Trong một ngày, kế toán phải xử lý không biết bao nhiêu loại chứng từ kế toán với số lượng vô cùng khó kiểm soát. Vậy làm sao để sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán thuế một cách thật khoa học, hợp lý để việc quản lý với kế toán không còn khó khăn?
Các doanh nghiệp với mỗi lĩnh vực hoạt động, trình độ quản lý,cơ sở vật chất khác nhau sẽ có một phương pháp lưu trữ chứng từ khác nhau. Nếu chưa nắm được cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán thuế thường được sử dụng phổ biến thì bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn một cách chi tiết nhất.
I. Công tác sắp xếp chứng từ kế toán gốc
Chứng từ gốc hàng tháng cần phải được sắp xếp theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào và đầu ra. Bảng kê này đã phải được in ra và nộp cho cơ quan thuế hàng tháng bắt đầu từ tháng đầu tiên đến tháng cuối cùng của năm tài chính. Các chứng từ gốc bao gồm: hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng nộp cho cơ quan thuế.
1. Chứng từ đầu vào
- Hóa đơn mua vào phải được kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho cùng với phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Nên kẹp chứng từ mua cùng với phiếu hạch toán nếu mua hàng thanh toán chậm trả hoặc thanh toán qua ngân hàng.
- Bảng lương nên đi kèm với bảng chấm công và ngược lại. Để dễ theo dõi thì nên đóng thành một quyển riêng.
- Các bảng bảng phân bổ và phiếu kế toán có thể lưu theo tháng.
2. Chứng từ đầu ra
- Nếu bán hàng thu về tiền mặt thì hóa đơn bán ra phải kẹp theo phiếu thu, đồng thời kẹp theo phiếu xuất kho, hợp đồng và thanh lý nếu có
- Nếu bán hàng chịu thì phải kẹp phiếu hạch toán và phiếu xuất kho cùng với hợp đồng và thanh lý nếu có.
II. Sắp xếp báo cáo, tờ khai nộp cơ quan thuế
Chứng từ của năm nào đi kèm với báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ hay gặp là:
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất nhập khẩu, môn bài, tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hồ sơ hoàn lại thuế kèm theo của từng năm.
III. Hệ thống lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán thuế
Hệ thống lưu trữ hồ sơ có thể chia làm 3 phần: lưu trữ hợp đồng, lưu trữ hóa đơn, chứng từ và lưu trữ tài liệu kế toán. Mỗi hệ thống sẽ bao gồm các công việc cụ thể như sau:
1. Hệ thống lưu trữ hợp đồng
- Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán.
- Tập hợp và phân loại theo từng dư án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên DA ở gáy.
- Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc. Các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu.
- Các hợp đồng nếu chỉ có một bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tại phòng kế toán. Các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản được photo ra từ bản gốc.
- Các bộ phân khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài. trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền và ký xác nhận lúc mượn.
- Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gồm các tài liệu sau: tờ trình, kế hoạch, các bộ hồ sơ liên quan đến ký duyệt hợp đồng, hợp đồng gốc, các phụ lục ký thêm, phiếu chi, biên bản giao nhận hàng, các chứng từ nộp thuế nếu có, các hóa đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo và các hồ sơ chứng từ khác có liên quan.
2. Hệ thống lưu trữ hóa đơn chứng từ
- Lưu từng loại phiếu và các hóa đơn chứng từ kèm theo.
- Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT.
- Các phiếu chi, UNC sẽ lưu cùng: các đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng; xác nhận trả nợ gốc và lãi của ngân hàng nếu là các khoản vay
- Nếu khoản chi từng lần một của một kế hoạch tổng thể đã được ký duyệt thì phải kèm các phiếu chi theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.
- Các phiếu kế toán lưu cùng: đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt, hóa đơn chứng từ bản gốc; các bảng phân bổ, trích khấ hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản; các bảng biểu phân bố tiền lương, chi phí cho các bộ phận; các quyết định của giám đốc và đề nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán chi phí các khoản nợ không đòi được,…
- Các phiếu nhập kho lưu cùng: hóa đơn mua vào, biên bản giao hàng, hợp đồng mua, đề nghị mua hàng.
- Các phiếu xuất kho lưu cùng: đề nghị xuất kho có phê duyệt, dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể photo, biên bản giao nhận hàng hóa.
3. Hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán
a) Hồ sơ tài sản công ty: lưu theo 1 folder và chia ra các file để lưu từng tài sản riêng từng file bao gồm các chứng từ sau:
- Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua
- Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu
- Hợp đồng mua tài sản
- Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
- Biên bản thanh lý HĐMB
- Biên bản bàn giao mua bán, biên bản bần giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
- Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do giám đốc, kế toán trưởng phê duyệt.
- Mã tài sản theo sổ sách kế toán
- Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
- Thẻ theo dõi tài sản cố định
- Bộ hồ sơ thanh lý tài sản
- Quyết định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
- Các tài liệu khác có liên quan
b) Hồ sơ công nợ: lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý, năm
- Các biên bản thỏa thuận đối trừ công nợ
- Các quyết định xử lý công nợ
- Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ
c) Hồ sơ pháp lý: lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
- Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính
- Đăng lý kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi
- Các ủy quyền có liên quan đến tài chính – kế toán
- Các quy chế, điều lệ của công ty
- Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần
Trên đây là các cách sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán thuế một cách khoa học và hợp lý nhất thường được các doanh nghiệp áp dụng trong quản lý sổ sách, giấy tờ. Để duy trì sự rõ ràng, minh bạch trong công việc thì kế toán nên sử dụng những phương pháp quản lý chứng từ hiệu quả. Điều này không chỉ giúp cho thao tác tìm kiếm, tra cứu trở nên đơn giản mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian cho các kế toán viên hơn.
>> Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán cần biết
