Nhiều kế toán gặp khó khăn khi điền thông tin tại cột Xóa bỏ và Hủy trong bản báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Họ nhầm lẫn và chưa biết khi nào thì được ghi vào cột xoá bỏ và khi nào thì được ghi vào cột huỷ hóa đơn. Dẫn đến tình trạng làm sai báo cáo sử dụng hóa đơn.
Hướng dẫn phân biệt xóa bỏ và hủy hóa đơn
Xóa bỏ hóa đơn
Xóa bỏ hóa đơn được thực hiện khi hóa đơn đã được lập nhưng chưa xé ra khỏi cuống. Hóa đơn này phải yêu cầu chưa được giao cho bên mua hàng mà mình đã phát hiện ra sai sót. Khi đó, kế toán viên cần phải tiến hành gạch chéo toàn bộ các liên và lưu giữ lại toàn bộ những hóa đơn đã bị gạch trước đó.
Những hóa đơn đã được giao lại cho bên mua hàng nhưng bên mua hàng vẫn chưa thực hiện kê khai hóa đơn đó. Như vậy trong trường hợp này, bên mua hàng phát hiện ra được sai sót trên hóa đơn của mình có liên quan đến mã số thuế, tiền thuế, cần phải lập biên bản thu hồi. Thu hồi toàn bộ những liên của các hóa đơn đã bị viết sai và sau đó gạch chéo toàn bộ các liên của hóa đơn. Hóa đơn viết sai đó không được vứt đi mà kế toán viên phải giữ lại toàn bộ những hóa đơn đó.
Trường hợp hóa đơn đã bị hủy hoặc bị thu hồi khi bên bán đã giao cho bên mua hàng. Tuy nhiên bên mua hàng lại trả lại hàng hóa đã mua, không lấy hàng nữa. Người mua hàng trong trường hợp này là khách lẻ và không có khả năng xuất hóa đơn. Trường hợp này, hai bên sẽ lập biên bản ghi rõ ràng về lý do trả hàng và làm biên bản thu hồi hóa đơn.
Tóm lại: Những hóa đơn viết sai thông tin, lỗi do bên người lập hóa đơn cần phải gạch chéo, thu hồi hoặc hủy đều đưa hết vào trong cột “xóa bỏ”. Đối với trường hợp này, không phân biệt hóa đơn đã xé hay chưa xé khỏi cuống.
Hủy hóa đơn
Hóa đơn được xác nhận là đã hủy
Hóa đơn được xác nhận là đã hủy trong những trường hợp như sau:
- Hóa đơn in thử; hóa đơn in sai; hóa đơn in hỏng; hóa đơn in thừa.
- Những bản phim, bản kẽm và những công cụ có tính năng tương tự ở trong việc tạo ra hóa đơn tự đặt in. Hóa đơn được xác định là đã hủy khi không còn nguyên dạng ban đầu. Hoặc khi hóa đơn không còn có chữ trên hóa đơn để có thể lắp ghép lại. Có thể chụp hoặc thực hiện khôi phục theo nguyên bản.
- Những hóa đơn tự đặt in được xác định là đã hủy hóa đơn khi phần mềm tạo hóa đơn không thể tiếp tục in hóa đơn.
Những trường hợp hủy hóa đơn
Những trường hợp sau kế toán viên được phép hủy hóa đơn
- Các hóa đơn in bị sai; in bị trùng, hóa đơn in thừa. Những hóa đơn này cần phải được hủy trước khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Trường hợp các tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn nhưng không sử dụng phải thực hiện hủy. Đối với thời hạn hủy hóa đơn phải chậm nhất 30 ngày. Tính kể từ ngày thực hiện thông báo với cơ quan thuế.
- Đối với trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân vẫn còn lưu giữ hóa đơn thuộc trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng. Thời hạn hủy hóa đơn trong trường hợp này quy định chậm nhất 10 ngày. Tính kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hóa đơn đã hết giá trị sử dụng.
- Toàn bộ những hóa đơn đã được lập của DN hủy theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
- Toàn bộ các hóa đơn vẫn chưa được lập nhưng lại là vật chứng của những vụ án quan trọng. Những hóa đơn này sẽ không được hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ hủy hóa đơn của cơ quan thuế
Cần chuẩn bị những giấy tờ sau khi tiến hành hủy hóa đơn:
- Quyết định về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Ngoại trừ những trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh.
- Bảng kiểm kê lại hóa đơn cần hủy và có ghi chi tiết hóa đơn.
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo về kết quả hủy hóa đơn
Xem thêm:
Khi góp vốn bằng tài sản có phải xuất hóa đơn không?
Hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn cho doanh nghiệp qua mạng
Những điều cần hiểu rõ về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử
Tải về toàn bộ Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử
