Dù là một ngành kinh tế đặc biệt, các công ty dược phẩm cũng cần có những kế toán viên để xử lý các vấn đề về kinh tế tài chính. Vậy công việc kế toán công ty dược phẩm cần làm là gì?
Nhiệm vụ của kế toán công ty dược phẩm
Kế toán công ty dược phẩm cũng đều phải thực hiện các công việc kế toán chung giống với kế toán tại các doanh nghiệp khác, nhằm đảm bảo quản lý hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp được vận hành hiệu quả. Đó là một số công việc như:
- Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản với nguồn vốn của công ty.
- Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhà nước
- Tổ chức công tác phân tích tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý
- Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật
- Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được ban hành.
Hạch toán một số nghiệp vụ tại doanh nghiệp kinh doanh dược phẩm
1. Khi mua thuốc
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 156 – Hàng hóa (1561) (chi tiết hàng hóa mua vào và hàng hóa sử dụng như hàng thay thế đề phòng hư hỏng)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì trị giá hàng hóa mua vào bao gồm cả thuế GTGT.
2. Khi nhập khẩu thuốc
- Khi nhập khẩu thuốc, cần ghi:
Nợ TK 156 – Tiền thuốc
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
Có TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
- Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).
- Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của thuốc để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng còn tồn kho, số đã xuất bán trong kỳ:
Nợ các TK 111, 112, 331,…
Có TK 156 – Hàng hóa (nếu hàng còn tồn kho)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu đã tiêu thụ trong kỳ)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
- Giá trị của hàng hóa mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, ghi
Nợ các TK 111, 112,…
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 156 – Hàng hóa (1561)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
- Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá, ghi
Nợ TK 156 – Hàng hóa (1562)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
- Trị giá hàng hóa xuất bán được xác định là tiêu thụ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa (1561).
- Đồng thời kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
+ Nếu tách ngay được các loại thuế gián thu tại thời điểm ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
+ Nếu không tách ngay được thuế, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế. Định kỳ kế toán công ty dược phẩm phải xác định số thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ(tổng giá thanh toán)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Khi xuất thuốc tiêu dùng nội bộ, ghi:
Nợ các TK 641, 642, 241, 211
Có TK 156 – Hàng hóa.
- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo (theo pháp luật về thương mại), khi xuất hàng hóa cho mục đích khuyến mại, quảng cáo:
+ Trường hợp xuất hàng hóa để biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa…., kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa vào chi phí bán hàng (chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo), ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 156 – Hàng hóa (giá vốn).
+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
+ Khi xuất hàng hóa khuyến mại, kế toán ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá thành sản xuất)
Có TK 156 – Hàng hóa.
+ Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm, hàng hóa được bán và hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131…
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
- Nếu hàng hóa biếu tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán phải ghi nhận doanh thu, giá vốn như giao dịch bán hàng thông thường, ghi:
+ Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị hàng hóa dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa.
+ Ghi nhận doanh thu của hàng hóa được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
- Trường hợp doanh nghiệp là nhà phân phối hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối
+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên bản thuyết minh báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua.
+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
– Kế toán trả lương cho người lao động bằng thuốc
+ Kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân.
+ Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị hàng hoá dùng để trả lương cho công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa
- Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là bán trong kỳ, ghi
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa (1562).
3. Tình hình luân chuyển chứng từ
1. Hàng hoá nhập kho
- Hàng mua nội địa: Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng thuế GTGT làm phiếu nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào. Sau đó trả hợp đồng thuế GTGT cho kế toán thanh toán với người bán. Kho dược nhập vào thẻ kho và trả phiếu nhập kho cho kế toán kho hàng.
- Hàng nhập khẩu: Phòng nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn, tờ khai hàng hóa nhập khẩu và tính thuế GTGT hàng nhập (theo đúng tờ khai hàng hoá nhập khẩu). Giá nhập kho căn cứ vào tỷ giá tính thuế của hải quan. Phòng xuất nhập khẩu trả lại hoá đơn, tờ khai hàng hoá nhập khẩu ký xác nhận nhập kho, vào thẻ kho và trả lại phiếu dược sau khi ký xác nhận nhập kho, vào thẻ kho và trả lại phiếu nhập kho cho kế toán kho hàng trong thời gian quy định.
- Các trường hợp khác:
+ Người bán không có hoá đơn tài chính: Phải ghi rõ tên hàng hoá, số lượng đơn giá, thành tiền, phòng kế hoạch làm phiếu nhập kho theo giá thị trường (không có thuế GTGT đầu vào) và trả lại chứng từ cho kế toán thanh toán với khách hàng.
+ Mua hàng chưa có hoá đơn tài chính: Để luân chuyển chứng từ nhanh, kịp thời phòng kế hoạch phải cập nhật hoá đơn chứng từ. Trường hợp vì một lý do nào đó chưa có hoá đơn tài chính thì phải tạm nhập và tháng sau giải quyết tạm nhập đó.
+ Đối với hàng hoá của cửa hàng: (hạch toán phụ thuộc) sử dụng phiếu điều tra nội bộ, phòng kế hoạch căn cứ vào phiếu điều tra nội bộ để nhập kho, sau đó trả tiền cho phòng kế toán kho được ký xác nhận phiếu nhập kho vào thẻ kho và trả cho kế toán kho hàng.
- Đối với TSCĐ: Phải được sự đồng ý của ban giám đốc, trình tự luân chuyển chứng từ như trên.
- Hàng hoá xuất kho:
+ Mọi trường hợp xuất bán, khuyến mại, tiếp thị, biếu tặng đều phải viết hoá đơn tài chính.
+ Hàng xuất kho cho các cửa hàng sử dụng phiếu điều chuyển nội bộ.
+ Hàng bán thu bằng ngoại tệ: Phòng kế hoạch, xuất nhập khẩu và các cửa hàng phải ghi theo tỷ giá hạch toán để làm cơ sở cho việc xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp bằng VNĐ (tỷ giá hạch toán do phòng kế toán thông báo hàng tháng), sau đó thanh toán với khách hàng sẽ được căn cứ vào tỷ giá thực tế.
+ Kho được xuất phải lấy chữ ký của khách hàng và thu đủ 2 bên trả cho khách hàng.
>> Chức năng và công việc kế toán bán hàng
>> Công việc cụ thể của kế toán kho trong doanh nghiệp
