Doanh nghiệp nào cũng có những khoản công nợ chưa được thanh toán (khách hàng nợ doanh nghiệp dù DN đã cung cấp hàng hóa, doanh nghiệp nợ đối tác, nhà cung cấp,…). Và dĩ nhiên, doanh nghiệp cũng cần đến kế toán công nợ giỏi, giúp mình quản lý, thanh toán và thu hồi các khoản nợ. Vậy một kế toán công nợ xuất sắc cần đảm bảo những nhiệm vụ gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
1. Ý nghĩa của kế toán công nợ?
Kế toán công nợ là một phần quan trọng của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. Liên quan đến dòng tiền của doanh nghiệp, các khoản nợ phải thu, khoản nợ phải trả, kế toán phải làm tốt công tác quản lý. Nếu không quản lý tốt phần này, doanh nghiệp có rơi vào tình trạng nhũng loạn tài chính, nguy hiểm hơn là phá sản vì dòng tiền không luân chuyển.
Tùy mỗi doanh nghiệp có cách thức tổ chức kinh doanh, quy mô hoạt động khác nhau mà có cách xây dựng hệ thống kế toán công nợ, thực hiện nghiệp vụ công nợ khác nhau. Nhưng về cơ bản, kế toán công nợ đều sẽ phải hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng sau đây.
2. 20 nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ
– Tiếp nhận hợp đồng mua – bán từ bộ phận kinh doanh
- Kiểm tra nội dung có liên quan đến điều khoản thanh toán trong hợp đồng
- Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp đối với các khách hàng mới, nhà cung cấp mới
- Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
- Thêm mã hợp đồng để theo dõi từng hợp đồng của từng khách hàng
– Kiểm tra công nợ
- Kiểm tra giá trị hàng hóa, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
- Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn thanh toán.
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên.
- Kế toán công nợ kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp theo từng chứng từ, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, báo cho bộ phận mua hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên.
– Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
– Xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
– Cập nhật tình hình thực hiện hợp đồng với các Bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng
– Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng mua hàng hoá/dịch vụ trong và ngoài nước của doanh nghiệp
– Giám sát tình hình thanh toán của khách hàng: Khi khách hàng trả tiền, tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng
– Lập bút toán kết chuyển công nợ với các chi nhánh/công ty
– Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan đến tỷ giá
– Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
– Lập thông báo thanh toán công nợ
– Hối thúc và tham gia thu hồi nợ
– Kiểm tra báo cáo công nợ
– Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công n
– Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp
– Kiểm soát công nợ tạm ứng của nhân viên doanh nghiệp
- Thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng từng lần đến từng đối tượng, bộ phận.
- Theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn theo từng đối tượng, bộ phận.
- Xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng đối tượng, bộ phận.
– Kiểm soát công nợ ủy thác
- Kiểm tra nội dung, vào sổ theo dõi các Hợp đồng ủy thác (HĐUT) khi nhận hợp đồng.
- Kiểm tra mã hàng, in phiếu nhập kho và hóa đơn trả hàng ủy thác. Định khoản hoá đơn và các nghiệp vụ phát sinh (phần nghiệp vụ khác).
- In bảng kê chứng từ, chuyển cho kế toán trưởng kiểm soát
- Kế toán công nợ nhận lại chứng từ đã kiểm soát để lưu trữ.
- Quản lý việc thực hiện HĐUT và nhắc thanh toán khi đến hạn.
- Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo từng hợp đồng khi thực hiện xong.
- Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ theo từng HĐUT, từng khách hàng, từng bộ phận.
– Kiểm soát các khoản vay cá nhân/ cán bộ trong công ty
- Quản lý các hợp đồng, biên bản vay cá nhân và cán bộ: Theo dõi và nhắc thanh toán khi đến hạn.
- Làm thanh lý hợp đồng cũ và hợp đồng mới khi có phát sinh.
- Điều chỉnh các bút toán chênh lệch tỷ giá (nếu phát sinh).
- Tính lãi phải trả cho từng đối tượng và từng hợp đồng.
– Kiểm soát công nợ khác
Để trở thành một kế toán công nợ xuất sắc, được cấp trên tin tưởng, đừng quên những nhiệm vụ quan trọng của mình. Hy vọng các bạn sẽ luôn hoàn thành xuất sắc công việc!
Xem thêm:
Bật mí cho kế toán cách xử lý khách hàng không chịu đối chiếu công nợ
Bí quyết hạch toán và xử lý khoản nợ phải thu khó đòi
4 nguyên tắc “vàng” quản lý chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp
