Ngành kế toán nói chung thì có rất nhiều mảng công việc khác nhau. Và chắc chắn là không thể không nhắc đến xuất nhập hàng hóa. Đây là một công việc khá là vất vả và đòi hỏi nhiều kĩ năng. Nếu như bạn không có biện pháp tốt thì chắc chắn là công việc của bạn sẽ bị rối hơn. Vậy làm thế nào để theo dõi xuất nhập hàng đơn giản nhất?
Khái niệm về xuất nhập hàng hóa?
Để có thể làm tốt công việc xuất nhập hàng hóa, đầu tiên bạn cần hiểu về bản chất của nó. Xuất nhập hàng chính là hoạt động kiểm kê số lượng hàng hóa xuất đi và nhập vào. Bên cạnh đó thì bạn còn phải thường xuyên kiểm kê hàng trong kho.
Việc theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập đóng vai trò cực kì quan trọng. Bởi vì nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình hoạt động của công ty. Kế toán viên khi làm ở trong vị trí này luôn phải tập trung cao độ. Bởi vì nếu như không tập trung thì chắc chắn là sẽ bị xảy ra sai sót.
Vậy nên bạn cần phải tìm hiểu về cách để kiểm soát xuất nhập khẩu hàng tồn sao cho dễ nhất. Nếu như bạn biết cách theo dõi thì chắc chắn là sẽ có thể dễ dàng kiểm soát.
Tổ chức và chuẩn bị kiểm kê xuất nhập hàng hóa tồn kho
Đầu tiên để bắt đầu kiểm tra hàng tồn kho thì bạn cần phải tổ chức kiểm kê trước. Bạn cần biết rõ rằng, đối việc xuất nhập hàng tồn kho thì điều gì là quan trọng nhất. Chắc chắn đối với công việc này thì yêu cầu về tính chính xác cực kì cao. Vậy nên khi mà bạn bắt đầu công việc, thì trước tiên cần phải thực hiện phân công.
Một bộ phận kế toán kho chắc chắn là sẽ có nhiều người. Bạn cần phải phân bố công việc đồng đều cho từng người. Mỗi người sẽ đảm nhiệm một nhiệm vụ là kiểm tra hàng ở 1 khu vực. Mỗi người cần phải ghi nhớ chính xác địa điểm mà mìh đi kiểm tra hàng hóa.
Tiếp theo, việc mà bạn cần phải làm đó chính là lập bảng để kiểm kê. Đối với việc lập bảng này cũng đóng vai trò rất quan trọng. Bạn có thể lập bảng kiểm kê xuất nhập hàng hóa tồn kho bằng Excel. Tuy nhiên thì bạn cần phải lưu ý là lập bảng sao cho phù hợp. Bởi vì bảng xuất nhập sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc kiểm tra hàng về sau.
Sau khi đã hoàn thành xong công tác chuẩn bị thì bạn sẽ tiến hàng bước tiếp theo để xuất nhập hàng.
Tiến hành kiểm tra kho xuất nhập hàng tồn
Việc kiểm kê hàng hóa tồn kho sẽ được diễn ra bằng cách đếm hàng trực tiếp trong kho. Trước đó bạn đã phân công kế toán viên đếm hàng thì mỗi người sẽ hoàn thành khu vực đó. Số lượng hàng hóa tồn kho phải được kiểm tra cẩn thận và kĩ lưỡng. Để có thể đảm bảo được tính cẩn thận thì bạn nên kiểm tra lại nhiều lần.
Tất cả những dữ liệu khi mà bạn đếm được cần phải ghi lại vào bảng dữ liệu mà bạn mới lập. Bởi vì hàng trong kho thường sẽ rất nhiều nên bạn cần phải ghi ngay vào. Tránh trường hợp ghi nhầm dữ liệu. Tất cả các dữ liệu đã được ghi lại, bạn cần phải kiểm tra và xem xét một lần nữa.
Sau khi đã tiến hành kiểm tra hàng hóa tồn kho thì công việc tiếp theo mà bạn cần làm đó là tính toán. Bạn cần phải tính xem số hàng hóa tồn kho có trùng khớp với số hàng hóa từ đầu tháng hay không. Nếu như trùng khớp với số lượng hàng nhập vào và bán ra thì là đúng. Còn nếu như bị ít hơn số lượng dự kiến thì bạn đang bị thiếu hàng.
Trong trường hợp kiểm kê xuất nhập hàng hóa mà bị thiếu. Bạn là một nhân viên kế toán kho thì việc mà bạn cần phải làm đó là tìm hiểu nguyên nhân mất hàng. Sau khi đã nắm rõ được tình trạng của hàng hóa thì bạn sẽ tiến hành báo cáo cấp trên.
Kiểm kê nhập kho như thế nào?
Đối với công việc của kế toán kho, không chỉ kiểm kê hàng tồn kho mà còn phải kiểm kê nhập kho. Hàng hóa nhập kho chính là những sản phẩm, mặt hàng hay là nguyên liệu mà công ty nhập vào. Bởi vì mỗi lần nhập hàng của các công ty thường là sẽ rất nhiều mặt hàng. Số lượng hàng hóa quá nhiều nên kế toán kho phải tiến hàng kiểm kê nhập kho.
Các hàng hóa nhập kho thường sẽ có nhiều mặt hàng khác nhau, đa dạng về mẫu mã. Điều này sẽ gây khó dễ cho những nhân viên kho khi kiểm kê xuất nhập hàng hóa trong kho. Vậy nên bạn cần phải biết cách để đơn giản hóa công việc này hơn. Điều mà bạn có thể làm đó chính là lập ra bảng Excel để có thể dễ dàng kiểm kê hàng hàng hơn. Nhưng với điều kiện là bảng Excel của bạn phải thực sự thông minh. Nhìn vào dễ dàng quan sát và tính toán thì mới có thể đáp ứng được.
Công tác kiểm kê hàng nhập kho cần phải kĩ lưỡng hơn cả. Bạn không chỉ cần theo dõi số lượng, bên cạnh đó bạn cần phải kiểm tra chất lượng. Bởi vì nếu chất lượng không đạt thì bạn phải báo cáo cấp trên ngay. Sau khi đã kiểm kê được số lượng chính xách thì bạn sẽ tiến hành nhập. Hầu như ở công ty nào cũng đều có phần mềm quản lí, nhập hàng hóa. Nhập số liệu chính xác vào phần mềm này thì sẽ dễ dàng quản lí số lượng hàng hơn.
Kiểm soát hàng xuất kho
Đây cũng là một bước kiểm kể xuất nhập kho hàng hóa quen thuộc mà bạn phải làm. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước nhập kho hàng hóa. Việc phân công công việc cụ thể cho cách thành viên trong team là không thể thiếu. Bên cạnh đó thì bạn cần phải kĩ lưỡng kiểm tra và tính toán.
Nếu số liệu xuất kho mà bạn bạn ghi sai lệch thì khâu kiểm tra kho của bạn sẽ bị rắc rối. Bởi vậy mới nói rằng vấn đề xuất nhập hàng hóa trong ngành kế toán cực kì khó. Nó yêu cầu bạn phải là người tỉ mỉ mà tính toán chuẩn xác. Các số liệu luôn phải đạt được tính minh bạch. Chỉ cần làm đúng các quy trình thì chắc chắn bạn sẽ hoàn thành nhanh công việc của bản thân mình.
Xem thêm:
Chế độ kế toán doanh nghiệp nào phù hợp với các quy mô hiện nay?
