Công việc kế toán khá phức tạp, thường xuyên làm việc với đồng giấy tờ, sổ sách, số liệu. Vì vậy, kế toán viên cũng hay mắc sai sót về những con số, giấy tờ. May mắn, bạn đã kịp thời nhận ra lỗi sai đó nhưng vẫn khá lúng túng để giải quyết lỗi sai này. Khi đó, kế toán cần có phương pháp sửa sổ kế toán phù hợp từng trường hợp. Sửa chữa nhưng đảm bảo nguyên tắc không tẩy xóa, làm mờ, mất hoặc rõ ràng về số liệu.
Đã có những quy định về sửa chữa sổ kế toán. Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp ích cho công việc của bạn.
1. Phương pháp cải chính
Phương pháp cải chính này được dùng để đính chính những thông tin sai, nhầm lẫn bằng cách gạch một đường thẳng chéo lên trang giấy đã ghi sai nhưng đảm bảo vẫn nhìn rõ nội dung sai đó. Trên phần nội dung bị xóa bỏ con số và chữ phải ghi bằng mực thường, đồng thời phải có chữ ký của kế toán trưởng, người phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa sai đó.
Phương pháp cải chính này được áp dụng cho những trường hợp cụ thể sau:
– Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
– Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
2. Phương pháp ghi đỏ (phương pháp ghi số âm)
Phương pháp ghi đỏ sửa sai được thực hiện bằng cách: Ghi lại thông tin đính chính bằng bút đỏ, hoặc ghi trong dấu ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Sau đó, ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.
Phương pháp ghi đỏ được áp dụng cho những trường hợp cụ thể:
– Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính.
– Sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền mới phát hiện ra sai sót. Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
– Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
Ví dụ cụ thể:
+ Trường hợp ghi số tiền lớn hơn:
Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng hóa nhập kho bằng tiền mặt: 200.000đ
Kế toán ghi sai:
Nợ TK 1561: 210.000đ
Có TK 1111: 210.000đ
Bút toán sửa sai:
Nợ TK 1561: (10.000đ)
Có TK 1111: (10.000đ)
+ Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hai lần:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi:
Nợ TK 1561: 200.000đ
Có TK 1111: 200.000đ
Sau đó kế toán lại ghi trùng lần nữa:
Nợ TK 1561: 200.000đ
Có TK 1111: 200.000đ
Kế toán sửa sai bằng cách xóa đi một bút toán:
Nợ TK 1561: (200.000đ)
Có TK 1111: (200.000đ)
+ Trường hợp định khoản sai:
VD: Theo ví dụ trên nhưng kế toán đã ghi
Nợ TK 1561: 200.000đ
Có TK 1121: 200.000
Kế toán sửa như sau:
Nợ TK 1561: (200.000đ)
Có 1121: (200.000đ)
Và ghi lại bút toán đúng:
Nợ TK 1561: 200.000
Có TK 1111: 200.000đ
3. Phương pháp bổ sung
Phương pháp bổ sung được áp dụng trong trường hợp kế toán ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng ghi sai về số tiền trong sổ ít hơn số tiền ghi trên chứng từ hoặc bỏ sót, không cộng đủ số tiền đã ghi trên chứng từ.
Khi kế toán sử dụng phương pháp sửa sổ kế toán này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
Một số lưu ý khi sử dụng phương pháp sửa chữa:
– Phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ của năm đó.
– Nếu phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi lập báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
– Các trường hợp có sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo ” phương pháp ghi sổ âm” hoặc ” phương pháp ghi bổ sung “.
– Trường hợp đơn vị kế toán phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 ” Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của tài khoản có liên quan.
Bài viết chưa thể bao quát hết mọi trường hợp sai sót có thể xảy ra. Trong những tình huống cụ thể, kế toán cần linh hoạt, tìm hiểu và áp dụng đúng phương pháp sửa sổ kế toán. Hy vọng bài viết trên đã phần nào giúp ích cho bạn.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET có thể tự động phát hiện các sai lệch trên chứng từ, sổ sách, báo cáo và hướng dẫn cách thức xử lý giúp kế toán giảm thiểu sai sót tối đa. Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET mới nhất, kế toán vui lòng click xem tại đây
Xem thêm:
Xử lý nhanh 3 lỗi sai thường mắc phải trên hóa đơn GTGT
Những sai sót thường gặp khi doanh nghiệp thực hiện báo cáo tài chính
