Mail Merge – trộn thư là tính năng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Word, đặc biệt là đối với kế toán và nhân viên văn phòng. Tính năng này sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian một cách đáng kể khi làm hợp đồng lap động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn… chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Tuy tính năng này rất hữu ích, tuy nhiên nhiều bạn kế toán chưa có kinh nghiệm chưa biết đến tính năng này. Ketoan.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách dùng mail merge.
1. Chuẩn bị dùng Mail Merge để trộn thư
Để thực hiện trộn thư, bạn cần chuẩn bị một file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dự liệu cần chèn.
Sau đây, Ketoan.vn sẽ hướng dẫn làm hợp đồng lao động bằng công cụ Mail Merge.
2. Hướng dẫn cách dùng Mail Merge
2.1. Bước 1:
Mở file Word của bạn, chọn Tab Mailing –> Start Mail Merge. Sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
2.2. Bước 2
Xuất hiện cửa sổ Maill Merge ở phía bên phải. Trong cửa sổ này, bạn chọn Letters và chọn Next: Starting Document.
2.3. Bước 3:
Bạn tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.
2.4. Bước 4:
Tiêp theo, trong Select recipients. bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn. Nếu chưa có danh sách, bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh danh sách mới. Sau khi đã có danh sách, nhấn Next: Write your letter.
2.5. Bước 5:
Mở hộp thoại Select Data Source và chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và ấn Open.
Dưới đây là ví dụ về file excel để tạo hợp đồng:
Sau đó, chọn sheet chứa thông tin cần điền. Như file Excel này, sheet 1 là sheet chứa dữ liệu. Ấn OK để hoàn tất.
2.6. Bước 6:
Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bạn đánh dấu vào các ô vuông để chọn dữ liệu cần chèn. Nếu chọn tất cả, bạn chỉ cần đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Chọn xong ấn OK.
2.7. Bước 7:
Bước tiếp theo, chọn Next: Write your letter
2.8. Bước 8:
Bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, xong ấn vào More items
2.9. Bước 9:
Lúc này trên màn hình xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu với nội dung bên cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi chèn xong, ấn Close để đóng hộp thoại.
2.10. Bước 10:
Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào file Word cho sẵn, sau đó nhấn Next: Preview your letters.
2.11. Bước 11:
Các bạn chọn Next: Complete the merge để hoàn thành việc trộn thư.
Chọn <<,>> để xem từng hợp đồng trong Redpident để xem.
2.12. Bước 12:
Chọn Edit Individual Letters để xem tất cả các trang sau khi trộn.
2.13. Bước 13:
Lưu file: Chọn File –> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl+S để lưu file vừa trộn. Đặt tên file và chọn thư mục chứa file để lưu.
Tương tự, các bạn có thể sử dụng công cụ này để thực hiện với phiếu tính lương, thư mời và thông báo.
Hi vọng, bài viết đã cung cấp cho bạn cách dùng mail merge – một công cụ hữu ích giúp cho công việc của bạn được nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Xem thêm các bài viết tại
Mẹo Word: Cách đánh số trang từ trang đầu tiên hoặc từ một trang bất kỳ
Top các phím tắt thông dụng nhất trong Word
5 cách thao tác nhanh với bảng trong Word
