Công việc kế toán không hề đơn giản, liên quan đến nhiều hóa đơn, chứng từ phức tạp. Vì vậy, những sai sót, tình huống phát sinh mà không báo trước trong quá trình kế toán cũng không ít. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra cách xử lý khi mất hóa đơn liên 2 đã giao khách hàng. Kế toán viên cần lưu ý để xử lý kịp thời nếu gặp phải tình huống này.
1. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn
Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP ngày 27/05/2016, sửa đổi, bổ sung Khoản 1, Điều 39 Nghị định số 109/2013/NĐ về hành vi sử dụng hóa đơn như sau:
+ Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
+ Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
2. Cách xử lý khi mất hóa đơn liên 2 đã giao khách hàng
Xử lý theo quy định:
Bước 1: Lập biên bản mất hóa đơn liên 2, chú ý trong biên bản phải ghi rõ lý do làm mất, có chữ ký của cả hai bên mua và bên bán.
Bước 2: Làm báo cáo BC21/AC gửi lên Cơ quan thuế quản lý khu vực của doanh nghiệp mình đang công tác. Sau khi có quyết định kế toán phải nộp tiền phạt vào ngân sách nhà nước trong vòng 10 ngày. Nếu không nộp đúng hạn, đúng số tiền sẽ bị phạt thêm tiền chậm nộp tiền phạt.
Xử lý theo kế toán:
Hãy đặt mình vào vị trí ông chủ của bạn, khi được báo cáo phải nộp phạt 4 đến 8 triệu đồng làm mất hóa đơn do nhân viên mà không phải lỗi của mình, bạn sẽ thấy thế nào? Nộp phạt theo quy định là tất nhiên. Ngoài ra ông chủ sẽ yêu cầu kế toán xử lý sai sót này và rất có thể tiền phạt còn bị trừ vào tiền lương của kế toán làm sai. Vậy có cách xử lý đặc biệt nào mà nhân viên không phải bị trừ tiền lương mà doanh nghiệp cũng không phải nộp phạt?
Lập báo cáo BC21/AC
Nhiều người vẫn băn khoăn nếu như lập BC21/AC có được lợi gì không, được gì và mất gì? Nếu được ít hơn mất thì có nên làm không? Vấn đề này liên quan đến vấn đề kinh tế, nhưng chắc chắn rằng Cơ quan thuế sẽ không biết chúng ta đã làm mất hóa đơn khi nào, nội dung có những gì?
Ví dụ: 23/8/2019 doanh nghiệp A bán cho công ty B một cái tủ lạnh 5 triệu (chưa tính thuế VAT) đã giao hàng và giao hóa đơn liên 2. Bên B làm mất hóa đơn liên 2 đã nhận của bên A.
TH1: Được không bằng mất (nộp phạt và mất chi phí tính vào chi phí hợp lý)
+ Được: 500.000 ( thuế VAT) + 20% * 5.000.000 ( thuế TNDN) = 1.500.000
+ Mất: 4 đến 8 triệu đồng.
Vậy kế toán nên làm BC21/AC và nộp phạt, cuối kỳ không kê khai thuế VAT và thuế thu nhập doanh nghiệp ( coi như không có hóa đơn).
TH2: Được nhiều hơn mất (Mất tiền phạt nhưng bảo vệ được chi phí hợp lý)
Giả sử công ty B không phải mua tủ lạnh 5 triệu mà là 50 triệu thì kế toán có nên làm BC21/AC.
Nếu không làm:
+ Được: 10% * 50.000.000 + 20% * 50.000.000 = 15.000.000
+ Mất: 4 đến 8 triệu
Vậy hiển nhiên doanh nghiệp sẽ không làm BC21/AC mà vẫn bảo vệ được từ 7-10 triệu cho công ty.
Cách vừa bảo vệ được chi phí, vừa không phải lập BC21/AC
Bước 1: Nhờ bên bán xử lý hóa đơn đã giao thành hóa đơn viết sai – xóa bỏ.
Mất hóa đơn viết sai – hóa đơn bị xóa bỏ vẫn phải làm báo cáo nhưng chỉ bị phạt cảnh cáo( Theo quy định tại điểm a khoản 4 điều 11 Thông tư số 10/2014/TT và Công văn số 338/TCT-CS ngày 29/7/2016 của Tổng cục Thuế về xử phạt vi phạm hành chính đối với hóa đơn).
Điều kiện:
+ Bên bán phải đảm bảo cam kết giữa hai bên
+ Hóa đơn bị mất chưa kê khai với cơ quan thuế
Bước 2: Viết một lỗi sai trên hóa đơn trên các liên còn lại của hóa đơn và gạch chéo (lưu ý lỗi sai phải hợp lý).
Bước 3: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai liên 2 đã mất và xuất một hóa đơn mới thay thế cho bên mua.
Bước 4: Bên bán làm BC21/AC gửi lên cơ quan thuế ( bên bán sẽ không bị phạt do là hóa đơn viết sai thu hồi lại).
Hy vọng thông tin trên sẽ giúp ích cho công việc kế toán của bạn khi gặp trường hợp mất hóa đơn liên 2 đã giao khách hàng.
Xem thêm:
Xử lý nhanh 3 lỗi sai thường mắc phải trên hóa đơn GTGT
Xử lý thế nào khi hết thử việc mà công ty không ký hợp đồng?
Các trường hợp vi phạm báo cáo tài chính sẽ bị xử phạt như thế nào?
