Quyết toán thuế là một công việc không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên đây cũng là một công việc không mấy dễ dàng, thậm chí còn vô cùng mệt mỏi và dễ xảy ra sai sót nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng. Vì vậy những kinh nghiệm quyết toán thuế dưới đây sẽ giúp kế toán có thể chuẩn bị tốt nhất cho mỗi kỳ quyết toán thuế và tránh phải những lỗi sai mà cán bộ thuế thường hay hỏi.
I. Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là việc kiểm tra, tập hợp lại toàn bộ khối lượng, giá trị tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ… của toàn bộ nội dung liên quan đến các khoản của doanh nghiệp. Đây là một công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào sẽ phải thực hiện sau khi đi vào hoạt động được một thời gian, thường là sau 5 năm, còn doanh nghiệp lớn sẽ phải thực hiện quyết toán năm.
Tuy nhiên, theo Điều 61 Thông tư 156/2013/TT-BTC thì quyết định kiểm tra thuế thường sẽ được ban hành khi:
- Cơ sở kinh doanh không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo thông báo của cơ quan thuế; không khai bổ sung hồ sơ thuế hoặc giải trình, khai bổ sung hồ sơ thuế nhưng không chứng minh được số thuế đã khai là đúng; hoặc cơ quan thuế không đủ căn cứ để ấn định số thuế phải nộp.
- Trường hợp qua phân tích, đánh giá việc chấp hành pháp luật thuế của cơ sở kinh doanh xác định có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
- Khi xác định cơ sở kinh doanh có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế, cơ quan thuế thực hiện ban hành quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
II. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
1. Chuẩn bị sổ kế toán file excel
Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, kế toán cần:
- Xuất toàn bộ sổ cái từ loại 1 đến loại 9, bảng cân đối số phát sinh và công nợ của năm kiểm tra thuế ra file excel để gửi vào mail của cơ quan thuế.
- In ra tất cả sổ sách dưới dạng excel đóng quyển và đóng thùng carton để mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục/cục.
2. Chuẩn bị bảng kê mua vào, bán ra file excel
Sau khi đã chuẩn bị xong sổ kế toán file excel thì kế toán cần:
- Xuất các bảng kê mua vào, bán ra từ năm kiểm tra thuế ra file excel, có thể gộp các năm lại vào cùng một file
- Lọc tất cả những hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng, ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán.
Lưu ý: Nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ, photo những hóa đơn lớn hơn 20 triệu và lưu ủy nhiệm chi photo hoặc gốc thành bộ.
3. Chuẩn bị bộ báo cáo quyết toán TNDN và báo cái tài chính năm kiểm tra
Ở giai đoạn này, kế toán cần lưu ý in các quyết toán TNDN, TNCN và báo cáo tài chính các năm mỗi loại 2 bản, 1 bản để lưu trữ sổ sách còn 1 bản để gửi cán bộ thuế. Thông thường, các cán bộ thuế chỉ quan tâm bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp nếu trong các năm có làm kê khai bổ sung, vì vậy kế toán cần phải lưu trữ bản gốc của lần nộp đầu tiên để khi được kiểm tra vẫn có thể đưa ra số liệu để giải trình.
4. Chuẩn bị hóa đơn mua vào, bán ra và tờ khai thuế hàng kỳ
Kế toán cần chuẩn bị các giấy tờ bản gốc boa gồm hóa đơn mua vào, hóa đươn bán ra và tờ khai thuế hàng kỳ. Hóa đơn phải được kẹp theo tờ khai hàng tháng/quý hoặc kẹp với chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, hạch toán, nhập kho… và phải sắp thành bộ theo tháng/quý của tờ kê khai thuế.
5. Chuẩn bị sổ phụ ngân hàng và ủy nhiệm chi bản gốc
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ sổ phụ ngân hàng và ủy nhiệm chi bản gốc thì kế toán cần kẹp các ủy nhiệm chi vào các hóa đơn có giá trị hơn 20 triệu để dễ dàng kiểm tra và tra cứu. Đồng thời nên photo ủy nhiệm chi để kẹp vào các chứng từ sổ sách có liên quan.
