Các doanh nghiệp kinh doanh thường sử dụng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; cho, biếu, tặng khách hàng và người lao động; trả thay lương cho người lao động; trao đổi với doanh nghiệp khác. Vậy nên việc nắm rõ quy trình xuất hóa đơn và hạch toán hàng khuyến mại là vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp.
I. Những quy định liên quan đến hàng khuyến mại
1. Quy định về lập hóa đơn
Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về lập hóa đơn như sau:
“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”
2. Quy định về doanh thu tính thuế GTGT
Điều 7 Thông tư số 219/2012/TT-BTC quy định về giá tính thuế GTGT (doanh thu tính thuế GTGT) như sau:
“Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.”
VD: Đơn vị A sản xuất quạt điện, dùng 50 sản phẩm quạt để trao đổi với cơ sở B lấy sắt thép, giá bán (chưa có thuế) là 400.000 đồng/chiếc. Giá tính thuế GTGT là 50 x 400.000 đồng = 20.000.000 đồng.
“Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho.”
3. Quy định về doanh thu tính thuế TNDN
Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC) quy định doanh thu tính thuế TNDN như sau:
“Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi (không bao gồm hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp) được xác định theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm trao đổi.”
II. Hướng dẫn đối với hàng hóa đầu vào
1. Đối với hàng hóa do doanh nghiệp mua vào
Hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn chứng từ hợp lệ (kể cả hàng hóa, dịch vụ mua ngoài hoặc hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp tự sản xuất) sử dụng để cho, biếu, tặng, tặng kèm hàng bán, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức. Sử dụng làm hàng mẫu, trả thay lương thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu việc sử dụng này là phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT).
- Nếu đầu vào là hàng hóa: N156, N133 / C331, 111, 112
- Nếu đầu vào là dịch vụ: N641, 642, 334, N133 / C331, 111, 112
2. Đối với phiếu quà tặng doanh nghiệp mua để tặng khách hàng
Trường hợp doanh nghiệp mua phiếu quà tặng hay còn gọi là voucher (ví dụ của các siêu thị) để tặng khách hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì khi mua chỉ cần chứng từ thanh toán (như ủy nhiệm chi, phiếu chi của doanh nghiệp, phiếu thu của siêu thị). Khi tặng phiếu quà tặng cho khách hàng doanh nghiệp không phải lập hóa đơn.
3. Đối với hàng hóa do doanh nghiệp được biếu, tặng
Hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp nhận được do được biếu, tặng từ các nhà cung cấp, nhà cung cấp có xuất hóa đơn hàng biếu, tặng và có tính thuế GTGT theo đúng quy định nhưng không thu tiền thì hóa đơn nhận hàng biếu, tặng này không được khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Vì doanh nghiệp nhận hàng biếu tặng không phải thanh toán tiền cho nhà cung cấp (không có chứng từ thanh toán). Nhưng khi doanh nghiệp mang biếu, tặng lại cho khách hàng của mình không thu tiền thì vẫn phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT theo quy định.
III. Hướng dẫn đối với hàng hóa đầu ra
Từ những quy định nêu trên, ta thấy doanh nghiệp đều phải lập hóa đơn khi sử dụng thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, tặng kèm hàng bán, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức; sử dụng làm hàng mẫu, trả thay lương cho người lao động.
Ghi chú:
(*) Khi lập hóa đơn phải chú ý lập đúng quy định: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân nhận hàng hóa, dịch vụ.
(**) Vô điều kiện:
Xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu (cho khách hàng dùng thử) không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như khách hàng phải mua sản phẩm, hàng hóa.
(***) Có điều kiện:
Xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm …) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu tương ứng cho cả hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
Giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán, sản phẩm tặng miễn phí cho khách hàng về hình thức được gọi là khuyến mại nhưng về bản chất là bán vì khách hàng sẽ không được hưởng nếu không mua sản phẩm).
Trường hợp bán sản phẩm, hàng hóa kèm theo sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế (phòng ngừa trong những trường hợp sản phẩm, hàng hóa bị hỏng hóc) thì phải phân bổ doanh thu cho sản phẩm, hàng hóa được bán và sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng giao cho khách hàng để thay thế phòng ngừa hỏng hóc. Giá trị của sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, phụ tùng thay thế được ghi nhận vào giá vốn hàng bán.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp cho các doanh nghiệp nắm được cách xuất hóa đơn và hạch toán hàng khuyến mại một cách hiệu quả mỗi khi tổ chức khuyến mại cho khách hàng.
Xem thêm
Những nguyên tắc mà kế toán thuế cần lưu ý khi thanh tra thuế
Những nơi cung cấp Kiến thức kế toán không thể bỏ qua cho người mới
Kế toán quản trị nắm giữ vai trò như thế nào trong doanh nghiệp hiện nay?
Những công việc kế toán cần phải làm trong một doanh nghiệp
Con đường để trở thành một kế toán trưởng chuyên nghiệp
