Kế toán công nợ là một nghiệp vô cùng vụ quan trọng công tác kế toán bởi nó gắn liền với các khoản nợ phải thu và phải trả. Quản lý tốt công nợ là điều hết sức cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, góp phần khá lớn cho việc duy trì sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Vì thế, kế toán viên và chủ doanh nghiệp cần phải nắm rõ những công việc mà kế toán công nợ cần phải làm để quản lý công nợ một cách hiệu quả.
I. Công nợ là gì?
Khi một doanh nghiệp có những phát sinh liên quan đến các nghiệp vụ mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ hay liên quan đến thanh toán tiền trong kỳ với một hoặc nhiều cá nhân, tổ chức khác, số tiền còn lại nợ sang kỳ sau được gọi là công nợ. Vì vậy, người phụ trách theo dõi số công nợ này với khách hàng được gọi là kế toán công nợ.
II. Lý do phát sinh công nợ
Phát sinh công nợ trong công việc có nhiều nguyên nhân, một vài nguyên chính là:
- Khách hàng mua hàng nhưng không có đủ tiền trả ngay tại thời điểm ấy. Vì vậy, người bán chấp nhận cho người mua chịu nợ để người mua lấy được hàng ngay rồi một thời gian sau mới thanh toán số tiền còn thiếu.
- Ngược lại, khi người bán mong muốn bán được hàng sẽ chấp nhận cho người mua lấy hàng trước rồi trả tiền sau, không nhất thiết phải trả ngay lúc đó.
- Lãi suất của việc nợ tiền có khả năng thấp hơn lãi suất huy động từ các kênh khác nhờ vào uy tín của người mua, vì vậy sẽ có lợi cho bên mua hơn.
- Khách hàng đôi khi muốn trả sau để dùng tiền đó cho các hoạt động khác với mục đích kiếm thêm lời.
III. Công việc cụ thể của kế toán công nợ
Công việc chính của một kế toán viên phụ trách công nợ là quản lý và theo dõi công nợ như các khoản thu, chi, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu và trả… Bên cạnh những đầu việc cơ bản đó thì kế toán công nợ còn phải làm nhiều nghiệp vụ chi tiết khác để đảm bảo công nợ được kiểm soát một cách chặt chẽ.
1. Với các đối tượng cần theo dõi
a) Lập danh sách các đối tượng cần theo dõi
Đối tượng theo dõi thường bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, chi nhánh…
Để lập được một danh sách dễ dàng theo dõi nhất, kế toán công nợ cần phải tạo mã cho từng đối tượng, sau đó điền các thông tin liên quan đến đối tượng như địa chỉ, số điện thoại…
b) Xác định tiêu chí theo dõi
Đối với mỗi đối tượng, cần xác định cụ thể những thông tin sau:
- Thời hạn thanh toán của mỗi khoản nợ
- Các hợp đồng liên quan được ký kết. Chú ý điều khoản thanh toán trong từng hợp đồng
- Các đợt thanh toán, do mỗi hợp đồng có thể được chia thành nhiều đợt thanh toán khác nhau
2. Quá trình theo dõi công nợ
Sau khi đã thiết lập được hệ thống thông tin của các đối tượng thì kế toán sẽ tiến đến quá trình theo dõi công nợ. Những công việc mà kế toán viên cần phải làm trong quá trình theo dõi như sau:
- Ghi lại các thông tin sau trong hợp đồng mua bán: mã đối tượng, tổng số tiền, các đợt thanh toán, thời hạn và số tiền của từng đợt, lãi suất quá hạn. Đây là những thông tin quan trọng nên kế toán cần lưu giữ và bảo quản hợp đồng cẩn thận để việc tra cứu, kiểm tra trở nên thuận tiện.
- Theo dõi số tiền phải trả cho khách hàng, số tiền trả cho nhà cung cấp, số hoàn ứng…dựa vào các chứng từ như phiếu hoàn ứng, phiếu thu, giấy báo có…Những chứng từ này cũng cần đưỡng lưu giữ lại để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
- Ghi sổ theo dõi công nợ hay sổ nhật ký chung, định khoản các nghiệp vụ phát sinh để làm cơ sở lập báo cáo và đối chiếu công nợ với các bên.
- Theo dõi, phân chia công nợ thành các kỳ hạn, bậc nợ. Tính lãi trả chậm với các trường hợp quá hạn trả, thống kê các khoản nợ xấu, khó đòi.
- Tính toán số công nợ phát sinh hàng tháng; lập giấy thông báo thanh toán công nợ cho nội bộ và khách hàng từ ngày 5 đến ngày 15 hàng tháng (có cập nhật tình hình phát sinh tăng, giảm trong kỳ).
- Lập lịch thanh toán công nợ với mỗi khách hàng.
- Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu hoặc vào cuối mỗi kỳ kế toán. Thông thường, tối thiểu phải lập 2 bản và có xác nhận của các bên, mỗi bên lưu ít nhất 1 bản làm căn cứ kiểm tra và thanh toán nợ.
- Lập các báo cáo tổng hợp cho tất cả các đối tượng để dễ dàng kiểm soát và đánh giá tình hình công nợ, giá trị công. Công việc này nhằm mục đích quản trị nội bộ và đánh giá tình hình công nợ trên một nhóm đối tượng, nhóm nợ cũng như kế hoạch tài chính của công ty.
- Thực hiện công tác thu chi tiền mặt, tạm ứng bằng tiền mặt. Hàng tuần phải đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.
- Lập báo cáo tình hình số dư công nợ chi tiết cho từng đối tượng cụ thể để làm cơ sở đối chiếu công nợ và đánh giá tình hình công nợ.
3. Tham gia đề xuất ý kiến
Sau khi hoàn tất quy trình theo dõi, đánh giá, kế toán viên phải có nhiệm vụ đề xuất, tham mưu để cấp quản lý có thể đưa ra những quyết định sáng suốt trong hoạt động tương lai của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Đề xuất phụ trách phòng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc
- Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả
- Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ
- Đề xuất với trưởng phòng về mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng
Do tính chất quan trọng của kế toán công nợ nên việc nắm bắt rõ các công việc cần làm liên quan đến công nợ sẽ giúp cho công việc kế toán trở nên thuận lợi hơn. Không những thế, điều đó còn ảnh hưởng vô cùng lớn đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó góp phần định hướng đường lối xây dựng và phát triển doannh nghiệp lớn mạnh hơn trong tương lai.
>> Quản lý công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp
>> Tổng hợp phương pháp quản lý công nợ phải trả hiệu quả nhất hiện nay
