Nhiều người cho rằng, hợp đồng, hoá đơn hay chứng từ kế toán chỉ cần đẩy đủ thông tin, chính xác, trung thực là được. Nhưng như thế vẫn chưa đủ bởi màu mực và chữ ký trên giấy tờ tuy nhỏ nhưng cũng quyết định đến giá trị, tính pháp lý của hợp đồng, hoá đơn, chứng từ. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy định về màu mực, chữ ký trên hoá đơn, chứng từ trong bài viết sau đây:
1. Quy định về màu mực khi ghi, ký các văn bản, hợp đồng
Theo quy định, khi ký các văn bản hành chính, pháp lý thì không được dùng bút mực đỏ, bút chì hay bút màu mực dễ phai.
Điều này được thể hiện đầy đủ tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư: “Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.”
Quy định này được áp dụng với mọi cơ quan, tổ chức Nhà nước khi viết hồ sơ, chứng từ, hợp đồng. Từ đó có thể suy ra rằng, trừ loại bút mực đỏ, bút chì, bút màu mực dễ phai thì những loại bút màu mực khác đều có thể lựa chọn để ký văn bản, hợp đồng.
Tuy nhiên cũng nên lưu ý, hạn chế sử dụng bút mực đen để tránh trùng màu với mực in photo, tránh việc giả mạo. Theo đó, tốt nhất nên sử dụng bút mực xanh, màu mực sáng, rõ ràng để ký hợp đồng. Cũng có những loại giấy tờ được in mực xanh thì ngược lại chúng ta dùng bút mực đen để ghi cho nổi bật.
2. Quy định về chữ ký trên hoá đơn, chứng từ kế toán
Theo như Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 định nghĩa thì Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trong đó, hoá đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Khi ghi thông tin trên chứng từ, hoá đơn kế toán không được sử dụng bút mực đỏ, bút mực dễ phai màu, bút chì để tránh việc làm giả, chỉnh sửa số liệu, thông tin.
Tương tự chữ ký là phần rất quan trọng trên hoá đơn, chứng từ. Nếu không có chữ ký người lập và những chức danh có ghi trên hoá đơn, chứng từ thì văn bản đó không được công nhận có giá trị pháp lý. Màu mực chữ ký phải thống nhất từ đầu đến cuối, không dùng mực đỏ, mực dễ phai, bút chì.
Tuyệt đối không sử dụng đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Nhiều đối tượng sẽ lợi dụng việc này để làm sai, làm giả thông tin.
Ngoài ra, tại Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng quy định về việc lập hoá đơn như sau: Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
Như vậy, trên hoá đơn, chứng từ buộc phải đầy đủ chữ ký và mực chữ ký không được dùng mực đỏ, dễ phai hay bút chì.
Về hành vi vi phạm quy định về màu mực, chữ ký trên hoá đơn, chứng từ kế toán, hợp đồng thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán:
“1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.”
Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu về quy định màu mực, chữ ký trên hoá đơn, chứng từ, hợp đồng. Hy vọng kế toán lưu ý và không để mắc lỗi sai nhỏ này trong quá trình làm việc.
Xem thêm:
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn thương mại thay thế cho hóa đơn xuất khẩu
Ủy nhiệm chi là gì? Hướng dẫn kế toán khi viết ủy nhiệm chi
Cách xử lý chi phí không có hóa đơn với các loại hàng hóa, dịch vụ
