các chứng từ kế toán, cần phải được lưu trữ ở phòng kế toán 1 năm. Sau đó sẽ vận chuyển ra kho lưu trữ của đơn vị.
Xem thêm:
Khi mua Bảo hiểm Y tế có cần tới sổ hộ khẩu không?
Tiền phạt chậm nộp thuế được hạch toán như thế nào?
Ghi hai sổ kế toán mang lại tác hại gì cho doanh nghiệp?
