Cần chuẩn bị những khi thanh tra kiểm tra bảo hiểm?

23/11/2019

1577

Mục lục Hiển thị

Hiện nay có nhiều tình trạng sử dụng lao động ảo, không thực hiện đúng các quy định về bảo hiểm , gửi đóng hộ để hưởng chế độ thanh toán một lần. Chính vì vậy, cơ quan thanh tra gắt gao hơn trong thanh tra, kiểm tra bảo hiểm xã hội. Vậy doanh nghiệp cần làm gì, chuẩn bị những gì khi cơ quan thanh tra kiểm tra bảo hiểm để không bị bắt bẻ, bắt lỗi? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn kinh nghiệm.

1. Nguyên nhân doanh nghiệp được thanh tra kiểm tra bảo hiểm

– Doanh nghiệp được cơ quan quan lý trực tiếp thanh tra kiểm tra định kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (thường là những doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo pháp luật).

– Doanh nghiệp đã thành lập lâu nhưng vẫn chưa đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

– Doanh nghiệp nợ tiền bảo hiểm xã hội đã lâu, kéo dài thời gian và chưa có dấu hiệu nộp.

– Doanh nghiệp sử dụng lao động ảo đóng nhờ bảo hiểm (thai sản, ốm đau, .. ) để hưởng chế độ BHXH 1 lần, mục đích trục lợi bảo hiểm.

2. Nội dung quá trình làm việc với cơ quan thanh tra bảo hiểm

Bước 1: Doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo cho cơ quan bảo hiểm

– Thanh toán trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức.

– Báo giảm, bổ sung lao động.

Bước 2: Cơ quan kiểm tra xem hồ sơ, xác định có cần thanh tra doanh nghiệp hay không, sau đó tiến hành lập và gửi công văn đính kèm hồ sơ cần chuẩn bị về cho doanh nghiệp (công văn chỉ dành cho những doanh nghiệp có trường hợp đặc biệt).

– Nội dung công văn:

+ Nội dung làm việc: Thanh toán thai sản; báo giảm chấm dứt hợp đồng sau khi thanh toán thai sản.

+ Thời gian, địa điểm làm việc.

+ Thành phần tham dự buổi thanh tra kiểm tra.

Bước 3: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 4: Doanh nghiệp làm việc với cơ quan thanh tra.

– Cơ quan thanh tra kiểm tra hồ sơ, nếu duyệt thì sang bước 5, không duyệt thì quay lại bước 3 chuẩn bị hồ sơ tiếp => Cuối buổi làm việc sẽ có biên bản làm việc và 2 bên ký xác nhận.

Nội dung thanh tra kiểm tra bảo hiểm xã hội:

– Tình hình đóng BHXH, BHTN, BHYT của doanh nghiệp: Đối tượng đóng, mức đóng, phương thức đóng.

– Việc thực hiện các quy định pháp luật, hướng dẫn của BHXH Việt Nam về BHXH, BHTN, BHYT của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân.

– Việc ký, thực hiện và thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật đối với các đại lý thu BHXH tự nguyện, BHYT; đại diện chi trả BHXH; các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh BHYT.

3. Hồ sơ chuẩn bị cho thanh tra kiểm tra bảo hiểm xã hội

Cơ quan thanh tra sẽ gửi cho doanh nghiệp công văn trước khi kiểm tra để chuẩn bị hồ sơ trước. Hồ sơ gồm:

3.1. Hồ sơ chung

– Hợp đồng lao động:

Hợp đồng phải đầy đủ nội dung, được hai bên ký, đóng dấu. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch. Chữ ký khác quá bên bảo hiểm có thể yêu cầu ký lại.
Hợp đồng thời vụ: Phải tính chẵn tháng, ví dụ là 1.5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày.
Hợp đồng thời vụ lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.
Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,…

– Sơ yếu lý lịch của toàn bộ người lao động được doanh nghiệp sử dụng. Để chắc chắn thì tất cả giấy tờ cần được công chứng:

Sơ yếu lý lịch
Chứng minh thư/ hộ chiếu
Giấy khám sức khoẻ
Sổ lao động (nếu có)
Giấy chứng nhận hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú
Bằng cấp và chứng chỉ liên quan

– Bảng chấm công và bảng thanh toán lương:

Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: Từ khi người lao động mà doanh nghiệp đang báo giảm/ thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.
Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.
Ngoài ra, chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).

– Bản đăng ký thang bảng lương với phòng thương binh và xã hội:

Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương
Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương
Quy chế trả lươn
Quy định chức danh công việc trong công ty
Quyết định ban hành thang bảng lương
Thang bảng lương

– Bản đăng ký sử dụng lao động với phòng lao động thương binh và xã hội:

Công văn khai trình lao động
Danh sách đăng ký sử dụng lao động (xin tại phòng lao động thương binh xã hội quận)
Hợp đồng lao động (làm theo mẫu Hợp đồng lao động theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH

– Báo cáo quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.

3.2. Một số trường hợp đặc biệt

– Trường hợp đề nghị thoái giảm bổ sung:

Quyết định chấm dứt hợp đồng của lao động đề nghị thoái giảm
Quyết toán thuế TNCN, bảng công, bảng lương của công ty tại thời điểm đề nghị truy giảm

– Trường hợp xác minh để thanh toán thai sản cần thêm:

Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản
sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo

Đây là những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị khi thanh tra kiểm tra bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp bạn cần lưu ý, chuẩn bị đầy đủ, chu đáo trước khi thanh tra để không bị bắt lỗi. Chúc bạn và doanh nghiệp thành công!