Không ít doanh nghiệp gặp vấn đề tồn quỹ tiền mặt nhiều khi quyết toán thuế, kế toán lúng túng không biết cách xử lý hiêu quả nhất. Vậy nguyên nhân của tồn quỹ tiền mặt nhiều là gì và khi quyết toán cần xử lý vấn đề này như thế nào?
1. Nguyên nhân gây ra tồn quỹ quá nhiều
Mỗi doanh nghiệp lại có những trường hợp dẫn đến việc quỹ tiền mặt bị tồn đọng khác nhau. Một vài nguyên nhân phổ biến nhất khiến quỹ tồn qáu nhiều là:
- Các khoản chi nội bộ không có hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ nên kế toán bỏ luôn không kê vào hệ thống sổ sách thuế. Dẫn đến thực tế có chi nhưng sổ sách thuế thì không thể hiện khoản chi này.
- Doanh nghiệp chưa góp đủ vốn những kế toán vẫn làm bút toán vốn góp ảo.
- Doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng những kế toán hạch toán thiếu vẫn treo trên tài khoản công nợ ( nguyên nhân thường là hai bên không làm biên bản đối soát công nợ).
- Doanh nghiệp chi lương cho người lao động nhưng lại lại không hạch toán nguyên nhân do không đưa hết nhân sự thực tế vào hệ thống sổ sách tài chính mà chỉ theo dõi trên nội bộ (thường là do đơn vị không muốn đóng bảo hiểm cho người lao động nên làm theo cách này).
- Phần lớn thì nguyên nhân chính là các doanh nghiệp bán hóa đơn để cân bằng ra vào của doanh nghiệp (đây là các khoản thu ảo khiến cho quỹ tiền mặt ảo)
2. Cách xử lý quỹ tiền mặt tồn nhiều
Để cân bằng và làm giảm sự dư thừa quá nhiều tiền trong quỹ tiền mặt kế toán cần thực hiện những phương pháp như sau:
a) Tăng chi phí lương bằng cách tăng thu nhập nhân viên
Đối với cách làm này cần phải chú ý để vừa không phải nộp thuế thu nhập cá nhân vừa không phải nộp tiền bảo hiểm xã hội.
- Thu nhập = Lương đóng bảo hiểm + các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm (phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, phụ cấp nuôi con nhỏ, tiền xăng xe, điện thoại + các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác) (Căn cứ theo TT 59/2015/TT-BLĐTBXH, năm 2016 là Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH).
- Tăng chi phí thưởng lễ, tết, thưởng theo năng suất lao động.
- Chứng từ đi kèm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ chữ ký, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
- Đối với khoản chi thưởng lễ, tết…cần có quy chế lương thưởng, danh sách người lao động được thưởng. Tất cả đều phải có chữ ký của người lao động.
b) Phụ cấp trang phục cho người lao động: chi hiện vật được miễn toàn bộ, chi tiền mặt tối đa: 5.000.000đ/năm/ người.
c) Đối với các hóa đơn dưới 20 triệu, doanh nghiệp nên hạn chế thanh toán qua ngân hàng và thay vào đó thì thanh toán bằng tiền mặt.
d) Đối với các khoản chi không có hóa đơn hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ vẫn hạch toán bình thường nhưng khi xác định thu nhập tính thuế TNDN thì trừ những khoản chi đấy ra. Và trên tờ khai quyết toán thuế TNDN đưa các khoản này vào chỉ tiêu B4.
e) Rà soát lại công nợ đối với nhà cung cấp những nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt nhưng chưa làm phiếu chi thì tiến hành làm phiếu chi.
f) Đối với những hóa đơn đầu ra dưới 20 triệu khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt thì tạm thời có thể bỏ phiếu thu và xem như khách hàng mua nợ.
g) Có thể làm tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp
h) Giảm vốn điều lệ công ty
Cách làm này tuy không được ưu tiên cho lắm, nhưng trong trường hợp vốn điều lệ quá lớn so với nhu cầu chi thực tế của doanh nghiệp, kế toán có thể đề xuất phương án giảm vốn điều lệ cho doanh nghiệp.
Lưu ý:
Thủ tục giảm vốn điều lệ được làm tại Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh/ thành và khi giảm vốn điều lệ làm thay đổi mức đóng thuế môn bài, kế toán cần làm tờ khai thuế môn bài nộp trước 31/12 của năm thay đổi để năm sau nộp thuế môn bài với mức mới
i) Góp vốn bao nhiêu hạch toán bấy nhiêu không làm bút toán hạch toán vốn ảo.
k) Cho cá nhân vay, tuy nhiên nếu công ty đang đi vay ngân hàng thì không nên dùng cách này. Không doanh nghiệp nào đi vay ngân hàng mà lại để cho cá nhân khác vay.
Mặc dù vấn đề tồn quỹ tiền mặt nhiều khi quyết toán thuế không phải vấn đề thường xuyên xảy ra ở các doanh nghiệp, nhưng như vậy không có nghĩa là doanh nghiệp sẽ không bao giờ phải đối mặt với nó. Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho doanh nghiệp cũng như kế toán những thông tin cần thiết để xử lý vấn đề tồn quỹ một cách hiệu quả nhất, tránh bị động khi có vấn đề xảy ra.
>> Cách xử lý hóa đơn trên 20 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt
