Bài viết đăng trên Tạp chí Tài chính ngày 03/04/2020.
Những sai lầm kế toán của chủ doanh nghiệp có thể gây những ảnh hưởng tiêu cực: làm chậm tăng trưởng, ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp, gây tắc nghẽn dòng tiền, thu hút sự chú ý không cần thiết của cơ quan thuế, hoặc ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp với các nhà cung cấp, khách hàng và với cả nhân viên.
Để tránh được những kịch bản không lấy gì làm hấp dẫn ấy, dưới đây là 10 sai lầm về kế toán mà các chủ doanh nghiệp thường mắc phải. Và lý do mà những sai lầm này – cho dù là vô ý – có thể vô cùng nguy hiểm đối với doanh nghiệp.
Sai lầm của chủ doanh nghiệp: Chậm trễ trong ghi chép và đối chiếu sổ sách kế toán
Chủ doanh nghiệp nhỏ luôn luôn thiếu thời gian, đặc biệt khi hàng ngày bạn luôn có hàng tá việc cần giải quyết ngay. Bỗng nhiên, hàng tháng trời đã trôi qua mà bạn không thực hiện chút nào việc ghi chép sổ sách kế toán hoặc đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra các báo cáo, sổ phụ ngân hàng, tài khoản thuế hay các tài khoản tài chính khác. Điều này có nghĩa là báo cáo tài chính và các báo cáo khác của bạn không hề cập nhật; và khi thiếu thông tin đầy đủ và kịp thời thì rất khó để ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Ví dụ, quyết định tiêu tiền khi không đủ thông tin có thể dẫn đến việc số dư bị âm hoặc giảm lợi nhuận bởi có những hoá đơn không được biết đến. Việc không cập nhập số liệu tài chính cũng có thể dẫn đến trục trặc với nhà cung cấp do có những hoá đơn bị lờ đi, khiến bạn gặp khó khăn khi muốn nhập thêm nguyên vật liệu, hoặc ảnh hưởng xấu đến chỉ số tín dụng của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp.
Không biết cách sử dụng phần mềm kế toán
Trong lúc bù đầu với việc thành lập doanh nghiệp, một số chủ doanh nghiệp có thể đã bỏ qua việc học cách sử dụng phần mềm kế toán mà họ đã lựa chọn. Khi không biết phần mềm mình chọn có những chức năng gì và có thể giúp bạn những gì, bạn có thể dễ dàng làm sai hoặc bỏ qua một số chức năng hữu ích.
Việc thiết lập hệ thống phần mềm không chuẩn cũng có thể dẫn đến việc không sử dụng hết khả năng báo cáo của phần mềm, dẫn tiếp đến việc không thu thập đủ thông tin, khiến việc ra quyết định không được tối ưu.
Không coi các báo cáo là công cụ
Kế toán không chỉ là công cụ cho việc nhập dữ liệu tài chính để hoàn thành nghĩa vụ thuế, hoặc để nói cho bạn biết bạn có bao nhiêu tiền trong tài khoản ngân hàng. Hơn thế, kế toán là một cơ chế vô cùng hữu ích trong việc cung cấp câu trả lời cho câu hỏi về việc chiến lược của người chủ doanh nghiệp có tốt và hiệu quả hay không.
Vì thế, sẽ là sai lầm lớn nếu bạn không sử dụng hết những báo cáo kinh doanh có thể có được từ các số liệu tài chính, bao gồm báo cáo công nợ quá hạn, báo cáo các khoản phải trả quá hạn, và báo cáo về lợi nhuận của doanh nghiệp.
Các báo cáo này có thể chỉ ra vấn đề đang nằm ở đâu, bao gồm việc xác định những khách hàng nào đang chậm thanh toán, từ đó quản trị được dòng tiền. Nếu thiếu những báo cáo quá hạn này, chủ doanh nghiệp sẽ không biết khách hàng nào đang thanh toán trễ, và có thể bỏ lỡ những khách hàng đang không hài lòng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Lẫn lộn tài chính doanh nghiệp cá nhân
Một trong những lỗi phổ biến mà các chủ doanh nghiệp thường mắc phải là lẫn lộn tài chính của công ty với tài chính cá nhân. Hãy duy trì các tài khoản này riêng biệt và hoàn toàn độc lập với nhau, để có thông tin chính xác về những gì được dùng cho công việc kinh doanh và những gì là dùng cho mục đích cá nhân.
Ví dụ, cơ quan thuế có thể hiểu rằng một số bữa ăn trong một tháng có thể liên quan đến công việc kinh doanh, nhưng những vé xem phim hoặc các đĩa nhạc thể hiện trên sao kê tài khoản của công ty hẳn là sẽ không được chấp nhận.
Hơn thế nữa, công việc kinh doanh có thể bị ảnh hưởng vì một lượng tiền của công ty đã được lấy ra dùng cho đời sống riêng của người chủ thay vì để tái đầu tư phát triển doanh nghiệp.
Vì vậy, tốt hơn hết là duy trì các tài khoản riêng rẽ, giúp người chủ doanh nghiệp nhìn công việc kinh doanh của mình như một thực thể độc lập, thay vì là một máy ATM. Việc này, xét trên dài hạn, sẽ giúp công ty phát triển và cũng giúp cho người chủ có thu nhập tốt hơn.
Không giữ lại các hóa đơn
Bất kế các hoá đơn là dạng điện tử hay hoá đơn giấy, chúng đều cần được lưu lại. Các hoá đơn chứng từ là rất cần thiết cho việc khắc phục bất kỳ sự thiếu sót hay nhầm lẫn nào trong ghi chép sổ sách kế toán, và chúng cũng vô cùng có ích cho việc tính chi phí được loại trừ và giảm thuế khi đến thời gian quyết toán.
