Định khoản kế toán là gì? Nguyên tắc khi định khoản kế toán?

13/11/2020

2048

Mục lục Hiển thị

Những bạn mới làm kế toán thường bối rối khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Trong sách vở – lý thuyết, học viên thường chỉ học một số nghiệp vụ mẫu, còn khi làm việc thực tế, tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp – sẽ phát sinh hàng ngàn nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Khi đó, kế toán viên cần phải nắm được phương pháp định khoản kế toán nhanh và chính xác. Vậy Định khoản kế toán là gì? Nguyên tắc khi định khoản kế toán? Mời bạn đọc bài viết sau để tìm hiểu nhé.

1. Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán (hay còn gọi là hạch toán kế toán) là việc xác định và ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có tương ứng loại tài khoản kế toán đó.

Có 2 loại định khoản

Định khoản kế toán đơn giản: Chỉ liên quan đến 2 tài khoản
Định khoản kế toán phức tạp: Liên quan đến 3 tài khoản trở lên

2. Nguyên tắc định khoản kế toán

Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi ít nhất vào 2 tài khoản kế toán liên quan. Ghi Nợ tài khoản này thì phải ghi Có tài khoản kia và ngược lại. Số tiền ghi bên Nợ và bên Có của một định khoản phải bằng nhau
Đối tượng kế toán biến động tăng ghi 1 bên, biến động giảm ghi 1 bên.
Tài khoản kế toán Nợ ghi trước, bên Có ghi sau
Dòng ghi Có phải so le với dòng ghi Nợ
Tổng giá trị bên Nợ sẽ bằng với tổng giá trị bên Có
Tài khoản kế toán có biến động tăng bên nào thì số dư được ghi tương ứng với bên đó.
Với những loại tài khoản lưỡng tính như: 131, 136, 1388, 331, 333, 336 thì số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có.
Những tài khoản kế toán loại: 5, 6, 7, 8, 9 thường không có số dư

3. Kết cấu tài khoản kế toán

Tài khoản đầu 1 và đầu 2: Là đầu tài khoản tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
Tài khoản đầu 3 và đầu 4: Đầu tài khoản nguồn vốn: Phản ánh công nợ phải trả và nguồn vốn hình thành nên tài sản cho doanh nghiệp.
Tài khoản đầu 5 và đầu 7: Tài khoản doanh thu và thu nhập khác: Đây là 2 đầu tài khoản phản ánh nguồn thu của doanh nghiệp
Tài khoản đầu 6 và đầu 8: Tài khoản chi phí và chi phí khác: Đầu tài khoản này phản ánh chi phí hay đầu ra của doanh nghiệp
Tài khoản đầu 9: Xác định kết quả kinh doanh: Cuối kỳ kế toán viên sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển doanh thu và chi phí sang kết quả hoạt động kinh doanh. Cho biết kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp trong kỳ.

4. Các bước định khoản kế toán

Xác định nghiệp vụ phát sinh ảnh hưởng đến các tài khoản kế toán nào
Xác định biến động tăng giảm của từng tài khoản kế toán (Lưu ý tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có của các tài khoản đầu 1 đến đầu 9)
Xác định quy mô biến động của từng tài khoản (Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có)

5. Ví dụ

Ví dụ 1: Định khoản kế toán đơn giản

Chuyển khoản thanh toán tiền hàng cho khách hàng 40.000.000 đồng.

1. Xác định đối tượng kế toán

Tiền gửi ngân hàng: TK 112
Phải trả cho người bán: TK 331

2. Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có

Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC

TK 112 giảm => Ghi Có

TK 331 giảm => Ghi Nợ

3. Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có

Ghi Nợ tài khoản 331 số tiền 40.000.000 đồng

Ghi Có tài khoản 112 số tiền 40.000.000 đồng

=> Chúng ta có định khoản:

Nợ TK 331: 40.000.000

Có TK 112: 40.000.000

Ví dụ 2: Định khoản kế toán phức tạp

Bán hàng cho Công ty XYZ chưa thu tiền với tổng giá bán chưa thuế là 50.000.000, thuế GTGT 10%.

1. Xác định đối tượng kế toán

Hàng hóa: TK 156
Thuế GTGT đầu ra: TK 3331
Phải thu của khách hàng: TK 131

2. Xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có

Chế độ kế toán đơn vị sử dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC

TK 156 giảm => Ghi Có

TK 3331 tăng => Ghi Có

TK 131 tăng => Ghi Nợ

3. Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có

Ghi Có tài khoản 156 số tiền 50.000.000 đồng

Ghi Có tài khoản 3331 số tiền 5.000.000 đồng

Ghi Nợ tài khoản 131 số tiền 55.000.000 đồng

=> Chúng ta có định khoản:

Nợ TK 131: 55.000.000

Có TK 156: 50.000.000

Có TK 3331: 5.000.000

Như vậy, bài viết trên đã cùng các bạn tìm hiểu định khoản kế toán là gì và những nguyên tắc khi định khoản kế toán. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công!