Năng lực của một doanh nghiệp thể hiện qua những con số. Mỗi một thống kê, mỗi một báo cáo sẽ là bài toán dành cho doanh nghiệp trong việc cân bằng các yếu tố đầu vào, đầu ra để có thể tối đa lợi nhuận. Thống kê về doanh thu luôn là một trong những tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp hiểu cách làm báo cáo doanh số bán hàng theo định hướng rõ ràng.
Công việc làm báo cáo doanh số bán hàng luôn là công việc cần đầu tư cũng như cần có những cách làm báo cáo doanh số bán hàng nhanh chóng và hiệu quả.
Định nghĩa báo cáo doanh số bán hàng
Doanh số bán hàng là một trong những thông số quan trọng của doanh nghiệp, đây là một trong những số liệu mà doanh nghiệp có thể xác định được vị thế của mình đang ở đâu trong từng thời kỳ khác nhau.
Chính vì nắm được cách làm báo cáo doanh số bán hàng hằng tháng sẽ giúp doanh nghiệp có cho mình những cái nhìn tổng quát về sản phẩm của mình. Cũng như có được những biện pháp cụ thể để đẩy mạnh doanh số trong từng thời kỳ khác nhau.
Các chỉ tiêu cần có khi làm báo cáo doanh số bán hàng
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản giảm trừ doanh thu
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Giá vốn bán hàng
- Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Doanh thu hoạt động tài chính
- Chi phí tài chính
- Chi phí lãi vay
- Chi phí quản lý kinh doanh
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
- Thu nhập khác
Nhìn chung cách làm báo cáo doanh số bán hàng là cần phải có đầy đủ những yếu tố về con số kinh doanh, con số bán hàng cũng như những chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Mỗi một con số đều phải được người làm báo cáo thống kê cũng như xem xét thật chi tiết có thể cần phải thông qua các phòng ban khác để thu thập số liệu, bởi vậy công việc thu thập số liệu chính xác sẽ giúp cho việc làm báo cáo doanh số hiệu quả hơn
Những lưu ý khi làm báo cáo doanh thu bán hàng
Cách làm báo cáo doanh số bán hàng hiệu quả nhất thì người làm báo cáo cần phải lưu ý một vài điểm để tránh sai sót. Việc sai sót trong khi làm báo cáo sẽ dẫn đến nhiều những hậu quả cũng như những thiệt hại trực tiếp đến với doanh nghiệp bởi vậy sau đây là một vài lưu ý khi làm báo cáo doanh thu bán hàng.
- Tính chính xác và xác thực cao
- Thống kê đầy đủ các yếu tố
- Phải có sự cân đối giữa bên Nợ và bên Có
- Sử dụng đúng các hàm để tính toán
- Phân chia rõ ràng và đầy đủ các thông tin
- Phải có sự ăn nhập giữa các số liệu với nhau
Công cụ giúp doanh nghiệp làm báo cáo doanh số bán hàng
Hiện nay sự phát triển của công nghệ thông tin lên cao chính bởi vậy ứng dụng của tin học văn phòng ngày càng cao. Chính bởi vậy mà các con số thống kê các con số báo cáo đều được nhập cũng như xử lý dữ liệu thông qua máy tính. Vậy đâu là cách làm báo cáo nhanh chóng nhất? Excel chính là công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp trong quá trình làm báo cáo nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Để sử dụng excel cho công việc làm báo cáo thì người làm báo cáo cần phải có:
- Những kiến thức cơ bản về excel: Cách kẻ bảng, cách nhập dữ liệu, sử dụng các hàm để tính toán
- Cài đặt bộ ứng dụng Microsoft Office: Hiện nay thì chỉ cần có bộ ứng dụng phiên bản 2007 dành cho những máy cài Win thấp hơn vẫn có thể sử dụng excel để lập báo cáo một cách thông thường
Cách làm báo cáo doanh số bán hàng bằng excel nhanh chóng
- Sử dụng các mẫu bảng báo cáo trên excel có sẵn: Cách làm này có thể tiết kiệm được thời gian kẻ bảng cũng như người lập báo cáo chỉ cần điền thông tin và tính toán
- Tự tạo sẵn những mẫu bảng báo cáo cho các tháng: Thông thường những người làm báo cáo sẽ có cho mình những mẫu giấy tờ sẵn như báo cáo, thông báo,….như vậy sau mỗi kỳ chỉ cần thay đổi các thông số và tính toán giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian
- Sử dụng hàm khi tính toán: Trong excel có các hàm giúp việc lập báo cáo trở nên nhanh chóng hơn như hàm SUM để tính tổng,…..bởi vậy việc ghi nhớ các hàm cũng như thao tác sử dụng hàm nhanh chóng sẽ giúp cho việc làm báo cáo trở nên thuận tiện hơn
- Thu thập dữ liệu và xử lý số liệu nhanh chóng sẽ giúp cho việc tạo lập bảng báo cáo thuận tiện và hiệu quả hơn
Nhìn chung để có thể có báo cáo doanh số bán hàng nhanh chóng và hiệu quả nhất thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin cũng như kỹ thuật máy tính để xử lí các số liệu. Trong đó excel sẽ giúp giải quyết các con số nhanh chóng và chính xác đến 70%. Bởi vậy mà các nhân viên văn phòng hiện nay đều phải trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về các ứng dụng văn phòng cũng như các cách làm báo cáo doanh số bán hàng nhanh chóng và hiệu quả nhất.
