Theo tác giả ThS. Nguyễn Hương Giang – Học viện Tài chính, bài viết đăng trên Tạp chí Tài chính ngày 17/08/2019.
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ như hiện nay, đòi hỏi đặt ra đối với các doanh nghiệp là phải vượt qua nhiều rủi ro, sức ép cạnh tranh đến từ nhiều phía. Để đảm bảo thắng thế trong cạnh tranh, phát triển bền vững, doanh nghiệp phải thay đổi tư duy kinh doanh và cách thức quản trị, khai thác hiệu quả các công cụ quản trị để hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp. Một trong những công cụ quản trị quan trọng là kế toán quản trị chi phí. Vậy kế toán quản trị chi phí đóng vai trò như thế nào trong quản trị rủi ro kinh doanh cho doanh nghiệp?
Kế toán quản trị là gì?
Kế toán quản trị (KTQT) chi phí là một bộ phận của KTQT. Kế toán chi phí nhằm thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp các thông tin về chi phí phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ đơn vị.
Nó đóng vai trò hỗ trợ quan trọng đối với việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm soát và đề ra các quyết định của nhà quản trị. Đối tượng của kế toán quản trị chi phí là chi phí và sự vận động của chi phí theo không gian và thời gian diễn ra trong các hoạt động, bộ phận của đơn vị hay còn gọi là luồng chu chuyển chi phí.
Rủi ro kinh doanh được hiểu chung nhất là những sự kiện xảy ra mang tính bất lợi, gây khó khăn cho doanh nghiệp (DN) trong quá trình thực hiện mục tiêu kinh doanh. Từ đó khiến cho các DN bị thiệt hại, phải chi phí nhiều hơn cho các nguồn lực trong quá trình phát triển của mình. Rủi ro kinh doanh luôn tồn tại trong đời sống DN và DN luôn phải tìm cách quản trị rủi ro.
Doanh nghiệp sẽ quản trị rủi ro tốt hơn
Mục đích của quản trị rủi ro là giúp cho DN sử dụng các nguồn lực cũng như tổ chức các hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả hơn, giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn và giúp cho DN thực hiện được các mục tiêu, sứ mạng, chiến lược kinh doanh của mình.
Rủi ro mang tính khách quan và chủ quan song thường là hệ quả đến từ những quyết định của nhà quản trị. Mặt khác, đặc trưng cơ bản của nó là gây ra những tổn thất, thiệt hại cho DN dưới dạng chi phí.
Chính vì thế, vai trò và yêu cầu về sử dụng các công cụ để trợ giúp cho các quyết định của nhà quản trị liên quan đến chi phí trở nên hết sức cần thiết trong quá trình quản trị rủi ro cho DN.
Việc quản trị rủi ro được nhà quản trị tiến hành khi thực hiện các khâu trong quá trình quản trị các hoạt động của đơn vị đó là lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; kiểm tra, kiểm soát và khâu ra quyết định.
Kế toán quản trị chi phí giúp quản trị rủi ro trong lập kế hoạch hoạt động
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cũng như các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Quy trình lập kế hoạch bao gồm:
(1) Phân tích môi trường;
(2) Xác định mục tiêu;
(3) Xây dựng các phương án;
(4) Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu;
(5) Quyết đinh kế hoạch.
Trong quá trình phân tích môi trường DN cần phải tính đến các rủi ro và quan tâm đến công tác quản trị rủi ro trong từng hoạt động, bộ phận, từng giai đoạn, cũng như gắn việc quản trị các rủi ro đó với trách nhiệm của các cấp quản trị.
(1) Phân tích môi trường
Phân tích môi trường là trách nhiệm chính của nhà quản trị và các bộ phận liên quan, tuy nhiên KTQT chi phí phải nắm bắt được tình hình của môi trường trên cả khía cạnh cơ hội lẫn rủi ro, để có thể làm tiền đề cho các khâu tiếp theo của quá trình lập kế hoạch.
Ngoài ra, trong quá trình phân tích ảnh hưởng của các nhân tố, KTQT chi phí có trách nhiệm cung cấp thông tin đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố này trong quá khứ (các kỳ đã qua) và trong tương lai ảnh hưởng tới các hoạt động và mục tiêu của DN dưới khía cạnh kinh tế, tài chính thông qua việc nhận diện các loại chi phí đã và có thể phát sinh cũng như dự báo tính chất, mức độ ảnh hưởng tới chi phí của các nhân tố này.