Lưu ý: Đối chiều bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê excel để xem chênh lệch công nợ thanh với công nợ khách hàng là bao nhiêu.
6. Chuẩn bị hợp đồng lao động và bảng lương bản gốc
Kế toán cẩn chuẩn bị đầy đủ hợp đồng lao động kèm phụ lục kẹp với bản sao CMND, bảng chấm công, quyết định tăng lương và quyết toán thuế TNCN đầy đủ. Để tránh gặp rắc rối khi kiểm tra thì các giấy tờ này đều cần phải được ký tá đầy đủ.
Lưu ý: Các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không có trong các văn bản sau thì sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
7. Chuẩn bị hợp đồng kinh tế
Bước tiếp theo kế toán cần phải làm là chuẩn bị:
- Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận
- Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
- Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào
Lưu ý: Những hợp đồng này cần phải được lưu trữ theo bìa còng. Công ty nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng một bìa còng, nếu ít thì có thể lưu chung nhưng cần phải ghi chú bằng giấy nhớ. Nếu trong trường hợp có chứng từ trong hợp đồng nào bị mất thì phải liên hệ với khách hàng để xin bản sao y lại hoặc bản gốc.
III. Các lỗi thường gặp trong quá trình quyết toán thuế
1. Hóa đơn đối chiếu với bảng kê mua vào bán ra bị mất mát, sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số lượng
Hóa đơn nào mất thì phải lập báo mất với cơ quan thuế: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc có ký tên đóng dấu của bên mua và bên bán, bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua, lập báo cáo gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng)
2. Hóa đơn sai sót số tiền nhỏ
- Lập kê khai bổ sung khi làm điều chỉnh tốt nhất phô tô tất cả hóa đơn bị sai ra 1 tập kẹp với tờ khai điều chỉnh kỳ bị sai và kỳ phát hiện kê khai sai có điều chỉnh chỉ tiêu [37],[38]. Việc làm này sẽ giúp cho kế toán có thể cung cấp ngay cho cơ quan thuế những tài liệu cần thiết khi có yêu cầu.
- Nếu hóa đơn chỉ sai vài đồng hoặc vài trăm đồng ví dụ: hóa đơn 16.262.265 nhưng kê khai 16.262.266 do tính nhảy số của phần mềm hỗ trợ kê khai. Sai sót này không đáng kể và không có ảnh hưởng nghiêm trọng nên kế toán có thể bỏ qua và không đề cập đến.
3. Vấn đề liên quan đến hóa đơn và công nợ
- Hóa đơn trực tiếp, hay hóa đơn thuế GTGT nếu có giá trị lớn từ hơn 20 triệu trở lên, khi đến thời điểm thanh kiểm tra thuế tại doanh nghiệp mà vẫn treo công nợ TK 331 thì kế toán cần lập sẵn các chứng từ liên quan như: hợp đồng trả chậm, giao nhận….để chuẩn bị giải trình.
- Xem Tài khoản 131 có số dư bên Có hay không. Nếu có thì làm hợp đồng chỉ ghi tạm ứng bằng số tiền khách hàng đã chuyển để cơ quan thuế không bắt bẻ tội trốn doanh thu và trốn thuế, doanh nghiệp cũng sẽ không bị truy thuế GTGT và thuế TNDN.
- Xem tài khoản 331 xem có số dư Có không. Nếu có thì kế toán phải làm hợp đồng trả chậm đến thời điểm hiện tại (thủ tục này cần phải được làm trước thời điểm kiểm tra thanh tra).
4. Chứng từ ngân hàng bị thiếu hoặc mất
Ủy nhiệm chi thường bị thất lạc do việc di chuyển hoặc dọn dẹp, nếu làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục sẽ tốn khá nhiều tiền phí. Vì vậy kế toán có thể sử dụng giấy báo nợ, sao kê chi tiết tạm làm căn cứ giải trình, và cung cấp chứng từ bổ sung sau.
Xem thêm:
>> Mẹo kiểm tra báo cáo tài chính trước khi quyết toán thuế kế toán cần biết
>> Kế toán công ty thiết bị điện cần lưu ý gì khi quyết toán thuế?
