Hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp, đơn vị sử dụng bởi tính bảo mật và an toàn cao. Tuy nhiên bạn cần làm đúng quy trình lưu trữ thì mới đảm bảo được tính an toàn cho hóa đơn. Đặc biệt với những kế toán viên mới vào nghề hoặc đơn vị mới chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, còn khá lúng túng với quá trình này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất.
1. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
– Lưu hóa đơn đầu vào một Email riêng, mail này sẽ được thông báo cho bên bán. (nên chỉ sử dụng mail riêng này để liên hệ với khách hàng).
– Sử dụng một mail riêng khác, gửi chuyển tiếp thông tin hóa đơn cho Giám đốc, phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Pass word.
– Lập một thư mục trong Drive của chính Email đó.
– Sau khi nhận được email thì tải xuống và lưu trữ hóa đơn điện tử tại một thư mục trên máy tính (như lưu 1 file excel). Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn (thuận tiện cho quá trình tìm kiếm sau này) => Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như:
+ Mã số thuế người bán
+ Web tra cứu, mã tra cứu
– Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.
– Upload lên thư mục Google Driver theo tháng/năm.
– Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver.
2. Lưu trữ hóa đơn đầu ra
– Trước khi lập phiếu và KÝ nên cẩn thận bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…Đây là những thông tin dễ nhầm lẫn, sai sót nhất.
– Sau khi đã ký hóa đơn, nên kiểm tra lại một lần nữa cẩn thận rồi mới giao cho bên khách hàng.
– Tiến hành lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính.
– Cẩn thận hơn nữa, bạn hãy gửi chính hóa đơn đó vào mail của công ty (mail riêng), cũng để cấp trên dễ kiểm tra sau này.
– Sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó.
– Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như: Tên khách hàng, Mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, Mã tra cứu. Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.
Ngoài ra, để đảm bảo an toàn và đúng quy định lưu trữ hóa đơn, bạn lưu ý thêm điều sau:
– Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Driver hoặc Copy vào USB để lưu trữ.
– Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử.
– Tuy nhiên việc bản thân Doanh nghiệp chủ động lưu trữ tránh rủi ro.
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
Lưu trữ hóa đơn điện tử là một quy trình rất quan trọng, liên quan đến kê khai thuế, báo cáo tài chính sau này. Kế toán cần cẩn thận, có trách nhiệm với công việc này.
Xem thêm:
Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy không?
Những điều kế toán cần biết về chữ ký số và chứng thư số trong hóa đơn điện tử
Miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
