Khi tiếp nhận công ty mới, kế toán cần phải làm gì để có thể nắm bắt nhanh chóng và kịp thời trước khi bắt tay vào các công việc và hoạt động của công ty?
Ví dụ thực tế bạn vào 1 công ty thương mại abc chuyên mua bán máy vi tính. Các bạn bắt đầu từ đâu có thể hiểu hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó biết cách làm kế toán?
Các bước tìm hiểu hoạt động của công ty cho kế toán mới
Bước 1:
Nếu công ty trước đó có kế toán rồi thì lấy sổ nhật ký chung 1 tháng ra xem. Bạn sẽ xem toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, các nghiệp vụ hạch toán và đối chiếu với chứng từ. Từ đó hình dung được hoạt động của công ty vận hành như thế nào. Bạn ghi chú lại với nghiệp vụ đó thì tác nghiệp và hỏi bộ phận nào trong công ty (nếu công ty mới thành lập thì bỏ qua bước này mà xuống thẳng bước 2).
Bước 2:
Lấy giấy phép kinh doanh ra xem, để xem ngành nghề chính của công ty đang hoạt động lĩnh vực gì (thường có rất nhiều ngành nghề công ty đăng ký, nhưng trong đó có 1-3 ngày chính mà công ty hoạt động). Ở ví dụ này thì công ty này lĩnh vực hoạt động là mua đi bán lại máy ví tính và các phụ kiện máy vi tính.
Vậy là các bạn đã hiểu một phần là công ty mua đi bán lại thôi. Hãy sử dụng tài khoản 1561.
Bước 3:
Xem sơ đồ tổ chức công ty để biết công ty có những phòng ban nào. Từ đây bạn sẽ biết được là từng phòng ban sẽ phát sinh những nghiệp vụ nào.
Với sơ đồ trên thì công ty có 6 phòng ban. Với chức năng của từng phòng sau khi tìm hiểu thì có thể tóm tắt như sau:
Phòng kinh doanh (nội địa và xuất khẩu)
Chức năng là liên quan đến tìm kiếm khách hàng, tư vấn và bán hàng trong nước và xuất khẩu.
Vậy phát sinh những nghiệp vụ sau:
1. Bán hàng
-nợ 131
-có 5111
-có 33311
-nợ 111;112
-có 131
Các bạn phải tìm hiểu quy trình bán hàng từ lúc khách hàng vào cho đến khi bàn giao máy vi tính cho khách hàng, xuất hóa đơn và đến khi thu tiền thì trả qua những bước nào.
Từng bước thì chứng từ tương ứng là gì và ai lập và ai ký và kế toán tham gia vào bước nào trong quy trình đó (trước khi kế toán xuất hóa đơn thì kế toán nhận được chứng từ từ phòng ban nào chuyển qua và chuyển qua là chứng từ gì).
Nghiệp vụ này liên quan đến phòng bán hàng thì 100% các bạn phải hỏi phòng bán hàng để biết rồi quy trình thực hiện, có thể xin quy trình bán hàng. Vì đã học bài trước là nghiệp vụ ảnh hưởng đến đối tượng nào thì tác nghiệp với đối tượng đó sẽ biết được quy trình thực hiện nhé.
2. Chi phí liên quan đến vận chuyển bán hàng là xăng xe của công ty hoặc chi phí thuê xe ngoài vận chuyển hàng đi bán
-nợ 641
-nợ 1331
-có 111,112, 331
Với nghiệp vụ này hãy hỏi trực tiếp bộ phận bán hàng sẽ biết nhé. Vì đây là liên quan trực tiếp đến việc bán hàng.
3. Đưa ra các chương trình bán hàng
Ví dụ mua laptop giảm 10%. mua laptop tặng chuột…sẽ phối hợp với phòng marketing để làm các chương trình này.
Vậy với nghiệp vụ này phát sinh thì phòng nào sẽ thực hiện mua các trang thiết bị liên quan đến chương trình này, phát sinh chi phí gì thì các bạn hỏi sẽ ra thôi.
Từ đó hiểu rõ được cách thức thực hiện của chương trình để ra được bộ chứng từ để hạch toán
Phòng mua hàng
Phòng mua hàng với chức năng chính là mua hàng máy vi tính và các phụ kiện máy vi tính cho công ty cũng như mua tài sản cố định, ccdc cho công ty. Hãy tìm nhà cung cấp deal sao cho giá hợp lý và chất lượng. đặt hàng và nhận hàng về. Vậy là phát sinh những nghiệp vụ sau:
1. Nghiệp vụ mua hàng
-nợ 1561
-nợ 133
-có 331
-nợ 211;242
-nợ 133 (1;2)
-có 331;111,112
-nợ 331
-có 111,112
Vậy các bạn hỏi trực tiếp phòng mua hàng sẽ biết được quy trình thực hiện của nghiệp vụ mua hàng từ lúc có nhu cầu mua hàng cho đến khi tìm nhà cung cấp. Bạn sẽ deal giá, làm đơn đặt hàng và theo dõi đơn hàng. Khi hàng về đến kho hãy nhập kho và và trả tiền cho nhà cung cấp.
