Chữ ký số là một phát minh tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0. Bạn đã biết những gì về phát minh này? Chữ ký số được sử dụng trong những trường hợp nào, có ý nghĩa gì? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé.
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (Token USB) là cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai được mã hóa dữ liệu gồm thông tin doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp được dùng để ký thay cho chữ ký thông thường.
Chữ ký số được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: word, excel, pdf… Những tài liệu này dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác.
Chữ ký số là một loại của chữ ký điện tử. Nhiều người hay nhầm lẫn chữ ký số là chữ ký điện tử.
Một số khái niệm liên quan đến chữ ký số:
- Khóa bí mật là khóa được dùng để tạo chữ ký số.
- Khóa công khai là khóa được sử dụng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
- Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
- Người ký là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
- Người nhận là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.
2. Chữ ký số được dùng trong các trường hợp nào?
Việc sử dụng chữ ký số là một tất yếu với các đơn vị hiện nay, sử dụng ngày càng rộng rãi hơn trong các giao dịch:
- Với cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay; đối với tổ chức,doanh nghiệp chữ ký số có giá trị tương đương với con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.
- Thay thế cho chữ ký tay trong mọi giao dịch thương mai điện tử ở môi trường số giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm.
- Dùng để ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email nhằm giúp khách hàng biết có phải bạn là người gửi thư hay không.
- Dùng chữ ký số để đầu tư chứng khoán trực tiếp, mua hàng, thanh toán, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp.
- Khi thực hiện kê khai thuế trực tuyến hay thông quan trực tuyến thì không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu hay phải đến cơ quan thuế để giải quyết.
- Đóng bảo hiểm có thể đóng bằng chữ ký số.
- Có thể ký hợp đồng điện tử với khách hàng trực tuyến thông qua hợp đồng điện tử mà không cần phải gặp mặt.
- Sử dụng chữ ký số với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn rất nhiều.
3. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số
3.1. Trường hợp không cần chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử
- Các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký của người bán.
- Với các loại tem, vé, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán.
3.2. Trường hợp không cần chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử
Khoản 2, Điều 1, Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5, Điều 5, Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử không nhất thiết có chữ ký điện tử của bên mua khi:
- Người mua không phải là đơn vị kế toán
- Người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… để chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên thì trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
3.3. Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?
Trường hợp chữ ký số hết hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì mới xác thực, ký hóa đơn bình thường.
3.4. Dùng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, các chữ ký số của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế.
Chữ ký số được sử dụng ngày càng phổ biến hơn. Đây không chỉ là quy định mà còn là sự thay đổi tất yếu mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Hãy tìm hiểu và sử dụng nó theo đúng quy định nhé!
Xem thêm:
Liên trong hóa đơn điện tử khác trong hóa đơn giấy thế nào?
Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Bất ngờ 5 lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
