Có một vấn đề mà có lẽ là kế toán viên nào cũng sẽ mắc phải đó chính là sắp xếp tài liệu. Một công ty, doanh nghiệp dù là quy mô lớn hay nhỏ đều sẽ có nhiều chứng từ. Các giấy tờ liên quan đến hoạt động của công ty đều rất quan trọng. Vậy thì làm sao để lưu giữ chứng từ kế toán doanh nghiệp một cách thông minh và dễ tìm nhất.
Tại sao phải lưu giữ, sắp xếp chứng từ doanh nghiệp?
Nếu bạn từng làm về ngành kế toán thì chắc chắn bạn cũng biết tài liệu chứng từ đối với doanh nghiệp rất quan trọng. Những tài liệu doanh nghiệp đều là những vật chứng quan trọng. Đôi khi những loại tài liệu này còn liên quan đến ít nhiều sự phát triển của doanh nghiệp.
Hơn nữa thì những chứng từ tài liệu quan trọng này còn được sử dụng để quyết toán các khoản. Một số những tài liệu doanh nghiệp quan trọng như là chứng từ kế toán, kho, chứng từ thuế… Đây đều là những tài liệu chứa những dữ liệu quan trọng. Vậy nên việc lưu giữ và sắp xếp chứng từ doanh nghiệp là hoàn toàn cần thiết.
Khi mà bạn lưu giữ những chứng từ này một cách thông minh và khoa học thì nó sẽ giúp ích cho bạn. Vì đặc điểm của các tài liệu trong công ty là rất nhiều. Chính vì thế, cất giữ nó khoa học sẽ giúp cho bạn dễ dàng tìm thấy tài liệu khi cần.
Vậy nên bạn cần phải tham khảo một số cách để lưu giữ tài liệu quan trọng. Đến khi cần phải lập báo cáo hoặc là hạch toán thì mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Có những loại chứng từ nào trong doanh nghiệp cần lưu trữ?
Có thể nói rằng khi nhắc đến chứng từ kế toán thì nó đã là cụm từ quen thuộc. Bởi vì ở trong bất cứ công ty, doanh nghiệp nào cũng đều có sử dụng chứng từ kế toán. Các loại chứng từ không chỉ nhiều về số lượng mà còn nhiều về chủng loại. Một số các loại chứng từ kế toán quan trọg của doanh nghiệp như là: Chứng từ đầu vào, chứng từ đầu ra, chứng từ thuế… Đây đều là những tài liệu doanh nghiệp quan trọng mà bạn cần phải cất giữ.
Chứng từ doanh nghiệp kế toán đầu vào
Đối với chứng từ đầu vào, đây sẽ là những giao dịch của công ty mua hàng ở bên ngoài. Chứng từ ở đây cụ thể sẽ là những hóa đơn giao dịch. Các hóa đơn giao dịch này cần phải được cất giữ cẩn thận. Nếu như khi bạn mua hàng và thanh toán tiền mặt thì bạn cần phải giữ lại hóa đơn chi tiền mặt khi giao dịch.
Trong quá trình doanh nghiệp giao dịch và thành toán bằng thẻ thì sẽ dễ dàng hơn. Lúc này thì bạn chỉ cần cất lại hóa đơn đã giao dịch bằng máy. Nếu như doanh nghiệp thực hiện giao dịch chuyển khoản thì bạn chỉ cần giữ lại giao dịch.
Chứng tứ kế toán đầu ra
Chứng từ kế toán đầu ra được hiểu là những hóa đơn của hoạt động bán ra của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp của bạn bán ra được sản phẩm nào đó, chỉ cần giao dịch là sẽ cần phải lưu lại hóa đơn. Vậy nên đây cũng chính là một trong những tài liệu doanh nghiệp quan trọng.
Khi mà bạn thực hiện giao dịch thì bạn cần phải giữ lại được hóa đơn thanh toán cho khách hàng. Thông thường thì thanh toán, hóa đơn sẽ có 3 liên. Bạn sẽ đưa 2 liên cho khác hàng. Còn liên thứ 3 là để doanh nghiệp giữ lại.
Còn đối với trường hợp khách hàng thực hiện thanh toán bằng thẻ. Trường hợp này thì bạn có thể thực hiện thanh toán, sau đó in lại lịch sử giao dịch ra để lưu. Nếu như khách hàng chuyển khoản thì bạn cũng cần phải lưu lại giấy chứng nhận.
Chứng từ kế toán doanh nghiệp kho
Kho chính là địa điểm để lưu trữ toàn bộ những mặt hàng của doanh nghiệp. Đối với chứng từ kho, đây cũng là tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Bởi vì các hoạt động như là nhập kho, xuất kho hay tồn kho đều phải được ghi lại.
Thông thường ở trong một doanh nghiệp sẽ cần lưu hai loại chứng từ đó là xuất và nhập kho. Khi bạn xuất kho, đó là những mặt hàng mà doanh nghiệp bán ra. Giao dịch xuất kho này cần phải có hóa đơn ghi lại để lưu trữ. Khi bạn nhập kho, là khi mà doanh nghiệp nhập khẩu các nguyên vật liệu từ bên ngoài vào. Với giao dịch này thì bạn cũng cần phải có hóa đơn chứng từ.
Đối với những hóa đơn xuất nhập kho này thì bạn cần phải giữ gìn cẩn thận. Bởi vì đây chính là những tư liệu để bạn làm báo cáo cuối quý.
Chứng từ kế toán thuế của doanh nghiệp
Chứng từ kế toán thuế là loại chứng từ quá quen thuộc với các doanh nghiệp. Có thể nói rằng chứng từ kế toán thuế có vai trò quan trọng đối với sự hoạt động của công ty. Chính vì thế nên kế toán viên cần có nhiệm vụ là giữ gìn chứng từ này cẩn thận.
Khi bạn nộp thuế giá trị gia tăng hay bất cứ loại thuế nào thì cũng cần phải giữ lại hóa đơn. Bởi vì chứng từ kế toán thuế thì sẽ phải nội thường xuyên, nên bạn cần phải sắp xếp chúng. Để tránh được những sự nhầm lẫn thì bạn nên sắp xếp chứng từ theo từng tháng. Như vậy khi cần sử dụng đến thì sẽ dễ dàng để tìm chứng từ hơn.
Đối với những chứng từ kế toán mà bạn không nộp trực tiếp cho Cục thế, mà nộp qua mạng. Những chứng từ này bạn cần phải tải về máy và in ra để lưu trữ lại. Bởi vì đây cũng là một trong những tài liệu doanh nghiệp quan trọng. Nếu không có những chứng từ này thì sẽ gặp khó khăn trong công việc.
Các loại chứng từ trên đều là những tài liệu có vai trò quan trọng. Nó có ảnh hưởng rất nhiều đến công việc của bạn. Không chỉ vậy, nó còn ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của doanh nghiệp. Vậy nên lưu trữ những chứng từ kế toán là điều quan trọng và cần thiết. Bạn cần phải học cách lưu trữ thông minh và cẩn thận nhất để bảo vệ tài liệu của mình.
Xem thêm:
Làm báo cáo tài chính không khó đâu, nhưng bạn đã cách biết chưa?
Các chế độ kế toán hiện hành mà bạn cần nắm rõ
Chữ ký số được sử dụng trong những trường hợp nào?
