Theo quy định của Bộ tài chính, từ ngày 1/11/2020, việc xử lý những sai sót trong hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các kế toán cách xử lý những lỗi sai trong quá trình tạo lập, lưu trữ hóa đơn điện tử một cách chính xác nhất theo quy định của pháp luật.
I. Xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo các văn bản còn hiệu lực đến 31/10/2020
Trường hợp kế toán phát hiện sai sót sau khi đã lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa/cung ứng dịch vụ, hoặc HĐĐT đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế thì:
- Chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Trong đó, thời hạn hiệu lực do các bên tham gia tự thỏa thuận
- Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót và gửi lại cho người mua
Trường hợp phát hiện sai sót khi hóa đơn đã lập vầ gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì:
- Người bán vầ người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót
- Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành
II. Xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020 theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Trước khi xử lý những HĐĐT bị sai sót, doanh nghiệp cần xác định 2 vấn đề quan trọng để việc xử lý được thực hiện nhanh chóng và chính xác nhất:
- Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã xác thực hay không có mã xác thực của cơ quan thuế?
- Sai sót được phát hiện trước hay sau khi kê khai thuế?
1. Sai sót trong hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế
a) Sai tên, địa chỉ của người mua
Trong trường hợp thông tin như tên hoặc địa chỉ của người mua bị sai nhưng không sai mã số thuế hay các nội dung khác thì:
- Người bán thông báo lại cho người mua về việc có sai sót trong hóa đơn và không phải lập lại hóa đơn
- Người bán gửi Thông báo hủy HĐĐT (để giải trình về thông tin sai sót tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (áp dụng cho những trường hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế)
b) Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, phẩm chất
Trong trường hợp này, kế toán cần:
- Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót giữa người mua và người bán
- Lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót và gửi cho người mua
- Gửi Thông báo hủy HĐĐT tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế
c) Cơ quan thuế nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát hiện có sai sót
Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về HĐĐT cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót. Lúc này, trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận được thông báo, kế toán bên người bán cần:
- Gửi Thông báo hủy HĐĐT tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có)
- Nếu người bán thông báo hủy HĐĐT đã lập thì người bán lập HĐĐT mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
- Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
2. Sai sót trong hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế
a) Bên bán phát hiện hoá đơn được lập sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Lúc này, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Sau đó, cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
b) Phát hiện sai sót khi hoá đơn đã được lập và gửi cho bên bán
Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục NĐ 119) và không phải lập lại hóa đơn.
Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua cần:
- Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghịđịnh số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy HĐĐT
- Lập hóa đơn HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã được cấp mã có sai sót sau đó gửi tới CQT để CQT cấp mã cho HĐĐT mới. Lưu ý: HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu mẫu số, kí hiệu hóa đơn…số hóa đơn …, ngày…tháng…năm”.
Sau khi nhận được Mẫu số 04 của người bán, cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế và cấp mã xác thực cho hoá đơn thay thế mới lập.
c) Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót
Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. Trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, kế toán bên người bán cần phải:
- Kiểm tra và gửi Mẫu số 04 để thông báo về việc hủy HĐĐT đã lập có sai sót
- Lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế cấp mã xác thực để gửi cho người mua
Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
Chú ý: HĐĐT đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn cần được lưu trữ để phục vụ tra cứu của đơn vị, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Xem thêm:
Hóa đơn điện tử là gì? Những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử
5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử
Top 5 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín nhất
