Giao dịch là gì? Cách dễ nhất để ghi nhận giao dịch trong kế toán

05/06/2020

2674

Mục lục Hiển thị

Giao dịch (tiếng Anh: Transaction) là một thỏa thuận giữa người mua và người bán để trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc công cụ tài chính.

Giao dịch là gì?

Giao dịch tiếng Anh là Transaction. Giao dịch là một thỏa thuận giữa người mua và người bán để trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc công cụ tài chính.

Trong kế toán, các sự kiện ảnh hưởng đến tài chính của một doanh nghiệp phải được ghi lại trên sổ sách và một giao dịch kế toán sẽ được ghi lại theo các cách khác nhau nếu công ty sử dụng phương pháp kế toán dồn tích thay vì kế toán tiền mặt.

Phương pháp kế toán dồn tích ghi lại các giao dịch khi doanh thu hoặc chi phí được ghi nhận hoặc phát sinh, trong khi phương pháp kế toán tiền mặt ghi lại các giao dịch khi doanh nghiệp thực sự chi tiêu hoặc nhận được tiền. Nó có thể yêu cầu thư ý định hoặc biên bản ghi nhớ.

Cách ghi lại giao dịch theo các phương pháp kế toán

Ghi lại giao dịch với phương pháp kế toán dồn tích

Trong phương pháp kế toán dồn tích, một công ty ghi nhận thu nhập khi hoàn thành một dịch vụ hoặc khi vận chuyển và giao hàng.

Phương pháp kế toán dồn tích tập trung vào ghi lại thu nhập kiếm được và chi phí phát sinh. Tất cả các giao dịch được ghi lại bất kể khi nào nhận hoặc trả tiền.

Ví dụ, một công ty bán hàng hóa cho khách hàng của cửa hàng vào tháng 10, nhưng chưa nhận tiền mặt, sẽ ghi lại giao dịch ngay lập tức dưới dạng một khoản mục trong các khoản phải thu cho đến khi nhận được thanh toán.

Ngay cả khi khách hàng không thực hiện thanh toán bằng tiền mặt cho hàng hóa cho đến tháng 12, giao dịch vẫn được ghi nhận là thu nhập cho tháng 10.

Phương pháp tương tự được áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty mua nhưng chưa trả tiền. Chi phí kinh doanh được ghi nhận khi nhận sản phẩm hoặc dịch vụ.

Ví dụ: vật tư mua nhưng chưa trả tiền vào tháng 4 được ghi là chi phí cho tháng 4, ngay cả khi doanh nghiệp không thanh toán bằng tiền mặt cho vật tư cho đến tháng 5.

Ghi lại giao dịch với phương pháp kế toán tiền mặt

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt. Thu nhập được ghi nhận khi nhận được tiền mặt, séc hoặc khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng từ khách hàng.

Ví dụ, một doanh nghiệp bán 10.000 USD vật dụng cho khách hàng vào tháng 3.

Khách hàng thanh toán hóa đơn vào tháng 4. Công ty ghi nhận việc bán hàng khi nhận được tiền mặt vào tháng 4. Tương tự như vậy, chi phí được ghi nhận khi các nhà cung cấp và nhân viên được trả tiền.

Ví dụ, một doanh nghiệp mua 500 USD vật tư văn phòng vào tháng 5 và thanh toán cho họ vào tháng 6. Doanh nghiệp ghi nhận việc mua hàng khi thanh toán hóa đơn vào tháng 6.

Phương pháp kế toán tiền mặt chỉ khả dụng nếu một công ty có doanh thu dưới 1 triệu USD hàng năm.