Lập biểu mẫu kế hoạch công việc là một thao tác cần thiết đối với tất cả các hoạt động hàng ngày. Với hầu hết công việc, việc có một biểu mẫu làm việc khoa học sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn và đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều so với làm việc không có kế hoạch.
Lập biểu mẫu kế hoạch công việc theo ngày
Nguyên tắc thời gian khi lập biểu mẫu kế hoạch công việc theo ngày:
- Nguyên tắc 5 phút: Bạn chỉ nên lập bảng kế hoạch công việc hàng ngày của mình trong 5 phút. Viết ra những nhiệm vụ, công việc cần phải hoàn thành, ưu tiên những công việc quan trọng đặt lên hàng đầu.
- Nguyên tắc 1 phút mỗi giờ: Mỗi giờ đồng hồ qua đi, bạn nên đặt báo thức để đánh dấu thời gian và hành động này giúp bạn xác định được thời gian đã hoàn thành công việc trong bao lâu, nhắc nhở bạn mỗi khi bạn lơ là không tập trung để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
- Nguyên tắc 5 phút trước khi kết thúc ngày làm việc: Việc dành ra 5 phút để đánh giá hiệu suất làm việc, ghi chú những công việc chưa hoàn thành sẽ giúp bạn đánh dấu được những việc cần làm cho ngày mai một cách nhanh chóng hơn.
Cách lập bảng kế hoạch công việc theo ngày
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc:
Đầu tiên, bạn nên liệt kê hết những công việc cần làm trong ngày. Sau đó, sắp xếp theo mốc thời gian, theo nhiệm vụ ưu tiên bằng cách đặt những câu hỏi để đưa ra sự ưu tiên hợp lý. Khoanh tròn, hoặc đánh dấu những nhiệm vụ ưu tiên để bạn tập trung chú ý vào nó hơn.
Đặt thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ:
Việc đặt thời gian hoàn thành nhiệm vụ là một việc cực kì quan trọng và hữu ích. Việc đưa ra thời gian hoàn thành sẽ giúp bạn kiểm soát được quỹ thời gian của mình, tránh sắp xếp lịch quá dày so với khả năng xử lý công việc sẽ gây stress cho bạn.
Có những thời gian nghỉ giữa giờ trong kế hoạch làm việc:
Bạn không thể làm việc một cách liên tục để xử lý công việc trong một thời gian dài. Do đó, khi lên thời hạn cho một công việc bạn nên cộng thêm 3-5 phút nghỉ ngơi uống nước, nói chuyện với đồng nghiệp.
Lập biểu mẫu kế hoạch công việc theo tuần
Bên cạnh việc lập kế hoạch công việc để hoàn thành theo ngày thì với những công việc cần thời gian hoàn thành dài, bạn nên lập mẫu báo cáo kế hoạch công việc theo tuần để kiểm soát và xử lý chúng.
Việc lập biểu mẫu kế hoạch công việc theo tuần sẽ giúp bạn quản lý được quỹ thời gian của mình, khi đó bạn sẽ nhận được:
- Hiểu rõ những mục tiêu của bản thân, cân nhắc khi quyết định đầu tư thời gian vào một mục tiêu nào đó. Qua việc này nó sẽ giúp bạn đánh giá đúng vai trò của từng nhiệm vụ trong công việc.
- Sử dụng thời gian một cách hợp lý và khoa học. Thông qua lập những mẫu bản kế hoạch công việc, bạn sẽ sử dụng thời gian đúng mục đích, theo kế hoạch nêu ra hơn.
- Có thời gian để xử lý những công việc, sự kiện phát sinh.
Để hoàn thành tốt bản biểu mẫu kế hoạch công việc theo tuần bạn cần:
Dậy sớm và đi làm sớm hơn vào ngày đầu tuần: sau ngày nghỉ vào chủ nhật, nhiều bạn sẽ bị chán khi nghĩ đến ngày thứ hai phải đi làm. Do đó, bạn nên dậy sớm hơn vào ngày đầu tuần, tự pha một ly cà phê giúp tỉnh táo và tự tin đón chào một tuần làm việc mới.
Vào các ngày trong tuần bạn cần: hoàn thành hết những công việc bạn đã lập biểu mẫu kế hoạch công việc trước đó. Vào ngày cuối tuần: kiểm tra lại khối lượng công việc đã hoàn thành trong tuần và lập kế hoạch làm việc cho một tuần mới.
Việc lập kế hoạch công việc khi nhận nhiệm vụ sẽ tạo cho bạn một thói quen tốt về quản lý thời gian và ý thức trong công việc của bạn sẽ được nâng cao hơn.
Lập biểu mẫu kế hoạch công việc theo tháng
Ba bước để lập bảng kế hoạch công việc theo tháng:
Bước 1: Liệt kê tất cả những nhiệm vụ, những sự kiện trong tháng bạn cần tham gia và hoàn thành.
Bước 2: Phân loại, sắp xếp công việc theo các tiêu chí nhất định. Ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng cần được chú ý hơn.
Bước 3: Phân bổ thời gian trong tháng hợp lý để hoàn thành những nhiệm vụ, làm việc theo thứ tự công việc được ưu tiên.
Để hoàn thành tốt những mục tiêu, kế hoạch đã vạch ra bạn cần có tính kỷ luật cao trong công việc, khả năng sắp xếp công việc logic, hợp lý. Xác định chính xác thời gian hoàn thành công việc để không bị chồng chéo, gây áp lực khi xử lý công việc.
Ngoài ra, khi hoàn thành khối lượng công việc được giao, bạn nên lập mẫu báo cáo kế hoạch công việc cho thời gian sắp tới để tạo sự nghiêm túc, ý thức trong công việc để hoàn thành nó một cách tốt nhất và đúng quy trình.
Việc lập biểu mẫu kế hoạch công việc sẽ giúp bạn ý thức rõ hơn về giá trị của thời gian, không bỏ lỡ bất kì một nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất. Nó giúp bạn hình thành thói quen khoa học trong xử lý công việc hàng ngày cũng như những mục tiêu lớn hơn trong tháng, trong năm.
