Đối với nhiều doanh nghiệp, kho hàng là một yếu tố vô cùng quan trọng, mang tính quyết định trực tiếp đến tình hình kinh doanh. Vì vậy, quản lý kho luôn được các doanh nghiệp chú trọng.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã mắc phải những sai lầm trong quản lý kho dẫn đến những thiệt hại đáng kể. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn cái nhìn tổng quan về quan lý kho và các mẹo để quản lý kho hiệu quả hơn.
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho được hiểu là hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa trong kho một cách đầy đủ, chính xác và chi tiết.
Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được những chi phí không cần thiết, cũng như đảm bảo sự luân chuyển, hoạt động của nguồn hàng được liền mạch, ổn định và thông suốt, tránh tình trạng ứ đọng, dồn hàng.
2. Vì sao cần phải quản lý kho tốt?
Quản lý kho tốt sẽ mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:
Tối ưu hóa chi phí
Nhờ việc quản lý kho tốt, chủ doanh nghiệp sẽ biết thông tin các sản phẩm, sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào đang còn hàng tồn nhiều. Từ đó, bạn sẽ có những quyết định chính xác và có cơ sở hơn trong việc điều chỉnh số lượng hàng hóa trong thời gian tiếp theo đó. Nguồn tiền sẽ được đầu tư hợp lí vào những mặt hàng mang lại lợi nhuận cao, giảm thiểu chi phí nhập những mặt hàng không được ưa chuộng, có nguy cơ gây tổn thất lớn.
Quay vòng hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho hợp lí. Nhờ vậy, bạn sẽ tranh được tình trạng hàng hóa bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng quá nhiều, những vấn đề sẽ góp phần giảm lợi nhuận rất lớn cho doanh nghiệp nếu như không có biện pháp phòng ngừa.
Đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt
Nếu như không có một hệ thống quản lý kho tốt, hàng hóa sẽ rất dễ bị vỡ, ẩm mốc, hết hạn sử dụng. Nhưng khi quản lý kho, với sự sắp xếp cẩn thận, phân loại kĩ càng, kiểm tra và cập nhật tình hình hàng hóa thường xuyên, chất lượng hàng hóa sẽ luôn được đảm bảo bảo quản tốt, góp phần tránh những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
Có chiến lược bán hàng hiệu quả
Nhờ có quản lý kho, chủ doanh nghiệp sẽ nắm rõ được tình hình nguồn hàng hiện tại. Mặt hàng nào đang trong giai đoạn sắp “cháy hàng”, doanh nghiệp cần có những giải pháp để gia tăng số lượng sản phẩm đó. Ngược lại, có những mặt hàng rơi vào tình trạng “ế ẩm”, nguồn hàng còn nhiều, doanh nghiệp lại cần thúc đẩy những chương trình giảm giá, khuyến mãi để vừa giải phóng hàng hóa vừa mang lại giá trị cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Những giá trị thiết thực đó chắc chắn sẽ càng làm các doanh nghiệp đau đầu trong vấn đề làm thế nào để quản lý kho hiệu quả. Tuy nhiên, 5 mẹo cực hay, cực dễ thực hiện dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề “khó chịu” này.
3. Năm mẹo cực hay cho vấn đề quản lý kho
a. Sắp xếp hàng hóa khoa học, có hệ thống
Bạn tuyệt đối không nên chỉ đặt hàng hóa trong kho một cách vô thức, không có một hệ thống nhất định. Thay vào đó, bạn nên phân loại rõ hàng hóa ngay từ khi nhập hàng. Sau đó, có những cách hay nguyên tắc để sắp xếp hàng hóa khoa học hơn.
Ví dụ như nguyên tắc FIFO (First In, First Out): hàng nhập trước xuất trước. Kho hàng sẽ được bố trí với những hàng mới để ở bên trong, hàng cũ để bên ngoài. Hay nguyên tắc FEFO (First Expiry, First Out): hàng hết hạn trước xuất trước. Hàng sẽ được xếp dựa trên hạn sử dụng. Loại nào có ngày hết hạn gần hơn thì để ngoài để tiện cho việc xuất bán trước.