Đặc biệt là các nhân tố có thể lượng hóa được những rủi ro dưới khía cạnh tài chính như nhân tố môi trường kinh tế với các yếu tố cấu thành như: Lãi suất, lạm phát, thuế, chính sách tiền tệ và tỷ giá hối đoái…
(2) Xác định mục tiêu
Trong giai đoạn thứ hai của quá trình lập kế hoạch, KTQT chi phí sẽ giúp thiết lập các mục tiêu tài chính dài hạn, ngắn hạn cho tổ chức và từng bộ phận, từng hoạt động đó là các chỉ tiêu chi phí, giá thành, giá bán, lợi nhuận kế hoạch, định mức… thông qua việc phân tích các thông tin chi phí quá khứ, chi phí ước tính trong tương lai và cả những chi phí cơ hội.
(3) Xây dựng các phương án
Trong giai đoạn thứ ba của quá trình lập kế hoạch, KTQT chi phí giúp DN xây dựng kế hoạch chi phí, lợi nhuận của từng phương án kinh doanh, kế hoạch cung ứng các nguồn lực cho từng phương án.
Đây là cơ sở để DN khai thác và sử dụng một cách chủ động có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức; Là cơ sở để thống nhất và phối hợp giữa các bộ phận và là cơ sở để đơn vị tổ chức các hoạt động một cách an toàn, ổn định, nhằm giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động.
(4) Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu
Trong giai đoạn bốn và năm của quá trình lập kế hoạch, KTQT chi phí cung cấp các thông tin chi phí thích hợp cho việc đánh giá và lựa chọn các phương án kinh doanh tối ưu nhất có ảnh hưởng mạnh nhất tới các mục tiêu, tới hiệu quả sử dụng các nguồn lực.
Trong quá trình phân tích thông tin thích hợp, thực chất kế toán đã chọn lựa được những thông tin có giá trị, chính xác, phù hợp, kịp thời với yêu cầu ra quyết định. Đồng thời, hạn chế và loại bỏ những thông tin về chi phí gây ra sự không đúng đắn, sai lầm dẫn đến rủi ro cho các quyết định của nhà quản trị.
(5) Quyết đinh kế hoạch
Kết quả cuối cùng của việc lập kế hoạch là nhà quản trị phải lên được các dự toán, bao gồm: dự toán tổng thể và dự toán chi tiết cho từng bộ phận, hoạt động, sản phẩm. Trong các bảng dự toán cần phải sử dụng thông tin về chi phí trong đó đã bao gồm các chi phí cho các hoạt động được tiến hành bình thường và dự toán cả chi phí, hay quỹ dự phòng để tài trợ cho những rủi ro bất ngờ, phát sinh không nằm trong kế hoạch, định mức.
Không có thông tin về chi phí thì không có dự toán, không thể phân bổ nguồn lực để triển khai kế hoạch cũng như không có công cụ để đánh giá kết quả thực hiện, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu chiến lược đã đặt ra, đánh giá trách nhiệm của các nhà quản trị. Do đó, không có thông tin về chi phí không thể đánh giá được hiệu quả của quản trị rủi ro.
Kế toán quản trị chi phí giúp quản trị rủi ro trong khâu tổ chức thực hiện
Khi tổ chức thực hiện kế hoạch nhà quản trị cần thông tin về chi phí một cách thường xuyên, liên tục để nắm bắt được hiệu quả việc sử dụng nguồn lực cho các hoạt động ở các bộ phận, từ đó đánh giá được mức độ thực hiện kế hoạch, là cơ sở cho khâu kiểm tra, đánh giá sau này.
Những thông tin về chi phí thực hiện các hoạt động cho phép họ đánh giá được những trục trặc, yếu kém ở từng bộ phận, giai đoạn, tình huống khác nhau.
Đồng thời, đánh giá đo lường được mức độ thiệt hại chi phí do rủi ro gây ra, cũng như khả năng xảy ra rủi ro làm căn cứ cho các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm lựa chọn, phân phối lại nguồn lực một cách tối ưu, tìm các giải pháp công nghệ hiện đại, hoặc phối kết hợp giữa các bộ phận trong và ngoài đơn vị chặt chẽ hơn. Qua đó, góp phần giúp DN phòng ngừa, loại bỏ, hạn chế hay giảm nhẹ thiệt hại rủi ro.
Ngoài ra, nhà quản trị cần thông tin về chi phí thực hiện ở các bộ phận, từng cá nhân để đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị trong quá trình kiểm soát chi phí và rủi ro một cách chi tiết và rõ ràng, là cơ sở cho đánh giá thi đua khen thưởng để khuyến khích, thúc đẩy người lao động làm việc với hiệu suất cao, giảm thiểu các rủi ro do nguyên nhân từ phía người lao động.
