Bài viết dưới đây, Ketoan.vn sẽ giúp bạn nắm được những điểm quan trọng cần lưu ý khi quyết toán thuế, các kinh nghiệm khi quyết toán thuế khi có thanh tra thuế xuống kiểm tra.
1. Về chi phí lãi vay
Nếu công ty có vay vốn ngân hàng, tuyệt đối không nên để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu để tiền mặt tồn quỹ cao (trên giấy tờ) thì hãy làm phiếu chi để chi bớt vào phần chi không có hóa đơn.
Nguyên nhân tại sao phải thực hiện công việc này đó là nếu để tồn quỹ cao tại thời điểm ngân hàng giải ngân thì số chi phí lãi vay sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
Quỹ tiền mặt cũng không được để âm và phải cân đối sao cho hợp lý, tránh trường hợp kế toán non kinh nghiệm không nắm được điều này.
2. Về kê khai thuế GTGT
Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn nhập gốc hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Nếu chưa có hóa đơn nhập gốc thì cần chú ý để đòi từ cơ sở mua hàng. Hóa đơn gốc vô cùng quan trọng chính vì thế người làm kế toán cần lưu ý điều này.
Kê khai hàng nhập khẩu phải dựa vào giấy nộp thuế chứ không phải tờ khai hải quan. Điều chỉnh lại giấy nộp thuế của tháng nào thì kê khai tháng đó, tháng nào phát sinh dương thuế sẽ phải chịu phạt. Sau khi kê khai và nộp báo cáo thuế, bạn nên xuất tờ khai ra và lưu vào riêng một folder để dùng cho quyết toán thuế sau này.
3. Về sổ phụ ngân hàng
- Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm: sổ phụ, giấy vào nợ, có, chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi…) và sao kê cả năm.
- Phải xuất sổ phụ cả file cứng và file mềm từ Internet Banking.
- Nếu thiếu chứng từ nào không mong muốn thì cuối năm bạn nên bổ sung để tránh trường hợp không thể bổ sung sau này.
4. Về lưu trữ hóa đơn đầu ra
Bạn nên đánh số thứ tự quyển hóa đơn đầu ra. Nếu là hóa đơn đặt tin thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của cơ quan thuế thì chỉ có số seri và phải tự đánh số khi sử dụng.
Lưu ý:
- Với hóa đơn hủy nên phân loại bằng nhãn dán sau đó tạo file excel để thuận tiện cho việc quản lý. Sau đó lập biên bản hủy để tránh bị phạt sau này.
- Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về, nên dán lại vào cuốn hóa đơn như cũ, gạch chéo hủy rồi dán thêm biên bản hủy hóa đơn vào sau. Việc này sẽ giúp khi có cơ quan thuế kiểm tra, sẽ thuận tiện hơn cho người sau và dễ dàng kiểm tra hơn.
5. Về hóa đơn trên 20 triệu
Khi thanh toán hóa đơn đối với những đơn hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên, bạn nên photo thêm Ủy nhiệm chi thanh toán và bấm chung hóa đơn than hoặc ghi chú lại hóa đơn thanh toán vào ngày nào. Khi có cơ quan thuế kiểm tra thì có thể trình Ủy nhiệm chi thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu.
6. Về hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn
Tuyệt đối không giao dịch, kinh doanh với các công ty có dấu hiệu là công ty ma, ngay cả khi có đầy đủ chứng từ hợp lý, thanh toán qua ngân hàng, vì cơ quan thuế sẽ không chấp nhận việc mua hàng của doanh nghiệp tại những công ty đó.
Khi có hóa đơn đầu vào đối với các công ty bỏ trốn thì bạn sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, chi phí phát sinh không được coi là chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp, chưa kể hành vi gian lận, trốn thuế tùy vào mức độ nghiêm trọng.
7. Về hạch toán phân loại chi phí
Khi hạch toán, cần phải phân loại các chi phí: chi phí hợp lệ và chi phí không hợp lệ để khi quyết toán thuế chỉ cần làm một bước là loại bỏ các loại chi phí không hợp lý.
- Dùng tài khoản 6423 để hạch toán những chi phí không có hóa đơn hoặc hóa đơn không thể dùng.
- Tài khoản 6428 dùng để hạch toán các khoản chi phí nhạy cảm, chi phí hợp lý có điều kiện như tiền phòng công tác, tiếp khách… các khoản này phải kèm theo Giấy đi đường, quyết định công tác…
- Khoản chi không có hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lại nên ghi chú lại để khi làm BCTC có thể điều chỉnh.
8. Về lưu trữ hóa đơn đầu vào
Nên sắp xếp và đóng bìa hóa đơn đầu vào theo từng tháng hay quý và sắp xếp theo thứ tự như tờ khai thuế GTGT. Nếu thực hiện làm sổ theo quỹ thì cần lưu thêm cả tờ khai Tình hình sử dụng hóa đơn, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai thuế TNDN tạm tính.
In sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.
Lưu ý:
- Hóa đơn không được phép đục lỗ để lưu trữ.
- Những lỗi nhỏ trong hóa đơn có thể bỏ qua.
Xem thêm bài viết tại
Kinh nghiệm quyết toán thuế TNCN năm 2019 cho doanh nghiệp
Trước khi quyết toán thuế doanh nghiệp cần kiểm tra những gì?
Trước khi quyết toán thuế doanh nghiệp cần kiểm tra những gì?
