Khi làm việc ở vị trí kế toán viên, nhất định kế toán cần nắm được rõ những kiến thức về ủy nhiệm chi. Đặc biệt quá trình thanh toán ủy nhiệm chi sẽ khó khăn hơn cả. Quy trình thanh toán đã được quy định trong Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN hướng dẫn về dịch vụ thanh toán doanh nghiệp không dùng tiền mặt do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
-
Lập và giao ủy nhiệm chi
Khi thực hiện bước này, bên trả tiền sẽ tiến hành lập ra ủy nhiệm chi và sau đó gửi đến cho cơ sở ngân hàng đang phục vụ bên mình. Cụ thể là nơi mà doanh nghiệp đã đến mở tài khoản thanh toán. Mục đích chính để trích tài khoản đến bên hưởng thụ.
Khi làm việc, ngân hàng sẽ hướng dẫn cho kháhc hàng nghiệp vụ lập và cả phương thức giao ủy nhiệm chi tại đơn vị. Phải đảm bảo thao tác đúng và phù hợp với những quy định đã được nêu ở trong Thông tư.
-
Kiểm soát ủy nhiệm chi của doanh nghiệp
Khi ngân hàng đã nhận được ủy nhiệm chi của các doanh nghiệp. Ngân hàng có trách nhiệm phải kiểm tra toàn bộ về tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
- Đối với các chứng từ lập bằng giấy. Các chứng từ này phải đảm bảo tính chính xác. Được kiểm soát một cách chặt chẽ và đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước. Cụ thể, chứng từ cần phải lập đúng, đầy đủ liên để đảm bảo được quá trình hạch toán và lưu trữ.
- Đối với chứng từ điện tử. Nhân viên ngân hàng cần phải thực hiện kiểm soát nội dung được ghi ở trong chứng từ. Và kiểm tra thông tin kỹ thuật. Đảm bảo chứng từ được lập đúng với quy định về chứng từ điện tử.
- Đối với bên trả tiền, ngân hàng cần phải tiến hành kiểm tra về số dư tài khoản và kiểm tra khả năng trả tiền.
Trong trường hợp ủy nhiệm chi không đảm bảo được tính hơp pháp và tính hợp lệ. Hoặc không thể đảm bảo được khả năng trả tiền. Như vậy, bên ngân hàng cần phải thông báo cho bên trả tiền để bổ sung và chỉnh sửa.
-
Xử lý và hạch toán thanh toán ủy nhiệm chi
a. Đối với ngân hàng phục vụ của bên trả tiền
- Trong trường hợp cả bên trả tiền và bên hưởng thụ có sử dụng chung tài khoản thanh toán cùng một ngân hàng. Trong thời điểm bắt đầu nhận được ủy nhiệm chi, chậm nhất trong vòng 1 năm ngày làm việc. Ngân hàng phải tiến hành hạch toán tiền vào trong tài khoản của bên trả tiền và bên hưởng thụ. Sau đó, ngân hàng sẽ báo Nợ cho bên trả tiền và báo Có cho bên hưởng thụ.
- Trong trường hợp bên hưởng thụ và bên trả tiền không sử dụng chung 1 ngân hàng với nhau. Kể từ ngày nhận được ủy nhiệm chi của khách hàng. Chậm nhất trong vòng 1 năm làm việc. Ngân hàng sẽ tiến hành hạch toán cho tài khoản của bên trả tiền. Và sau đó sẽ báo Nợ cho bên trả tiền. Và cuối cùng, ngân hàng của bên trả tiền sẽ lập lệnh chuyển tiền đến ngân hàng phụ vụ bên hưởng thụ.
b. Đối với ngân hàng phụ vụ bên hưởng thụ
- Khi đã nhận được ủy nhiệm chi và hợp pháp. Ngân hàng sẽ hạch toán vào trong tài khoản thanh toán của bên hưởng thụ và báo Có cho bên hưởng thụ chậm nhất trong vòng 1 năm.
- Trường hợp có sai sót đối với lệnh chuyển tiền. Kể từ ngày nhận được lệnh, chậm nhất trong vòng 1 ngày. Ngân hàng bên hưởng thụ sẽ gửi thông báo rà soát hoặc gửi lại ủy nhiệm chi cho bên ngân hàng trả tiền.
- Trường hợp tài khoản hưởng thụ đã bị đóng. Kể từ ngày nhận được lệnh, chậm nhất trong vòng 1 ngày. Ngân hàng bên hưởng thụ sẽ chuyển tiền cho ngân hàng bên trả tiền.
c. Khi bên hưởng thụ không có tài khoản thanh toán ngân hàng
- Trường hợp bên hưởng thụ thuộc đối tượng cá nhân. Người này phải xuất trình Chứng minh nhân dân. Nếu thuộc trường hợp doanh nghiệp, cần phải xuất giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng thực doanh nghiệp.
-
Thực hiện báo Nợ và báo Có
Ngân hàng sẽ tiến hành báo Nợ và báo Có, đảm bảo tính đầy đủ và kịp thời. Đối với thời điểm và cách thức báo Nợ, báo Có đã đươc hai bên thỏa thuận phù hợp với quy định của pháp luật.
Xem thêm:
Hướng dẫn chi tiết kế toán giá thành trong công ty vận tải
Cách giảm hàng tồn kho ảo mà kế toán cần nắm rõ
Hiểu rõ mối quan hệ mật thiết giữa Tài khoản kế toán và bảng cân đối kế toán
