Trong lĩnh vực kế toán, bạn sẽ được nghe nhiều đến thuật ngữ kế toán máy. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng có thể giải thích được kế toán máy là gì. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này.
Kế toán máy là gì?
Kế toán máy (kế toán trên máy tính) là hình thức sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để hỗ trợ hoặc thay thế 1 phần công việc của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp. Một chương trình làm kế toán máy tương ứng với một phần mềm kế toán chuyên dụng.
Hiện nay, hình thức ghi sổ sách kế toán bằng bằng tay đã không còn phổ biến. Thay vào đó, các doanh nghiệp đã ứng dụng nhiều phần mềm kế toán thông dụng như: Excel, Fast, Misa… Những phần mềm này giúp giảm tải khối lượng công việc. Rút ngắn thời gian thực hiện nghiệp vụ của người làm kế toán (bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển…). Cũng như ngăn chặn sai sót, chênh lệch thông tin các phần hành kế toán.
Quy trình tổ chức công tác kế toán máy trong doanh nghiệp
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào bảng kê chứng từ để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Dữ liệu nhập vào sẽ được chuyển đến các sổ sách kế toán liên quan.
Cuối tháng/ quý/ năm, khi cần tổng hợp số liệu để lập các báo cáo. Kế toán thực hiện việc khóa sổ kế toán. Việc đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp được thực hiện tự động. Sau khi in báo cáo tài chính ra giấy. Kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu lại với số liệu trên phần mềm. Cuối tháng hoặc cuối năm, kế toán sẽ in sổ kế toán tổng hợp, chi tiết ra giấy đóng thành tập và thực hiện các thủ tục lưu trữ như số kế toán ghi bằng tay.
Ưu và nhược điểm của hình thức kế toán máy
Ưu điểm:
- Tốc độ nhập dữ liệu vào máy tính thực hiện nhanh hơn rất nhiều hơn so với phương pháp kế toán thủ công.
- Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
- Thông tin dữ liệu khi cần thiết sẽ có ngay lập tức và có thể được gửi cho nhiều người sử dụng khác nhau tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc.
- Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên và thời gian. Dòng tiền sẽ được cải thiện thông qua thu nợ tốt hơn và kiểm soát hàng tồn kho.
- Tiết kiệm chi phí: phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viên làm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác.
- Khả năng để đối phó trong nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng. Nhiều phần mềm kế toán trên máy vi tính cho phép một doanh nghiệp để kinh doanh nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng. Vấn đề liên quan với những thay đổi tỷ giá hối đoái được giảm thiểu.
Nhược điểm:
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường. Các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó
- Chi phí vận hành cho hệ thống ngày càng trở nên lớn hơn. Ngoài việc hàng năm cần phải trả tiền bảo trì, bảo dưỡng, còn cần phải thuê thêm 1 chuyên gia CNTT vì nhiều công việc kỹ thuật của hệ thống không phải lúc nào cũng được công ty CNTT thực hiện một cách nhanh chóng.
- Ngoài ra, còn một số yêu cầu viết thêm để bổ sung thêm các tính năng cho nhu cầu quản lý.
Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã hiểu rõ định nghĩa cũng như quy trình ghi sổ, ưu nhược điểm của kế toán máy. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm
Mời tải về mẫu Bảng kê chi tiền ban hành theo Thông tư 200
Hướng dẫn hạch toán tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo Thông tư 200
Hướng dẫn hạch toán tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp theo Thông tư 200