Hãy hỏi trực tiếp nhân viên mua hàng để hiểu và xin quy trình (nếu có). Vì nghiệp vụ này liên quan trực tiếp đến bộ phận mua hàng
2. Nghiệp vụ những chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng về kho nếu có
Ví dụ như chi phi xăng dầu của công ty vận chuyển hàng về kho. Thuê xe bên ngoài vận chuyển hàng về đến kho.
-nợ 1561
-nợ 1331
-có 111,112
Vậy hỏi luôn bên bộ phận mua hàng sẽ biết là có phát sinh những nghiệp vụ nào liên quan đến quá trình mua hàng, và vấn đề thêu xe vận chuyển hàng về kho hoặc đỗ dầu cho xe của công ty thì ai phụ trách. Từ đó mà biết cách công ty đang thực hiện nghiệp vụ đó ra làm sao. tức là các bạn đang tìm hiểu hoạt động trong công ty đó
Phòng marketing
Nhiệm vụ là thiết kế design, thực hiện và hỗ trợ cho phòng bán hàng khi phòng bán hàng có chiến dịch bán hàng mới (ví dụ như chạy quảng cáo…) thực hiện tổ chức các sự kiện quảng cáo sản phẩm mới.
Vậy sẽ có những nghiệp vụ phát sinh tại phòng marketing như:
-nợ 242
-nợ 1331
-có 111,112,331
-cuối tháng phân bổ vào chi phí 641
-nợ 641
-có 242
Với nghiệp vụ này, các bạn sẽ hỏi trực tiếp nhân viên phòng marketing để biết được khi công ty tổ chức sự kiện thì quy trình thực hiện từ lúc có nhu cầu tổ chức sự kiện cho đến khi làm ra sâu khấu tổ chức sự kiện, mời ca sĩ, vũ công… cho đến khi hoàn thành nghiệm thu sự kiện hoàn thành cho đến khi thanh toán tiền
Phòng hành chính nhân sự
Phòng này sẽ làm công việc tính toán lương, điều phối xe, book lịch cho các nhân viên đi công tác, đăng tuyển dụng nhân sự, mua văn phòng phẩm…)
Vậy là sẽ có các nghiệp vụ:
-nợ 6427
-nợ 133
-có 111,112,331 (tiền đăng quảng cao)
-nợ 6427
-nợ 1331
-có 111,112 (tiền đỗ xăng đi công tác…)
-nợ 6421, 6411,622,6271
-có 3341 (tiền lương phải trả cho người lao động)
Vậy những vấn đề liên quan đến phòng nhân sự, hành chính mà các bạn đã biết bên trên thì các bạn sẽ tác nghiệp phòng nhân sự về mặt quy trình khi xảy ra sự việc thì cách thức thực hiện như thế nào từ lúc phát sinh cho đến khi hoàn thành công việc thì các bạn sẽ biết được bộ chứng từ hoàn chình của nghiệp vụ này (ví dụ quy trình tính lương, tính thưởng của phòng nhân sự, quy trình tuyển dụng và ký hợp đồng lao động)
Phòng kế toán
Có chức năng là xét duyệt chứng từ từ các phòng ban khác chuyển lên. Và đưa ra những quy trình quy định liên quan đến việc hóa đơn chứng từ khi trình cho phòng kế toán duyệt phải theo mẫu biểu đã được ban hành trong từng quy trình. Phòng nào không tuân thủ trong quá trình thực hiện sẽ trả chứng từ về.
Phòng này sẽ ban hành quy trình hạch toán kế toán, quy trình lưu chứng từ. Cũng như lập báo cáo gửi ban giám đốc.
Nói chung ban hành những quy trình quy định liên quan đến tiề, nhằm mục đích hạn chế rủi ro xảy ra thất thoát tài sản trong công ty (ví dụ như quy định về tiền mặt không để tồn cuối 1 ngày không quá 10 triệu, lớn hơn 10 triệu thì phải đem tiền đến ngân hàng để gửi)
Tham gia tư vấn và hoàn chỉnh all quy trình từ phòng ban khi phòng ban xây dựng. Vì tất cả quy trình phòng ban xây dựng đều có liên quan đến tiền nên kế toán tham gia với vai trò là tư vấn hoàn thiện quy trình, quy định theo thủ tục chứng từ.
Kho hàng
Với chức năng chính là quản lý kho và theo dõi nhập xuất tồn kho nên không phát sinh chi phí gì. Các bạn có thể đến người quản lý kho hàng để hỏi về vai trò và nhiệm vụ của kho hàng này để biết có phát sinh những chi phí gì liên quan đến kho hàng hay không, khi phát sinh thì thủ tục chứng từ thực hiện như thế nào
Xem thêm:
Những hành vi xử phạt kế toán bạn cần ghi nhớ
Thuế thu nhập cá nhân và những luật cần lưu ý khi làm kế toán
Thuế thu nhập doanh nghiệp và những điều cần biết
