Mỗi ngày, kế toán viên cần làm việc với hàng trăm loại báo cáo tài chính, ghi hóa đơn GTGT, tâm trí xoay quanh những con số nên vẫn gặp trường hợp ghi sai hóa đơn như: mã số thuế, tên khách hàng, địa chỉ, ngày tháng,… Những hóa đơn ghi sai đó đều không hợp lệ. Nhiều kế toán cảm thấy lúng túng khi gặp những tình huống này. Dưới đây chúng tôi đưa ra những cách xử lý nhanh khi ghi sai hóa đơn GTGT, bạn có thể tham khảo.
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé giao cho khách hàng
Trong trường hợp kế toán ghi sai hóa đơn GTGT nhưng chưa xé liên giao cho khách hàng thì kế toán có thể gạch chéo hóa đơn đó, coi như hủy, lưu trữ lại số hóa đơn lập sai. Sau đó kế toán lập lại hóa đơn khác cho khách hàng như bình thường.
2. Viết sai hóa đơn, đã xé giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế
Trường hợp kế toán ghi sai hóa đơn và đã giao cho khách nhưng chưa kê khai thuế thì cần xử lý phức tạp hơn một chút. Sau khi thu hồi lại hóa đơn lập sai, hai bên doanh nghiệp và khách hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai theo mẫu biên bản quy định. Hóa đơn được thu hồi đươc gạch chéo và lưu trữ lại số hóa đơn để giải trình lên cấp trên và cục Thuế nếu được yêu cầu. Lưu trữ lại biên bản và hóa đơn ghi sai.
Kế toán lập lại hóa đơn mới cho khách hàng. Ngày, tháng trên hóa đơn mới ghi là ngày lập biên bản hóa đơn. Hóa đơn được kê khai thuế bình thường, hóa đơn lập sai không cần kê khai thuế.
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP
Số 012/BBTHHĐ
Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/20140 của chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP
Hôm nay, ngày ……………………, đại diện hai bên gồm có:
BÊN A …………………………………………………………………………………….
Địa chỉ : …………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………… MST: ………..………..………….………………
Do Ông (Bà) : …….NGuyễn Văn A…… Chức vụ :…………………..……
BÊN B : ………………………………………………………………………………..
Địa chỉ : ………………………………………………………………………………..
Điện thoại : ………………………… MST: ……………………………
Do:…………….Nguyễn Văn B….………….Chức vụ : ………..Giám đốc..………………………..
Hai bên công ty thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn ……….. đã lập, có ký hiệu: ……. số …… ngày ………. để xóa bỏ theo quy định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số ………., ký hiệu: …….. số …….. ngày …………………
Lý do thu hồi : …………………………………………………………………………
Chúng tôi xin cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 1 bản
|
ĐẠI DIỆN BÊN A |
ĐẠI DIỆN BÊN B |
3. Viết sai hóa đơn, đã giao cho khách hàng và kê khai thuế
Trường hợp chỉ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế ghi đúng
Cách xử lí: Đối với trường hợp này căn cứ điểm b, khoản 7, điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC quy định “hóa đơn có sai xót địa chỉ, tên công ty nhưng mã số thuế ghi đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn”
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Số:……/BBĐCHĐ
– Căn cứ điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày ……………….., đại diện hai bên gồm có:
BÊN A : ………………………………………………….……………
Địa chỉ : ……………………………………………………………………
Điện thoại : ……………..MST: ……………
Do Ông (Bà) : ……NGuyễn Văn A…………… Chức vụ : …Giám đốc…………………….
BÊN B : ……………………………………..…………..
Địa chỉ : ……………………………………………………
Điện thoại : …………. ………..MST: …………………
Do:………………Nguyễn Văn B…………………Chức vụ : ……Giám đốc…………………………
Hai bên xin thống nhất thoả thuận điều chỉnh hoá đơn GTGT ký hiệu: ……, mẫu số: …, số…., ngày … tháng .. .. năm ..… như sau:
Nội dung ghi sai: Viết sai tên công ty……………………………………………
Nội Dung điều chỉnh ghi đúng: Sửa tên công ty là ………………………..
Biên bản được lập thành 02 mỗi bên giữ 1 bản
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Trường hợp viết sai mã số thuế
Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng. Cách lập hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp này:
- Ghi rõ điều chỉnh từ mã số thuế nào sang mã số thuế nào ở phần hàng hóa dịch vụ.
- Gạch chéo phần số lượng, giá, thành tiền, cộng tiền hàng tiền thuế.
- Khi kê khai thì chi tiêu tiền hàng và tiền thuế ghi bằng 0.
Trường hợp viết sai tiền hàng, tiền thuế
Theo điều 20 của thông tư 39/2014/TT-BTC đối với trường hợp này các bạn vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh. Cách lập hóa đơn trong trường hợp này:
- Trong hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm
- Ở phần tên hàng hóa dịch vụ ghĩ rõ điều chỉnh tăng giảm số lượng, đơn giá, thành tiền, hoặc thuế suất và của hóa đơn nào xuất ngày bao nhiêu
- Phần số lượng ghi rõ số lượng tăng giảm
- Phần giá ghi rõ tăng giảm giá bán
- Phần thành tiền ghi rõ thành tiền tăng giảm
- Khi kê khai thuế thì sẽ kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kì xuất hóa đó. Bên bán kê vào phụ lục 01-1/GTGT. Phần tiền hàng tiền thuế ghi âm với trường hợp điều chỉnh giảm, và ghi dương với trường hợp điều chỉnh tăng. Bên mua kê vào PL01-2/GTGT
Trong các trường hợp ghi sai hóa đơn GTGT, bạn đừng quá lo lắng, hãy bình tĩnh và xử lý thật chuyên nghiệp, đúng quy định. Bài viết chưa thể tổng hợp hết mọi trường hợp có thể xảy ra trong thực tế. Trong những trường hợp thực tế, bạn nên tìm hiểu rõ quy định hoặc tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, cấp trên để có cách xử lý đúng nhất.
