Bài viết dưới đây sẽ nêu ra các nguyên tắc kế toán và hướng dẫn các bạn định khoản các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến tài khoản 131 – Các khoản nợ phải thu theo hướng dẫn của Thông tư 132/2018/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
1. Nguyên tắc kế toán
Các khoản nợ phải thu bao gồm phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ và các khoản phải thu khác. Doanh nghiệp mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi các khoản phải thu nêu trên đảm bảo tính minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
1.1. Đối với phải thu của khách hàng
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ.
c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ (nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được), để có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
1.2. Đối với thuế GTGT được khấu trừ
a) Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp. Tài khoản này chỉ sử dụng tại doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
b) Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ theo nguyên tắc:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì giá trị hàng tồn kho, tài sản cố định, dịch vụ mua về là giá mua chưa có thuế GTGT; Phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phản ánh vào tài khoản này.
- Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải ghi nhận vào giá trị tài sản hoặc các khoản chi phí có liên quan tuỳ theo từng trường hợp cụ thể.
c) Trường hợp không thể hạch toán riêng được số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ thì toàn bộ số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ được hạch toán vào TK 1313. Cuối kỳ, kế toán phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT để hạch toán cho phù hợp.
d) Việc xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai, quyết toán, nộp thuế phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.
1.3. Đối với các khoản nợ phải thu khác
Các khoản nợ phải thu khác của doanh nghiệp bao gồm các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp ngoài khoản nợ phải thu của khách hàng và thuế GTGT được khấu trừ, như: phải thu về tạm ứng cho người lao động; tài sản thiếu chờ xử lý; Các khoản nợ phải thu về ký cược, ký quỹ tại đơn vị khác,…. Các khoản nợ phải thu được theo dõi chi tiết theo số tiền phải thu, kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 131 – Các khoản nợ phải thu
Bên Nợ:
- Các khoản nợ phải thu tăng trong kỳ do bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng chưa thu tiền;
- Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ;
- Các khoản tạm ứng cho người lao động; giá trị tài sản thiếu chờ xử lý; các khoản tiền đem đi ký cược, ký quỹ tại đơn vị khác,…;
Bên Có:
- Các khoản nợ phải thu giảm trong kỳ do thu được các khoản nợ phải thu của khách hàng;
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, đã được hoàn lại (nếu có);
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hoặc ghi giảm số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ;
- Thanh toán tạm ứng với người lao động, xử lý tài sản thiếu, thu hồi các khoản ký quỹ, ký cược tại đơn vị khác,…;
Số dư bên Nợ:
Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ; Các khoản nợ còn phải thu của khách hàng, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả, phải thu khác hiện còn cuối kỳ.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu của từng đối tượng cụ thể.
Tài khoản 131 – Các khoản nợ phải thu, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1311 – Phải thu của khách hàng: Phản ánh số tiền phải thu của khách hàng từ việc bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ;
- Tài khoản 1313 – Thuế GTGT được khấu trừ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp;
- Tài khoản 1318 – Các khoản nợ phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu về tạm ứng cho người lao động; tài sản thiếu chờ xử lý…
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng
a) Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, ghi:
Nợ TK 131- Các khoản nợ phải thu (1311)
Có TK 9111- Doanh thu và thu nhập (91111)
Có TK 33131 – Thuế GTGT phải nộp (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
b) Khi thu được các khoản nợ phải thu của khách hàng, phải thu khác, các khoản ký quỹ, ký cược bằng tiền,… ghi:
Nợ TK 111 – Tiền
Có Tài khoản 131- Các khoản nợ phải thu (1311).
3.2. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
– Khi mua hàng tồn kho, TSCĐ, dịch vụ…, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ghi:
Nợ các TK 152, 211, 9112 (không bao gồm thuế GTGT đầu vào)
Nợ TK 1313 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 3318
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị tài sản mua về, các khoản chi phí phát sinh bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
– Cuối kỳ, xác định và kết chuyển số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với số thuế GTGT đầu ra để xác định số thuế GTGT phải nộp trong kỳ, ghi:
Nợ TK 33131 – Thuế GTGT phải nộp
Có TK 1313 – Thuế GTGT được khấu trừ.
– Trường hợp tại thời điểm giao dịch phát sinh chưa xác định được thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ có được khấu trừ hay không, kế toán phản ánh toàn bộ số thuế GTGT đầu vào vào bên Nợ TK 1313. Định kỳ, kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ để phản ánh vào chi phí, ghi:
Nợ TK 9112 – Các khoản chi phí
Có TK 1313 – Thuế GTGT được khấu trừ.
– Trường hợp doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT đầu vào, căn cứ vào quyết định hoàn thuế của cơ quan có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 111- Tiền
Có TK 1313 – Thuế GTGT được khấu trừ.
3.3. Kế toán các khoản nợ phải thu khác
a) Kế toán các khoản tạm ứng:
– Khi tạm ứng tiền, vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ Tài khoản 131 – Các khoản nợ phải thu (1318)
Có các TK 111, 152,…
– Khi quyết toán khoản tạm ứng, căn cứ vào các chứng từ do người nhận tạm ứng cung cấp, ghi:
Nợ các TK 152, 9112, …
Nợ TK 1313 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 111 – Tiền,….(nếu tạm ứng thừa phải nộp lại)
Có TK 131 – Các khoản nợ phải thu (1318).
Có TK 111 – Tiền … (nếu phải chi trả thêm)
b) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu khi kiểm kê:
– Phản ánh giá trị tài sản bị thiếu, ghi:
Nợ Tài khoản 131 – Các khoản nợ phải thu (1318)
Có các TK 111, 152,…
– Khi có quyết định xử lý đối với tài sản thiếu, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 3311 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 9112 – Các khoản chi phí (số tính vào chi phí)
Có TK 131 – Các khoản nợ phải thu (1318).
3.4. Khi phát sinh tổn thất khoản nợ phải thu do không thu hồi được, ghi:
Nợ TK 9112 – Các khoản chi phí
Có TK 131 – Các khoản nợ phải thu (1311, 1318).
Xem thêm
Phương pháp kế toán tài khoản 111 – Tiền theo hướng dẫn của Thông tư 132
Hướng dẫn hạch toán tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp theo Thông tư 200
Hạch toán tài khoản 414 – Quỹ đầu tư phát triển theo hướng dẫn của Thông tư 200
Hạch toán tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu theo hướng dẫn của Thông tư 200
Cách dùng hàm SUMIFS để lập bảng tổng hợp tài khoản ngân hàng trong Excel
