Hiện nay việc nộp thuế điện tử đang phủ sóng khắp cả nước, đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng công nghệ để thay thế các phương thức kế toán truyền thống. Tuy nhiên, với nhiều người, việc học công nghệ hiện đại mới luôn gặp một vài khó khăn nhất định, vì vậy rất dễ dẫn đến việc mắc lỗi sai. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các lỗi mà doanh nghiệp thường hay mắc phải nhất khi nộp thuế điện tử và cách khắc phục những lỗi sai đó.
1. Người nộp thuế đăng ký sai tên thông tin khai báo
Một trong nhưng lỗi sai phổ biến mà người nộp thuế thường dễ mắc phải nhất là đăng ký nhầm ngân hàng. Trong trường hợp này, cách khắc phục là người nộp thuế phải tới ngân hàng gần nhất cùng chi nhánh với ngân hàng vừa đăng ký để làm đề nghị hủy đăng ký tên. Lúc này, ngân hàng sẽ có căn cứ để từ chối đăng ký đã được lập trước đó của người nộp thuế.
Ngoài ta, người nộp thuế khi gửi bản đăng ký tới chi nhánh của ngân hàng lại ghi sai thông tin nên muốn hủy để đăng ký lại thì người nộp thuế cần liên hệ trực tiếp với chi nhánh ngân hàng gần nhất để được hỗ trợ làm thủ tục hủy đăng ký.
2. Đăng ký sai thông tin của người nộp thuế điện tử
Lỗi sai thường gặp thứ hai là người nộp thuế đăng ký sai thông tin về địa chỉ email hoặc đăng ký email không còn sử dụng nữa. Bên cạnh đó, người nộp thuế còn thường quên mật khẩu đăng nhập sử dụng dịch vụ khi nộp thuế điện tử. Để khắc phục tình trạng này thì người nộp thuế cần liên hệ trực tiếp tới bộ phận giáo vụ của chi cục thuế theo số hotline của tổng cục thuế để được giải đáp và hỗ trợ mọi thắc mắc.
3. Ghi nhầm kỳ nộp thuế theo quý khi khai nộp thuế điện tử
Để tránh trường hợp người nộp thuế ghi nhầm kỳ nộp thuế là theo quý khi nộp thuế điện tử thì cần phải để ý định dạng trường “kỳ thuế” trên hàm là mm/yyyy. Đặc thù với những khoản thu thuế phải nộp theo quý hoặc theo năm thì người nộp thuế phải nhập một tháng bất kỳ trong quý hoặc năm rồi sau đó ghi lại chi tiết trên mục ghi chú.
Ví dụ: Kỳ tính thuế ghi Quý III/2019 khi nhập kỳ thuế ghi là 03/2019
4. Lỗi “Xử lý chứng từ không thành công khi giao dịch”
Kế toán cũng thường hạch toán sai lỗi “Xử lý chứng từ không thành công tại Ngân hàng” do mã trên cơ quan thuế ghi “không hợp lệ” hoặc “không tìm thấy kho bạc nhà nước” khi nộp thuế điện tử. Lúc này người nộp thuế cần liên hệ trực tiếp tới nhóm hỗ trợ nộp thuế điện tử ở chi cục thuế theo số điện thoại để thông báo về trường hợp này. Sau khi nhận được thông tin từ người nộp thuế cung cấp, nhóm hỗ trợ nộp thuế sẽ phải xác nhận và thông báo với ngân hàng phát sinh lỗi để báo cho người nộp thuế lập lại giấy nộp tiền sau khi ngân hàng bổ sung các mã thiếu trong danh mục.
5. Lỗi “xử lý thông tin không thành công tại hệ thống ngân hàng”
Khi tài khoản ngân hàng của người nộp thuế không đủ số dư để nộp tiền thuế chắc chắn sẽ gặp phải lỗi “xử lý chứng từ không thành công tại ngân hàng”. Lúc này, việc mà người nộp thuế cần làm là liên hệ tới ngân hàng để kiểm tra số dư tài khoản của doanh nghiệp xem có thuộc các trường hợp sau đây hay không:
- Số dư tài khoản của người nộp thuế sau khi trừ đi khoản thuế không đủ hạn mức tối thiểu ngân hàng quy định.
- Số dư tài khoản của người nộp thuế không đủ để nộp thuếl
Như vậy, người nộp tiền chuyển tiền vào tài khoản đảm bảo đủ số tiền tối thiếu để nộp thuế thành công.
6. Lỗi về chức năng “Truy vấn số thuế” hoặc gặp cảnh báo “Người nộp thuế chưa có đầy đủ thông tin về số thuế”
Đây cũng là một lỗi sai phổ biến, thường hay gặp trong quá trình nộp thuế điện tử. Người nộp thuế luôn sử dụng chức năng “Truy vấn sổ thuế” để hiển thị và cảnh báo xem “Người nộp thuế chưa có thông tin sổ thuế” do cơ quan thuế chưa cấp sổ thuế cho người nộp thuế. Hoặc người nộp thuế chưa gửi thông tin lên tổng cục thuế để cập nhật số thuế vào hệ thống “Truy vấn sổ thuế”. Lúc này người nộp thuế cần sử dụng chức năng hỗ trợ người nộp thuế để lập giấy nộp tiền khi chưa có thông tin về sổ thuế.
7. Người nộp thuế đã lập giấy nộp tiền mà ngân hàng chưa trích nợ tài khoản và không thấy thông báo của cơ quan thuế qua email
Lỗi sai cuối cùng là một lỗi liên quan đến ngân hàng của người nộp thuế. Bộ phận hỗ trợ khai nộp thuế điện tử hướng dẫn người nộp thuế vào phần “Tra cứu” và chọn “Tra cứu Giấy nộp tiền”. Khi người nộp thuế thực hiện tra cứu theo cách thức của ngày lập giấy nộp tiền hiển thị rõ trạng thái của giấy nộp tiền đã lập, trạng thái giấy nộp tiền sẽ hiển thị theo 1 trong 3 trường hợp sau:
- TH1: Đã lập giấy nộp tiền mà người nộp thuế mới thực hiện lập được giấy nộp tiền, chưa “Ký và Nộp” sau đó để gửi đến ngân hàng mà chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế. Giải pháp lúc này là người nộp thuế cần vào thực hiện “Ký và Nộp”.
- TH2: Thực hiện trình ký mà người nộp thuế đã “Ký và Nộp” giấy nộp tiền để gửi đến Ngân hàng mà chưa nhận được thông báo tới cơ quan thuế. Khi đó, cần phải làm giấy đề nghị người nộp thuế vào thực hiện “Ký và Nộp”.
- TH3: Gửi giấy nộp tiền tới người nộp thuế thực hiện “Ký và Nộp” sau đó gửi đến ngân hàng, đề nghị người nộp thuế chờ ngân hàng xử lý giấy nộp tiền để được ký và nhận mail khi ngân hàng chờ xử lý giấy nộp tiền. Giấy nộp tiền được xử lý thành công tại Ngân hàng thì tài khoản của người nộp thuế mới được trích nợ.
Xem thêm:
>> Hướng dẫn cách khai thuế điện tử
>> 20 thay đổi về giao dịch thuế điện tử doanh nghiệp, cá nhân cần biết từ hôm nay