Kế toán quản trị chi phí là người giúp quản trị rủi ro trong khâu kiểm soát
KTQT chi phí giúp quản trị rủi ro trong khâu kiểm soát trước khi tiến hành hoạt động và kiểm soát trong khâu tổ chức thực hiện hoạt động. Các thông tin do KTQT chi phí cung cấp sẽ giúp nhà quản trị biết được hoạt động nào, bộ phận nào là tác nhân phát sinh rủi ro, chi phí (nguồn rủi ro), cơ cấu rủi ro, đối tượng chịu ảnh hưởng của rủi ro (tài chính, nhân lực, năng suất, thương hiệu..), khả năng xảy ra rủi ro, chi phí và mức độ phát sinh tối đa có thể chấp nhận là bao nhiêu để đạt được mục tiêu.
Đồng thời, cũng giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu quả của quy trình hoạt động hiện tại cũng như đưa ra các phương án cải tiến quy trình hoạt động để ngăn ngừa các rủi ro phát sinh làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động.
Các bộ phận là nơi tiêu dùng nguồn lực chính là nơi phát sinh rủi ro và chi phí nên thông tin về chi phí của các bộ phận sẽ giúp nhà quản trị đánh giá được tính hiệu năng, trách nhiệm của các bộ phận trong quá trình sử dụng nguồn lực cũng như đề xuất biện pháp kiểm soát rủi ro đối với từng nguồn lực, hoạt động.
Kế toán quản trị chi phí giúp quản trị rủi ro trong khâu ra quyết định
Để ngăn ngừa những rủi ro trong khâu ra quyết định, đòi hỏi các nhà quản trị phải thiết kế được một hệ thống thông tin KTQT chi phí thật tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin phải thường xuyên, liên tục, chính xác, chi tiết, đầy đủ, linh hoạt, kịp thời, phù hợp với các tình huống, quyết định quản trị.
KTQT chi phí với đối tượng, nội dung và phương pháp mà nó sử dụng sẽ có vai trò cung cấp thông tin chi phí, kết quả đáp ứng các yêu cầu nói trên của nhà quản trị thông qua hệ thống các báo cáo quản trị.
Để phục vụ việc ra các quyết định đúng đắn trong khâu lập kế hoạch dự toán, KTQT chi phí sẽ cung cấp báo cáo dự toán về tình hình sản xuất tiêu thụ, báo cáo dự toán về các khoản chi phí nguyên vật liệu tiêu thụ, chi phí bảo hiểu, chi phí quản lý doanh nghiệp… về hàng tồn kho, báo cáo dạng lãi trên biến phí sử dụng phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận…
Các báo cáo này nhằm cung cấp các thông tin tương lai cho việc lựa chọn các phương án, quyết định, chiến lược kinh doanh của nhà quản trị… Quá trình KTQT chi phí hỗ trợ thông tin cho việc ra các quyết định chiến lược kinh doanh như vậy cũng giúp nhà quản trị nhận rõ được các rủi ro, phân tích và đo lường các rủi ro cũng như tìm ra các biện pháp để kiểm soát rủi ro.
Các báo cáo quản trị chi phí về đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch như:
-Báo cáo về chi phí, doanh thu, lợi nhuận của từng loại sản phẩm, dịch vụ, bộ phận, khu vực.
-Báo cáo khối lượng, giá vốn hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượng khách hàng.
-Báo cáo chi tiết khối lượng sản phẩm hoàn thành, tiêu thụ.
-Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động.
-Báo cáo phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tài chính trong kỳ… sẽ cung cấp các thông tin đã thực hiện (thông tin quá khứ) cho nhà quản trị để đánh giá được thực tế tình hình thực hiện các kế hoạch dự toán đã lập, từ đó nhà quản trị đề xuất ra các quyết định cải tiến các hoạt động, giúp cho việc đạt được các mục tiêu đã đặt ra và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Như vậy, KTQT chi phí có vai trò rất quan trọng đối với việc giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị. Ngược lại, nhà quản trị hoạt động hiệu quả sẽ làm cho rủi ro của các hoạt động giảm, lợi nhuận tăng, giúp tiết kiệm được chi phí sử dụng các nguồn lực, hạn chế sự thất thoát lãng phí, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu.
KTQT chi phí như một tấm gương soi giúp nhà quản trị đánh giá lại chính nhận thức, quan điểm, trách nhiệm, năng lực quản trị của mình và đó chính là những nhân tố rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của quản trị rủi ro xét từ khía cạnh nội tại DN.
Xem thêm bài viết tại
Chuẩn mực kế toán quốc tế là gì? Có những chuẩn mực kế toán quốc tế nào?
Tìm hiểu về Chuẩn mực Kế toán quốc tế IAS 02 – Inventories (Hàng tồn kho)
Lời khuyên dành cho nhà lãnh đạo: Hợp tác làm nên thành công