Quan trọng hơn nữa, khi cơ quan thuế kiểm tra, hoá đơn chứng từ sẽ là bằng chứng cho các con số trên báo cáo tài chính. Nếu thiếu hoá đơn chứng từ, cơ quan thuế có thể không công nhận việc khấu trừ chi phí, dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn, thậm chí có thể dẫn đến phạt.
Tính toán sai
Trong lúc vội vàng ghi nhận sổ sách sau một ngày dài, lỗi tính toán có thể dễ dàng xảy ra, ngay cả khi bạn dùng các giải pháp tính toán tự động. Việc tính toán sai cũng có thể là kết quả của việc ghi nhận thông tin vào nhầm tài khoản, hoặc đơn giản là gõ nhầm.
Khi lỗi này kết hợp với lỗi số 1 ở trên, thảm hoạ tài chính có thể không xa, vì những lỗi tính toán sai này có thể bị lờ đi hàng nhiều tháng trời nếu chúng không được thường xuyên kiểm tra. Bỗng nhiên, một lỗi tính toán dẫn tới cả loạt sai sót về kế toán, dẫn đến những vấn đề lớn hơn nữa.
Chỉ tập trung vào ngắn hạn
Với vô số công việc hàng ngày của việc vận hành một doanh nghiệp, bạn rất dễ chỉ chú tâm đến ngắn hạn và hoàn toàn quên mất hình dung về tương lai. Kế toán, tuy thế, không chỉ là việc ghi chép sổ sách hiện tại. Kế toán còn là dự báo về tăng trưởng tương lai và nhìn ra những rủi ro về tài chính phát sinh từ những quyết định tài chính hiện tại.
Với nhu cầu dự đoán trước tương lai, có rất nhiều vấn đề cần xem xét, bao gồm các vấn đề kế toán dài hạn và các cơ hội tăng trưởng cho công ty. Bạn cũng nên chú ý tới các vấn đề về hoạt động, ví dụ như cần bổ sung nhân sự kế toán để đảm bảo công việc khi quy mô công ty mở rộng.
Thuê nhân sự không phù hợp
Cho dù nhân viên kế toán là một thành viên gia đình, là một nhân viên mới trong văn phòng, hay chính người chủ doanh nghiệp tự thuê mình để làm công việc kế toán, thì nhân sự không đủ năng lực sẽ gây nên những vấn đề tài chính lớn hơn là việc ra quyết định không tối ưu.
Thật ra, việc cố gắng tiết kiệm tiền thuê nhân viên kế toán, hoặc mong muốn giúp đỡ người thân, có thể dẫn tới việc bị kiểm tra hoặc bị phạt. Việc sử dụng nhân sự không đủ năng lực có thể gây những hậu quả lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.
Việc này có thể xảy ra khi nhân sự được thuê không biết cách phân loại đúng chi phí, không biết cách ghi nhận sổ sách, không hiểu biết về luật thuế, bao gồm cả việc cái gì được ghi nhận vào chi phí doanh nghiệp và cái gì thì không.
Người làm kế toán chuyên nghiệp có thể giúp người chủ doanh nghiệp tránh dược những sai sót nghiêm trọng này. Việc còn lại của người chủ doanh nghiệp chỉ còn là nắm được những yêu cầu đối với nhân sự kế toán, để có thể tuyển được người có đủ năng lực và phù hợp nhất.
Nghĩ rằng công nghệ luôn là giải pháp
Bỏ nhiều tiền để đầu tư công nghệ không phải là phương án đảm bảo tránh được những sai lỗi về kế toán. Dù gì đi nữa, bạn vẫn phải biết cách sử dụng công nghệ một cách đúng đắn. Hơn nữa, không phải mọi giải pháp công nghệ đều được tạo ra như nhau hoặc đều phù hợp với doanh nghiệp cụ thể.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ không cần đầu tư rất nhiều tiền cho một hệ thống kế toán quản trị đắt đỏ, mà có thể sử dụng một hệ thống nhỏ hơn, vận hành tốt với những báo cáo tài chính đơn giản hơn. Bạn có thể nâng cấp hệ thống này khi doanh nghiệp của bạn lớn lên.
Vì thế, bạn nên lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Lúc này, việc lên kế hoạch tốt, suy nghĩ mang tính chiến lược và một chút thời gian tìm hiểu sẽ là rất hữu ích để đảm bảo rằng giải pháp công nghệ không trở thành một sai lầm khác về tài chính.
Không tìm kiếm sự giúp đỡ là sai lầm của chủ doanh nghiệp
Là người chủ doanh nghiệp, rất khó để thừa nhận rằng mình không mặc vừa chiếc áo Superman hay Wonder Woman, nhưng có những tình huống mà không tìm kiếm sự giúp đỡ về mặt chuyên môn lại là một sai lầm nghiêm trọng. Không có gì đáng ngại khi phải thừa nhận rằng bạn không phải là chuyên gia trong lĩnh vực kế toán.
Có thể bạn mở công ty từ một ý tưởng hoặc giải pháp không liên quan gì đến kế toán, và đó là lĩnh vực bạn nên tập trung vào. Với công việc kế toán, hãy tìm kiếm người làm chuyên nghiệp, để họ phụ trách cho bạn việc xuất hoá đơn cho khách hàng và các công việc khác, giúp bạn dành toàn tâm toàn ý cho lĩnh vực mà bạn có sở trường.
Khi công việc kinh doanh tăng trưởng, sẽ đến thời điểm bạn chuyển từ phương thức tự làm sang phương án thuê nhân sự.
