Doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động cũng sẽ thực hiện các hợp đồng vay vốn đối với ngân hàng và các tổ chức, cá nhân bên ngoài để có nguồn tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Các hợp đồng vay, chứng từ giao dịch sẽ đều do phòng kế toán của doanh nghiệp quản lý. Các chứng từ này sẽ làm căn cứ để công ty thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị ghi sổ kế toán. Ketoan.vn sẽ giới thiệu đến bạn những sai sót cần tránh khi kế toán các khoản vay mà kế toán nên biết.
1. Về chứng từ
- Hợp đồng vay cá nhân cần phải ghi rõ số chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người vay.
- Hợp đồng vay phải do giám đốc ký, nếu không phải có ủy quyền
- Các khoản vay hợp đồng hết hạn, nếu có nhu cầu vay thêm thì cần phải gia hạn hợp đồng.
- Nếu công ty thực hiện vay với nhiều cán bộ công nhân viên, cần phải ký hợp đồng vay với từng người riêng biệt. Không được thực hiện ký trên cùng một hợp đồng vay.
- Một số đơn vị cấp dưới vay vốn của đơn vị cấp trên, số chi phí lãi vay được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh theo thông báo của cấp trên, tuy nhiên, cơ sở để ghi nhận số chi phí lãi vay này cần có Thông báo của tập đoàn và các chứng từ kèm theo như: hợp đồng vay lại, cơ sở tính lãi…
2. Về vấn đề theo dõi chi tiết
- Phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi các khoản vay có gốc ngoại tệ theo nguyên tệ.
- Đối với các khoản vay theo từng dự án, từng công trình, phải tổng hợp và theo dõi được được đối tượng cho vay, khế ước, hợp đồng vay để giảm thiểu sau sót và thủ tục khi đối chiếu số liệu với bên cho vay.
- Khi Thông báo hạch toán và gửi cho các đơn vị trực thuộc ghi sổ kế toán, Phòng kế toán nên gửi các bản sao chứng từ gốc cũng như bảng tính lại của Ngân hàng, sổ phụ ngân hàng về số giải ngân khoản vay, chứng từ thanh toán nợ gốc để làm cơ sở đầy đủ cho việc ghi sổ.
- Kế toán ở các đơn vị trực thuộc nên được biết thông tin đầy đủ về các khoản vốn vay mà mình đang sử dụng để ghi sổ kế toán. Việc làm này để có thể giúp đơn vị trực thuộc có thể chủ động kiểm tra, rà soát lại số liệu đã hạch toán, đặc biệt là trong trường hợp số lượng vay lớn, công trình nhiều, việc ghi sổ được thực hiện ở nhiều đầu mỗi khác nhau.
- Nên chú ý các lỗi sau sau để tránh sự nhầm lẫn không được phát hiện kịp thời như:
– Lãi vay của các công trình đã hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng nhưng vẫn được hạch toán vào giá trị công trình
– Lãi vay công trình hoàn thành nhưng vẫn được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
3. Về hạch toán chưa đúng quy định
- Thời điểm cuối năm phải đánh giá số dư công nợ ngoại tệ.
- Phải đánh giá, phân loại khoản vay theo thời hạn thanh toán tại thời điểm cuối năm. Để hạch toán một khoản vay cần có chứng từ làm cơ sở ghi nhận và phải hạch toán đầy đủ các khoản lãi tiền vay vào chi phí trong kỳ.
- Chú ý đến khoản đi vay trên TK 338.
- Chú ý khoản vốn vay thuộc nguồn huy động tiền lương chưa thanh toán cho cán bộ công nhân viên.
- Các khoản lãi vay cần được xem xét việc ghi nhận đúng kỳ, tránh việc một số khoản chi phí lãi vay của năm nay lại đươc ghi nhận vào chi phí trong kỳ của năm sau, và một số khoản chi phí lãi vay của năm nay do chưa có thông báo của bên cho vay.
- Để hạn chế rủi ro, sai sót và đảm bảo công việc kế toán đạt kết quả cao hơn, tiết kiệm thời gian cho kế toán, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị. Đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho người làm kế toán trong các công việc kế toán thường ngày tại doanh nghiệp.
Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về những sai sót mà bạn cần lưu ý khi thực hiện công tác kế toán các khoản vay trong doanh nghiệp của mình.
Xem thêm các bài viết:
>> Các công việc cụ thể của kế toán công nợ là gì?
>> 5 sai sót cần tránh khi làm kế toán công nợ
