Công nghệ điện tử phát triển mang đến nhiều thay đổi cho cuộc sống của xã hội. Mọi hoạt động sản xuất, dịch vụ, kinh doanh,… nhờ có các phương tiện công nghệ hiện đại mà trở nên dễ dàng hơn. Trong đó, hoá đơn điện tử ra đời, dần thay thế hoàn toàn hoá đơn giấy, giúp cho người làm dịch vụ thuận tiện, dễ dàng hơn.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành và có hiệu lực từ 1/11/2018, tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Từ khi thay đổi, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như: Góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, tiết giảm thời gian, chi phí cho Doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế. Đặc biệt, hóa đơn điện tử giúp khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn.
1. Tiết kiệm thời gian với hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm đến 90% thời gian để hoàn thành tất cả mọi thủ tục liên quan đến hoá đơn. So với cách dùng hoá đơn truyền thống, doanh nghiệp không cần mất thời gian chờ đợi nhận hoá đơn được gửi qua đường bưu điện hay các dịch vụ chuyển phát tài liệu.
Người mua hàng cũng không cần đến tận nơi để nhận hoá đơn. Chỉ bằng vài cú nhấp chuột, hoá đơn có thể được chuyển đi trong vài giây đến bất cứ đâu bạn muốn.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
2. Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí
Hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm nhiều loại chi phí hơn so với hoá đơn truyền thống như: tiền in ấn hoá đơn, chi phí cho dịch vụ chuyển phát, chi phí cho các thủ tục hành chính kê khai thuế,… Mọi thủ tục được thực hiện qua Internet và dữ liệu tự động sao lưu trên phần mềm.
3. Dùng hóa đơn điện tử rất an toàn, bảo mật
Sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp không cần lo lắng về việc mất, thất thoát hoá đơn, chứng từ, tài liệu liên quan.
Hoá đơn điện tử cũng hạn chế về viết sai tên người mua hàng, sai số liệu, sai địa chỉ,…
Đặc biệt, hoá đơn điện tử khó có thể làm giả, hạn chế được tình trạng làm giả, lừa đảo đánh cắp tài sản.
4. Không cần báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn
Cùng với đó, khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử sẽ không cần gửi mẫu hoá đơn và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn lên Tổng cục thuế. Mọi thông tin hoá đơn sẽ được mã hoá và tự động cập nhật lên cổng điện tử của Tổng cục Thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không phải hao tốn thêm nhân lực làm nhiệm vụ kế toán, kiểm toán, lập báo cáo sử dụng hoá đơn, giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hoá đơn.
5. Đơn giản hoá các thủ tục hành chính
Với hoá đơn điện tử, doanh nghiệp có quyền chủ động khởi tạo và phát hành hoá đơn. Doanh nghiệp không cần chờ đợi bên in ấn và phát hành hoá đơn, sau đó báo cáo lên Tổng cục Thuế, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết.
Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; doanh nghiệp cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ…
6. Một số hạn chế của hoá đơn điện tử hiện nay
Tuy có nhiều ưu điểm, xong hoá đơn điện tử vẫn chưa được sử dụng hoàn toàn ở Việt Nam do một số lý do:
Thói quen sử dụng hoá đơn giấy truyền thống
Doanh nghiệp nhỏ, kinh doanh theo hộ gia đình chưa áp dụng được công nghệ điện tử
Cần một hạ tầng kĩ thuật tốt
Nhiều sự cố xảy ra ảnh hưởng đến việc sử dụng: mất điện, không có kết nối Internet,…
Với trình độ phát triển của công nghệ thông tin, điện tử ngày càng nhanh, trong tương lai, hoá đơn điện tử sẽ “soán ngôi” hoàn toàn hoá đơn giấy, góp phần đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, người tiêu dùng.
Xem thêm:
Những điều kế toán cần biết về chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử
Liên trong hóa đơn điện tử khác trong hóa đơn giấy thế nào?
Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
