Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngủ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán công nợ
+ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doang nghiệp. Đó là:
+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
+ Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế tóan cần tiến hành kiếm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
+ Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán…
Công việc chi tiết kế toán công nợ
– Chứng từ ban đầu (phiếu thu ,chi theo biểu mẫu) để làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền theo đúng qui định và đảm bảo kịp thời chính xác
– Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh
– Chuyển giao các chứng từ ban đầu cho bộ phận liên quan ( các đơn vị cơ sở trực thuộc Cty ) hằng tháng vào ngày 01 đến ngày 05
– Bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp
– Đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
– Thêm và sữa mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới khi có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
– Theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo hành khi có hàng.
– Theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng
– Theo dõi việc thực hiện HĐUT và nhắc thanh toán khi đến hạn.
– Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.
– Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận.
– Theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận
– Theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo hành khi có hàng.
– Theo dõi và nhắc thanh toán phần phải thu, phải trả khác khi có phát sinh.
– Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
– Theo dõi cả bằng nguyên tệ và quy đổi theo “ Đồng ngân hàng nhà nước Việt Nam” đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá qui đổi thực tế.
– Theo dõi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ phải thu bằng vàng , bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
– Phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng.
– Căn cứ vào số dư chi tiết bên nợ của một số tài khoản thanh toán như 131,331… để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên
– Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, số tiền PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên
– Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ các khoản công nợ ủy thác theo từng HĐUT, từng khách hàng, từng bộ phận.
– Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
– Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
– Liên lạc thường xuyên với các bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.
– Tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ
– Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN
– Quản lý các HĐUT theo từng khách hàng: kiểm tra nội dung, vào sổ theo dõi các HĐUT khi nhận được hợp đồng.
– Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.
– Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
– Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý ( nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề…)
– Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
– Lập thông báo thanh toán công nợ
– Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.- Bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty
Các chức năng của File Excel quản lý công nợ tự động bao gồm:
– Quản lý các đối tượng: Danh mục khách hàng, Danh mục nhân viên bán hàng, Danh mục người bán
– Cập nhật các chứng từ phát sinh công nợ, thanh toán
– Tự động lên báo cáo sổ chi tiết công nợ theo khoảng thời gian
– Tự động lên báo cáo tổng hợp cân đối công nợ theo khoảng thời gian
– Tự động lên báo cáo tổng hợp cân đối công nợ theo nhân viên bán hàng theo khoảng thời gian
– Tự động lên báo cáo tổng hợp công nợ theo nhân viên bán hàng theo khoảng thời gian
– Tự động lên báo cáo phân tích 2 chiều doanh số bán hàng
– Tự động lên báo cáo phân tích 2 chiều thu tiền bán hàng
Xem thêm các bài viết về kế toán công nợ tại
Kế toán công nợ trong doanh nghiệp có vai trò gì?
