Doanh nghiệp nên quản lý chi phí thế nào để vừa tiết kiệm lại vừa có được lợi nhuận cao? Nhiều doanh nghiệp thực hiện cắt giảm một số chi phí, nhưng cách này chỉ làm đẹp số liệu trong một thời gian, không có hiệu quả lâu dài. Quản lý chi phí kinh doanh là chiến lược dài hạn của mỗi doanh nghiệp. Sau đây, xin được bật mí 8 mẹo quản lý chi phí hiệu quả. Kế toán cũng như chủ doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Bổ sung kỹ năng cho nhân viên
Vấn đề thành công của doanh nghiệp một phần chính là nằm ở yếu tố con người.
Nhân viên tài giỏi, có kỹ năng quản lý chi phí của mình tốt cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho đơn vị mình.
Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể tăng cường quan tâm tới đời sống của nhân viên, xây dựng đội ngũ và giải quyết vấn đề để họ có thể kiểm soát chi phí của mình tốt hơn.
Đầu tư vào con người là đầu tư không bao giờ thất bại. Doanh nghiệp cần tăng cường mở các lớp đào tạo, bổ sung kỹ năng cho nhân viên của mình.
Hơn nữa, nếu bạn chủ động lôi kéo được nhân viên của mình vào quy trình quản lý chi phí, bạn sẽ tận dụng tốt nhất kỹ năng của họ.
Đừng quên tạo động lực, khích lệ nhân viên phát biểu ý kiến. ý tưởng tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp mình.
Rất có thể những đóng góp đó sẽ khiến bạn bất ngờ đấy.
2. Giảm xung đột giữa các phòng ban trong công ty
Để tăng hiệu quả công việc, các bộ phận trong công ty cần có sự phối hợp ăn ý với nhau. Bước đầu tiên, hãy vẽ sơ đồ thể hiện quy trình làm việc cơ bản của công ty bạn.
Công việc này giúp người quản lý hiểu cách mỗi bộ phận được vận hành như thế nào cũng như cách thức phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau.
Quy trình hoạt động càng đơn, càng giảm thiểu được những rủi ro trong quản lý. Bởi trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng vậy, bộ phận này luôn có liên kết với bộ phận khác, ảnh hưởng lẫn nhau.
Chủ doanh nghiệp nên đặt câu hỏi tại sao công việc được thực hiện và làm thế nào để có thể giảm thiểu phức tạp trong quản lý, thực hiện hiệu quả hơn.
Khi đã có cái nhìn tổng quát về quy trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể bạn sẽ biết hoạt động nào không cần thiết và lược bỏ được để cắt giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.
3. Hiểu rõ cấu trúc doanh thu chi phí của doanh nghiệp
Đây là phần quan trọng nhất để quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả. Chủ doanh nghiệp cần nắm được chính xác chi phí thực tế của doanh nghiệp mình thì mới đề xuất chính xác phương án kinh doanh .
Trước tiên, doanh nghiệp xác định nguồn doanh thu của mình: Bao nhiêu từ việc bán sản phẩm và dịch vụ?
Đó là những khách hàng chi tiêu cao nhất? => tìm ra những chi phí cụ thể có liên quan đến việc tạo ra nguồn doanh thu.
Cuối cùng, xác định chính xác những loại chi phí liên quan và chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình tạo ra doanh thu.
4. Quản lý chi phí nên là một phần của chiến lược kinh doanh
Doanh nghiệp cần lập ra một chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn, quản lý chí phí cũng nên là một phần quan trọng của chiến lược đó.
Ví dụ, doanh nghiệp bạn không nên mua quá nhiều hàng hóa và để lưu kho trong thời gian dài vừa tốn chi phí kho bãi, vừa tốn nhân lực trông coi.
Trong chiến lược, bạn chỉ nên mua với số lượng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng, cũng như có phương án bổ sung kịp thời khi cần.
5. Cắt giảm chi phí trong hoạt động thường nhật của doanh nghiệp
Theo ước tính, hầu hết các doanh nghiệp đều đang tiêu tốn 30% ngân sách hàng năm cho các hoạt động, mặt hàng không có bất kỳ tác động nào đến khách hàng của họ cả.
Chủ doanh nghiệp cần chú ý cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp:
- Ban hành quy định và quy chế thưởng phạt với các hành vi gây lãng phí không cần thiết như bật điều hòa khi không có người, bật đèn khi trời vẫn sáng…
- Tìm kiếm nhà cung cấp rẻ hơn, chất lượng sản phẩm, dịch vụ được cung cấp tương tự với nhà cung cấp hiện tại nhưng chi phí thấp hơn.
- Chỉ sử dụng các dịch vụ cao cấp khi đi công tác, tiếp khách trong trường hợp thực sự cần thiết.
- Kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp một cách cẩn thận để tính phí quá mức. Hãy loại bỏ tình trạng dư thừa rõ ràng, ví dụ như trả tiền thuê trên đường dây điện thoại dự phòng, đăng ký không cần thiết, …
6. Thực hiện khảo sát khách hàng
Khách hàng là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp tìm được phương án quản lý chi phí hiệu quả.
Bạn nên thường xuyên mở các cuộc khảo sát khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ có phù hợp với họ hay không, đề nghị họ đề xuất những ý kiến, nhận xét.
Sau đó, doanh nghiệp xem xét và tiến hành triển khai phương án kinh doanh phù hợp.
Ví dụ, doanh nghiệp không cần thiết phải giao hàng vào thời gian cao điểm hay không cần thiết phải dành tới hai lớp bao bì đắt tiền cho sản phẩm…
Khách hàng sẽ cho bạn biết những yếu tố nào cần thiết với họ, dự thừa so với nhu cầu của họ và nhiệm vụ của bạn là chỉnh sửa cho phù hợp.
7. So sánh với doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực kinh doanh
Một trong những yếu tố quyết định đến chiến lược kinh doanh của bạn đó là đối thủ. Ông cha ta vẫn có câu “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”.
Việc cần làm là so sánh mức chi tiêu của doanh nghiệp với mức chi tiêu trung bình của các doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực kinh doanh.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thực hiện được phép so sánh này? Cách duy nhất là định kỳ xem lại những gì bạn đang làm và cách bạn đang làm nó.
8. Xem lại tài chính của bạn
Bạn cần xem xét lại thật kĩ những khoản tiền bạn sử dụng cho hoạt động của doanh nghiệp.
Có thể bạn sẽ phải thực hiện cắt giảm vốn lưu động thông qua việc mua hàng đúng lúc, kiểm soát tín dụng tốt hơn và đồng ý các điều khoản thanh toán dài hơn với các nhà cung cấp của bạn.
Ngoài ra, bạn hãy xem xét các khoản vay lãi suất thấp thay vì thấu – chi và loại bỏ mọi khoản vay hoặc thấu – chi không cần thiết.
Tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng của bạn bằng cách suy nghĩ về việc cho thuê không gian trống cũng là cách để quản lý chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.
Quản lý chi phí kinh doanh luôn là một bài toán khó với kế toán và chủ doanh nghiệp. Nhưng với 8 mẹo nhỏ này, tôi tin nó sẽ giúp bạn khắc phục được phần nào khó khăn. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm:
4 nguyên tắc “vàng” quản lý chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp
