Lập sai hóa đơn là điều khó tránh khỏi trong quá trình làm việc. Có nhiều trường hợp lập sai hóa đơn giấy khác nhau. Mỗi trường hợp lại có cách khắc phục và xử lý riêng. Hãy theo dõi bài viết để biết cách làm cụ thể nhé.
Khi lập sai hóa đơn nhưng hóa đơn chưa xuất cho khách hàng
Trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp thường hay mắc phải và cách xử lý cụ thể cho từng trường hợp như sau:
- Trường hợp viết sai hóa đơn nhưng hóa đơn vẫn chưa xé hẳn ra khỏi quyển. Khi gặp phải trường hợp này, kế toán viên sẽ không xé hóa đơn ra. Thay vào đó, kế toán viên gạch chéo những liên của hóa đơn viết sai đó. Cuối cùng, kế toán viên sẽ lập lại một hóa đơn mới và vẫn thực hiện xuất hóa đơn bình thường cho khách hàng.
- Trường hợp hóa đơn bị lập sai nhưng đã xé ra khỏi quyển hóa đơn. Khi gặp phải trường hợp này, kế toán viên sẽ gạch chéo hóa đơn đã bị lập sai đó và vẫn cần phải lưu giữ lại hóa đơn đã lập sai này. Sau cùng kế toán viên sẽ lập thêm một hóa đơn mới đảm bảo chính xác và đưa cho khách hàng như thường.
Khi bạn gặp phải trường hợp này, có thể dễ dàng giải quyết. Vì doanh nghiệp đang hoàn toàn ở trong thế chủ động để có thể giải quyết được những hóa đơn mà mình đã lập sai. Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo rằng mình đã lưu trữ đầy đủ các loại hóa đơn và xuất hóa đơn mới đúng quy định.
Doanh nghiệp lập sai nhưng đã xuất cho khách hàng
Khi doanh nghiệp lập sai hóa đơn, xuất và đưa cho khách hàng. Tuy nhiên, ở trong trường hợp này cả hai bên vẫn chưa thực hiện kê khai thuế. Như vậy khi gặp phải trường hợp này, doanh nghiệp có thể giải quyết như sau:
Bước 1. Doanh nghiệp sẽ liên hệ đến khách hàng đã viết sai hóa đơn đó. Thông báo cụ thể cho khách hàng biết về tình hình viết sai hóa đơn.
Bước 2. Khi đã thông báo, cả bên doanh nghiệp và bên khách hàng sẽ cùng nhau viết biên bản thu hồi lại hóa đơn đã lập không đúng. Nhưng ở trong hóa đơn, doanh nghiệp cần phải lưu ý rõ ràng về lý do mà mình thu hồi lại hóa đơn. Sau đó, doanh nghiệp cũng sẽ lập tức thu hồi lại hóa đơn đã lập sai từ phía khách hàng.
Bước 3. Doanh nghiệp sẽ lập lại hóa đơn mới và phải đảm bảo được tính chính xác nhất. Yêu cầu về ngày lập hóa đơn mới bắt buộc phải là ngày mà cả hai bên thực hiện thu hồi hóa đơn mới đã viết sai.
Hóa đơn bị sai, đưa cho khách và hai bên đã thực hiện kê khai thuế
Trường hợp 1
Khi trong hóa đơn đã lập bị sai về số lượng hàng hóa. Hoặc trong hóa đơn bị sai về đơn giá, sai về thuế suất của thuế giá trị gia tăng. Sai về số tiền thanh toán cho khách hàng.
Trong trường hợp này, bên phía doanh nghiệp có thể xử lý như sau:
- Cả hai bên sẽ cùng nhau ngồi lại để lập biên bản về việc điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Ở trong biên bản cần phải nêu rõ về những sai sót được điều chỉnh lại.
- Bên phía doanh nghiệp sẽ thực hiện lập hóa đơn mới để điều chỉnh. Sau đó sẽ thực hiện xuất hóa đơn mới cho khách hàng theo đúng quy định. Đối với ngày lập hóa đơn mới bắt buộc phải là ngày mà hai bên thực hiên biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Trường hợp 2
Doanh nghiệp viết sai hóa đơn, ở trong hóa đơn gặp phải một số lỗi sai như sau: hóa đơn không đúng về ngày tháng; hóa đơn bị sai về tên của hàng hóa bán ra; sai về đơn vị tính hàng hóa hoặc sai về mã số thuế. Những sai sót này không làm ảnh hưởng đến số tiền bán hàng của cả hai bên.
Như vậy, khi gặp phải trường hợp này, doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề như sau:
- Cả hai bên sẽ tiến hành lập biên bản điều chỉnh theo đúng trình tự. Lưu ý ở trong biên bản có ghi rõ ràng về lỗi sai sót của hóa đơn.
- Bên bán hàng sẽ thực hiện viết hóa đơn mới và trong hóa đơn mới có điều chỉnh lại toàn bộ sai sót. Tương tự như trên, ngày lập hóa đơn trùng với ngày làm biên bản. Vì hóa đơn không bị ảnh hưởng đến tiền. Vậy nên cả bên bán hàng và bên mua hàng đều không cần phải kê khai thuế. Lưu ý, đối với hóa đơn điều chỉnh cũng như biên bản, cần phải kẹp lại với nhau để làm căn cứ sau này giải trình.
Xem thêm:
Mời bạn đọc tải về mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập
Mức phạt và cách xử lý khi làm mất hóa đơn giá trị gia tăng liên 2
Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào là đúng luật?
Kê khai hóa đơn đầu vào – đầu ra bị bỏ sót như thế nào?
Thời điểm xuất hóa đơn GTGT trong từng lĩnh vực khác nhau thế nào?
Mời tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