Nguyên tắc FEFO (First Ended, First Out): hàng cuối cùng xuất trước. Những mặt hàng nào đã tồn trong kho lâu sẽ được ưu tiên xuất đi trước. Bên cạnh đó, còn có những cách khác như tách biệt các khu vực kho, dán mã sản phẩm, đánh dấu các kệ, sắp xếp sơ đồ kho hàng cho hợp lí…để quản lý kho.
Việc sắp xếp hàng hóa khoa học, có hệ thống là yếu tố quan trọng giúp tiết kiệm diện tích kho và tăng năng suất lao động.
b. Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Đây là một khâu khá quan trọng trong quản lý kho, nhưng lại thường bị doanh nghiệp bỏ quên, dẫn tới số lượng hàng tồn quá nhiều, không có những chiến lược hay quyết định đặt hàng thông minh, hợp lí và chính xác. Vì vậy, để quản lý kho thật tốt, rất cần thiết phải kiểm kê hàng hóa trong kho để nắm được tình trạng hàng hóa hiện tại về chủng loại, số lượng, thậm chí là chất lượng. Đây là bước mà chắc chắn các doanh nghiệp đều sẽ làm được và làm tốt nếu như để ý và quan tâm.
c. Đầu tư vào công nghệ
Quản lý kho bằng phần mềm dần trở thành một giải pháp được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn bởi tính chính xác, tiện lợi và nhanh chóng của nó. Vì vậy, bỏ ra một khoản chi phí nhất định để đổi lấy kết quả như ý là một điều không thừa.
Nếu như việc quản lý kho hàng một cách thủ công thông qua sử dụng sổ sách, file excel sẽ dễ xảy ra sai sót, tốn nhiều thời gian, công sức và nhân lực thì với quản lý bằng phần mềm, mọi nhược điểm đó đều sẽ được khắc phục. Lượng hàng hóa sẽ được tự động hóa điều chỉnh dựa theo lần xuất nhập kho. Phần mềm sẽ thống kê chi tiết hàng hóa theo từng loại hàng, mã hàng, số lượng, tình trạng nhập xuất…, chi tiết tới những điều nhỏ nhất nên bạn có thể nắm bắt được chính xác số lượng hàng hóa trong kho và sự biến động trong kho.
Thêm vào đó, người sử dụng cũng dễ dàng trong việc tra cứu bất kì sản phẩm nào bằng cách sử dụng mã vạch, số serial theo phần mềm. Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra hàng hóa bất kỳ ở đâu, bất kỳ lúc nào một cách rất thuận tiện và thường xuyên, và việc quản lý kho sẽ trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn nhiều. Phần mềm cũng sẽ cung cấp các hệ thống báo cáo, giúp doanh nghiệp có thể tạo ra các báo cáo về hàng tồn kho một cách nhanh chóng.
d. Quy định mức tồn kho định kỳ
Việc quản lý một lượng hàng tồn kho quá lớn có thể sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp và hàm chứa nhiều rủi ro. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xác định được mức tồn kho định kỳ cho phép để có những phương hướng kinh doanh và giải quyết phù hợp, tránh những tổn thất lớn cho doanh nghiệp.
e. Đào tạo chuyên môn cho nhân sự
Một mẹo nữa mà doanh nghiệp nên thực hiện đó là tổ chức những khóa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ quản lý kho cho nhân viên. Một sai lầm của nhiều doanh nghiệp đó là tiết kiệm những khoản đầu tư vào con người, nhân sự trực tiếp quản lý kho nhưng lại không nắm vững được những kiến thức cơ bản về quản lý kho, về sản phẩm. Từ đó, có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, mà tổn thất sẽ là do doanh nghiệp hứng chịu.
Đào tạo về nghiệp vụ, đào tạo về cách sử dụng phần mềm quản lý kho cũng là cần thiết để việc quản lý kho trong doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Không thể phủ nhận tầm quan trọng và cần thiết của việc quản lý kho trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Đây là một công đoạn không hề dễ nhưng không phải không có những cách để thực hiện nó một cách thông minh. Trên đây là 5 mẹo giúp việc quản lý kho của doanh nghiệp trở nên hiệu quả, tiện ích hơn. Các doanh nghiệp hãy thử áp dụng các mẹo này vào việc quản lý kho để hoạt động kinh doanh có thể ngày càng ổn định và phát triển mạnh mẽ.
