Theo quy định của Nhà nước, tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, hóa đơn điện tử đang ngày càng thay thế hóa đơn giấy. Tuy nhiên, vì còn mới nên nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là việc tra cứu thông tin và in hóa đơn ra giấy. Bài viết sẽ chia sẻ cách để bạn tra cứu và in hóa đơn điện tử.
1. Người mua hàng tra cứu hóa đơn điện tử
Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán, khách hàng có thể tra cứu thông tin bằng những cách sau:
Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử theo link tra cứu trên Email
– Bước 1: Tiến hành mở email thông báo hóa đơn điện tử từ người bán.
– Bước 2: Nhấn “Tra cứu hóa đơn” để hiện thông tin về hóa đơn mà người bán phát hành.
– Bước 3: Kiểm tra thật kĩ thông tin hóa đơn điện tử.
Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử theo mã
– Bước 1: Mở email thông báo hóa đơn điện tử đã được người bán gửi đến.
– Bước 2: Nhấn vào link liên kết trên email.
– Bước 3: Copy mã số tra cứu trên email.
– Bước 4: Chọn “Theo mã tra cứu hóa đơn” và dán mã số tra cứu ở trên vào ô tra cứu.
– Bước 5: Nhấn vào biểu tượng tra cứu để theo dõi thông tin về hóa đơn mà người bán phát hành. Sau đó, kiểm tra thông tin thật kĩ.
Chú ý, nếu nhập mã số không chính xác quá 5 lần, nhân viên sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.
Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử theo file
– Bước 1: Mở email để nhận thông báo hóa đơn điện tử từ người bán.
– Bước 2: Nhấn vào link liên kết trên email.
– Bước 3: Tải file hóa đơn đính kèm (dưới dạng XML) về máy tính.
– Bước 4: Chọn Từ file -> Chọn file -> tìm đường dẫn đến file vừa tải về.
– Bước 5: Nhấn vào “Tra cứu” để hiển thị thông itn về hóa đơn điện tử mà người bán đã phát hành.
Chú ý, nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.
2. Cách in hóa đơn điện tử
Sau khi đã tra cứu thông tin hóa đơn điện tử thành công từ một trong những cách trên, bạn nên thực hiện theo những bước sau để in hóa đơn điện tử:
– Bước 1: Chọn mục xem hóa đơn -> Chọn hóa đơn cần xem.
– Bước 2: Tải hóa đơn về máy tính.
– Bước 3: Tiến hành in hóa đơn.
Có thể thấy việc tra cứu thông tin và in hóa đơn điện tử sẽ diễn ra thành công, nhanh gọn với những thao tác trên. Đó đều là những thao tác rất đơn giản và dễ sử dụng để doanh nghiệp có thể thực hiện theo.
