Kế toán vốn không phải là một công việc dễ dàng, nhàn hạ mà thậm chí còn vô cùng phức tạp bởi công việc này đòi hỏi một sự tỉ mỉ và chính xác cao. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc không thể tránh khỏi những sai sót luôn tiềm ẩn mà kế toán có nghiệp vụ cao cũng dễ mắc phải. Vì vậy, để tránh gặp phải những sai lầm không đáng có thì kế toán cần lưu ý những lỗi thu chi phổ biến nhất dưới đây.
I. Sai lầm về chứng từ
1. Chi phí cho nhân viên
Sai lầm mà kế toán thường mắc phải khi tính toán chi phí cho nhân viên là:
- Các bảng lương thiếu chữ ký của người nhận tiền
- Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ
- Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm
- Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng
- Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức cán bộ công nhân viên, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm
2. Thực hiện việc ký hợp đồng vượt phân cấp
Khi ký hợp đồng thường rất dễ mắc phải những sai lầm như sau:
- Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung
- Một số hợp đồng đã hết hiệu lực thi hành hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù hợp nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng
- Theo quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, có thể ký vượt cấp hoặc chia nhỏ giá trị hợp đồng
3. Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu
Việc mua bán nguyên liệu, nhiên liệu cũng rất dễ xảy ra sai sót nếu như kế toán không cẩn thận, cụ thể là:
- Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức
- Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người bán hàng
4. Chi phí bằng tiền
Đây là một khoản chi phí mà kế toán thường mắc sai lầm khi thực hiện, vì vậy cần lưu ý các lỗi như:
- Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm
- Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm
- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào
- Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng
5. Chi phí dịch vụ mua ngoài
Bên cạnh những khoản chi phí phía trên thì kế toán cũng cần để ý đến những lỗi sai dễ gặp khi giải quyết chi phí dịch vụ mua ngoài:
- Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
- Chi sửa chữa vật dụng hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính
- Chi phí sửa chữa lớn ghi nhận vào tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khấu hao của đơn vị
- Chi đào tạo học nghiệp vụ nhưng lại thiếu quyết định cử đi học
6. Thanh toán công nợ
Khi thanh toán, giải quyết công nợ, kế toán thường hay mắc phải những sai lầm như sau:
- Không ghi rõ thông tin khách hàng khi chi tiếp khách
- Việc ký hợp đồng còn chưa đúng theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ
- Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ
- Một số hợp đồng khi ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh hợp đồng kinh tế năm 1989
- Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp này, tuy nhiên không có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
- Hồ sơ mời thầu không yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu đã thực hiện cho gói thầu tương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác, … Ngoài ra trong hồ sơ thầu cũng không yêu cầu nhà thầu gửi kèm theo Báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập hoặc quyết toán thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là “doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế có mức tăng trưởng hoặc duy trì ở mức ổn định” nhưng không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là như thế nào.
7. Các lỗi khác
Ngoài ra, những lỗi sai dưới đây kế toán cũng thường dễ mắc phải nếu không chú ý cẩn thận:
- Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan.
- Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu; mẫu phiếu thu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng. Phiếu chi thiếu định khoản của kế toán, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan, nhất là chữ ký người nhận tiền và thủ quỹ. Ghi thiếu dòng “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ” và “Chứng từ gốc kèm theo”.
- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ
- Những khoản chi trên 100.000 đồng không có hóa đơn tài chính
- Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi không phục vụ mục đích kinh doanh, sản xuất, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8/3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty… đều phải điều chỉnh lấy từ quỹ.
II. Sai lầm về lưu trữ chứng từ
Sai lầm dễ gặp nhất là kế toán lưu trữ chứng từ thanh toán chưa được khoa học, lộn xộn nên thường gặp khó khăn khi tra cứu, tìm kiếm, hoặc thậm chí là thất lạc những chứng từ quan trọng như chứng từ công nợ, chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
Ngoài ra, một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm nhưng đơn
vị lại chưa lập bảng kê chi phí, khiến cho khâu kiểm soát chứng từ trở nên khó khăn hơn nhiều.
III. Sai lầm về hạch toán
- Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng
Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản ” chi phí khác” theo quy định:
+ Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn trên TK 112
+ Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112
+ Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112
- Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần
- Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời
- Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền
Ví dụ:
+ Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của khách hàng, do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận
+ Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.
- Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt
- Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền
- Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch
- Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng…”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
- Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với ngân hàng)
Xem thêm
>> 5 sai sót cần tránh khi làm kế toán công nợ
>> Những sai sót thường gặp khi doanh nghiệp thực hiện báo cáo tài chính
