1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là loại văn bản dùng để theo dõi ngày công thực tế mà nhân viên đã làm việc/ nghỉ việc/ nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng. Bảng chấm công được sử dụng để làm căn cứ tính trả lương cho nhân viên, người lao động được đầy đủ và chính xác nhất.
Mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm đều phải lập bảng chấm công hàng tháng. Sau đó chuyển lưu tại phòng kế toán, sử dụng cùng các loại giấy tờ liên quan khác áp dụng tính lương trả cho nhân viên. Bảng chấm công thường được làm trên máy tính bằng file Excel.
2. Tại sao doanh nghiệp phải có bảng chấm công?
Bên cạnh ứng dụng làm căn cứ tính lương hàng tháng cho người lao động đảm bảo sự công bằng và minh bạch, đầy đủ và chính xác nhất thì bảng chấm công còn giúp công ty có sự tổng hợp để đánh giá tần suất đi làm của nhân viên. Xét xem nhân viên nào chăm chỉ nhất và làm căn cứ khen thưởng nhân viên xuất sắc cuối năm.
3. Các phương pháp chấm công phổ biến
Tùy theo quy định của công ty, tính chất công việc mà nhân viên đang đảm nhận sẽ áp dụng phương pháp chấm công tương ứng phù hợp:
- Chấm công theo ngày: Mỗi nhân viên – người lao động làm việc tại doanh nghiệp sẽ thực hiện chấm công mỗi trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày – người phụ trách chấm công sau đó sẽ dùng 1 ký hiệu (đã được quy ước) để chấm công ngày đó tương ứng cho nhân viên.
- Chấm công theo giờ: Trường hợp người lao động làm việc theo giờ thì áp dụng chấm công theo giờ – làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo ký hiệu quy định rồi ghi số giờ công thực bên cạnh ký hiệu tương ứng
- Chấm công nghỉ bù: Tức là người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm – khi đó, họ được chấm nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.
4. Cách điền vào bảng chấm công
Tương ứng với mỗi cột trong mẫu bảng chấm công, người phụ trách chấm công thực hiện điền như sau:
- Cột TT: ghi số thứ tự của từng nhân viên
- Cột Mã NV: ghi rõ mã số của từng nhân viên
- Cột Họ tên: ghi đầy đủ họ, tên từng nhân viên
- Cột Vị trí: ghi rõ vị trí làm việc của nhân viên đó
- Cột 1-31: ghi các ngày trong tháng chấm công, từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng đó
- Cột Tổng cộng: ghi tổng số công thực của từng nhân viên trong tháng
Tương ứng với mỗi ô và thực tế ngày công của nhân viên thì người phụ trách chấm công sẽ dùng 1 ký hiệu quy định để hiển thị công:
- Đi làm đủ ca ghi “1” – nghỉ ốm ghi “Ô” – nghỉ thai sản ghi “TS” – nghỉ lễ ghi “NL”…
- Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian khác nhau. Thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc làm nhiều thời gian nhất.
- Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian bằng nhau. Thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc thực hiện trước
Hàng ngày, người được phân công phụ trách chấm công sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng nhân viên. Ghi vào ngày tương ứng trong các cột theo đúng ký hiệu quy định.
Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận tiến hành ký vào bảng chấm công. Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán (kèm các loại giấy tờ liên quan) kiểm tra, đối chiếu để quy ra công tính lương cho người lao động.
Mời bạn đọc tải về mẫu bảng chấm công theo tháng TẠI ĐÂY.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2021 hỗ trợ doanh nghiệp tự động lập tờ khai khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, giúp kế toán tiết kiệm thời gian, không mất nhiều công sức tổng hợp thủ công ở ngoài excel như trước đây.
Anh chị tìm hiểu thêm về nghiệp vụ quyết toán thuế TNCN trên phần mềm kế toán MISA SME.NET tại link dưới đây ạ:
Xem thêm
- Mời bạn đọc tải về mẫu bảng kê mua lại cổ phiếu mới nhất
- Tải về mẫu hồ sơ xin việc (CV) cho kế toán chưa có kinh nghiệm
- Tải về (file Word) mẫu biên bản báo mất hóa đơn GTGT liên 2
- Tải về mẫu Công văn đăng ký chế độ kế toán doanh nghiệp
- Mời bạn đọc tải về mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự đặt in
- Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
